Bedrijfsprocessen optimaliseren? Vermijd de valkuilen!

Door: Samira el Bouziani, SalesManager Software

'Onlangs kwam ik voor een verassing te staan, ineens ging er een klant failliet. Ik schrok daar best van, zeker omdat ik dat bij deze klant niet had verwacht', aldus Samira. 'We hebben het allemaal over ketenoptimalisatie, maar is dit een loze kreet of kan dit echt de nodige inzichten bieden die deze noodlijdende organisatie nodig had?'

De huidige tijd vraagt om procesoptimalisatie, hier is Samira van overtuigd. Processen moeten heringericht worden om een organisatie sneller, flexibeler, goedkoper en transparanter te laten opereren. Dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Voor je het weet trap je in een valkuil en eindig je hetzelfde als de failliete organisatie. Samira heeft tips om dit te voorkomen!

Communicatie

'Een schot voor open doel, maar hier gaat het vaak fout', Aldus Samira. 'Waar het bij een gemiddeld project al moeilijk communiceren is lijkt er bij ICT-projecten een vloek op te rusten'. Het is algemeen bekend dat communicatie niet het sterkste punt van veel ICT ’ers is. Zorg voor een goede business/ ICT consultant en gebruik deze als tolk. Maak gebruik van de professionals!

Manage the change

Wanneer je processen gaat optimaliseren dan kan ik je op een briefje geven, er gaan zaken veranderen. En hierbij geldt: ‘resistance is key’. Zeker voor de menselijke component van de verandering. Ga er vanuit dat je te maken krijgt met weerstand en dat je dit moet managen. Hoe je dit het beste kunt doen? Probeer zoveel mogelijk de medewerkers bij de verandering te betrekken. Dan wordt het hun ‘change’. Zorg hierbij voor goede communicatie (punt 1).

Ken je proces

Wanneer je de huidige processen van je onderneming niet door en door kent, dan is de optimalisatieslag vanaf het begin gedoemd te mislukken. Een veel gemaakte fout is om te snel van start te gaan en niet kritisch naar de eigen processen te kijken. Werkt het nog? Kan het beter? Wordt er überhaupt nog volgens het proces gewerkt of is er door de jaren heen een wildgroei van werkwijzen ontstaan? 'Vergeet ook niet de data te interpreteren!', geeft Samira aan. 'Doe geen number crunching maar kijk wat de data zegt.'

Focus op het doel

Waarom wil je optimaliseren? Wat wil je er mee bereiken? Is het antwoord minder kosten? Dan kom je vaak bedrogen uit. Processen optimaliseren vraagt om een investering. Het geeft je de tools om je doelen te behalen. Dan moet je natuurlijk wel weten wat je doel is. Dat je daarna kosten kan besparen is natuurlijk mooi meegenomen.

Lean

Probeer zoveel mogelijk Lean en Agile te werken. Dit zorgt voor focus op het eindresultaat en scheidt hoofd- van bijzaken. Bij dergelijke trajecten gebeurt het vaak dat deze steeds groter en groter worden. De scope wordt groter en de diagrammen worden groter, en op het eind is het overzicht kwijt. Zorg voor een gedegen aanpak en houd zicht op het einddoel. 'Pas dit toe op de gehele keten', aldus Samira. 'Kijk niet alleen naar de verschillende onderdelen, maar kijk naar de efficiëntie over de gehele keten.'

IT is je vriend

Wil je echt een slag slaan bij procesoptimalisatie? Dan is IT je vriend. Door handelingen te automatiseren werk je gestructureerd en efficiënter. Bekijk hoe softwareoplossingen processen kunnen ondersteunen en verbeteren. 'Ik heb goede hoop dat mijn klant het gaat redden', zegt Samira. 'Ze kunnen een doorstart maken en wij zullen hen zeker ondersteunen, maar het is wel jammer dat ze eerst door dit dal heen moeten.'