Hoe organiseer je een beurs?

Voorbereiding

Bij het organiseren van een beurs is het belangrijk om duidelijke haalbare doelstellingen op te stellen. Wat wil je precies bereiken met het organiseren van de beurs? Welke doelgroep wil je aanspreken? Dit zijn vragen waar je aan het begin van de organisatie een goed beeld van moet krijgen. Op basis van deze doelstellingen kan de rest van de organisatie worden vormgegeven. Met de doelstellingen in het achterhoofd is het allereerst een goed organisatieteam samen te stellen. Een team met mensen met verschillende kwaliteiten die elkaar aanvullen is een must. Maak een goede, heldere taakverdeling en ga aan de slag met de onderdelen die moeten worden geregeld.

Datum en locatie

Een van de eerste dingen die moet worden geregeld is de locatie en de datum van de beurs. Zorg ervoor dat de datum ver genoeg in de toekomst ligt en dat je deze ruim op tijd bekend maakt. Zo kunnen de genodigden de beurs ruim van tevoren in hun agenda inplannen. Houd van tevoren rekening met feestdagen. Kijk dit goed na. Het kiezen van de locatie is een belangrijke, maar ook lastige taak. De locatie moet goed worden afgestemd op de doelgroep, de grootte van de beurs en wat je wil uitstralen of bereiken met de beurs. Stel een lijst samen van locaties en bezoek ze allemaal om een goede keuze te kunnen maken. Denk ook aan praktische zaken zoals voldoende sanitair, elektra en catering. Zorg voor voldoende beursstands en bedrukte beurswanden voor een professionele uitstraling.

Budget

Start voor het bepalen van het budget met het maken van een globale schatting en vraag offertes aan om te kijken of deze inschatting reëel is. Is dit niet het geval dan moet het budget worden bijgesteld. Als dit niet mogelijk is, moeten er andere keuzes worden gemaakt. Veel voorkomende kosten bij het organiseren van een beurs zijn: de huur van de locatie, de elektra en verlichting, het inhuren van sprekers en ander entertainment, het huren van beursstands en beurswanden. Neem ook de kosten voor sponsoren mee.

Reclame en marketing

Als de voorbereiding gedaan is, is het tijd voor het promoten van het evenement. Het is belangrijk dat dit goed gebeurt zodat de beurs voldoende publiek aantrekt. Het publiek dat je aantrekt moet binnen de doelgroep passen om te zorgen dat de beurs een succes wordt. Daarom is het belangrijk om een goede marketingstrategie uit te denken. Social media speelt hierin een belangrijke rol. Platformen als Facebook, LinkedIn en Instagram zijn geschikt om de doelgroep te bereiken. Vergeet ook je offline strategie niet. Informeer ook mediakanalen zoals de plaatselijke klant en andere offline media. Zorg voor een goede website waar je mensen naar toe leidt om zich online te kunnen registreren.

Draaiboek

Stel een paar weken voor aanvang van de beurs een draaiboek op. Een goed verloop van een evenement valt en staat hiermee. Een draaiboek moet gedetailleerd en duidelijk te zijn. Dingen moeten makkelijk op te zoeken zijn. Neem in het draaiboek de telefoonlijst op en beschrijf wie verantwoordelijk is voor wat en maak een lijst met contactpersonen. Zo weet iedereen wat zijn taak is en wie waarvoor gecontacteerd moet worden in het geval dat er behoefte is aan extra informatie.

Tijdens de beurs

Tijdens de beurs is het duidelijk wie verantwoordelijk is voor de ontvangst van bezoekers, exposanten en leveranciers. Deze verantwoordelijken moeten ervoor zorgen dat ze op ieder moment bereikbaar zijn voor iedereen en zelf beslissingen kunnen nemen. Deze personen zijn de steunpilaren van het evenement en moeten zorgvuldig worden uitgekozen.

Evaluatie

Na afloop van de beurs zijn de werkzaamheden nog niet afgelopen. In de periode na het evenement moet er geëvalueerd worden. Dat moet zo snel mogelijk na afloop van het evenement gebeuren aangezien de ervaring bij de meeste mensen nog vers in het geheugen zit. Na afloop kan er een bedankbrief worden gestuurd naar alle sprekers, exposanten en leveranciers. Plaats een persbericht op de website en deel dit op socialmediakanalen. Kijk terug op de beurs en leg vast wat er goed ging en wat de verbeterpunten waren zodat daar bij het organiseren van de volgende beurs rekening mee kan worden gehouden.