Telefoon van de zaak: voorwaarden Belastingdienst

20. januari 2020 - 13:46

Door: Redactie Baaz

Meestal zijn de kosten van zakelijke telefoongesprekken fiscaal aftrekbaar voor zelfstandige ondernemers. Een telefoon van de zaak kan een smartphone zijn die je als ondernemer zelf gebruikt of een mobiele telefoon die je aan je personeel ter beschikking stelt. De Belastingdienst stelt een aantal voorwaarden aan een telefoon van de zaak. Deze hebben wij voor je op een rijtje gezet.

Wanneer is zakelijk bellen aftrekbaar?

Of je nu zelf een telefoon van de zaak hebt of een telefoon beschikbaar stelt aan jouw medewerker: de kosten zijn onbelast. Je kunt de kosten van een telefoon van de zaak aftrekken van de winst. De totale kosten zijn aftrekbaar, dus niet alleen de gesprekskosten of het dataverbruik maar alle abonnementskosten. Ook mag je bij de aangifte omzetbelasting de btw verrekenen. Als jouw medewerker de kosten maakt moet de telefoon wel op naam van het bedrijf staan. Mocht de telefoon op naam van je medewerker staan, moet er alsnog 21 procent btw betaald worden. Heb je een sim only-abonnement en koop je een nieuwe zakelijke smartphone? Dan mag je deze kosten ook opgeven als aftrekpost. Het maakt voor de Belastingdienst niet uit of de telefoonkosten worden afgeschreven van een zakelijke rekening of een privérekening.

Zakelijk of privé-abonnement

Als je zakelijk abonnementen afsluit voor jezelf en je medewerkers heb je direct veel overzicht in de kosten. Deze zijn geheel aftrekbaar van zowel de inkomsten- als omzetbelasting. Het is ook mogelijk om zakelijk te bellen met een privé-abonnement. Als op het abonnement zowel zakelijk als privé gebeld wordt heb je echter minder overzicht in je administratie. Bij veel startende ondernemers komt het voor dat ze hun privé-abonnement ook zakelijk gebruiken. De Belastingdienst heeft enkele regels om te bepalen hoeveel je af mag trekken. De kosten van jouw privé-abonnement, of dit nu een sim only abonnement is of een abonnement met een smartphone, zijn aftrekbaar van de inkomstenbelasting als je deze ook zakelijk gebruikt. In dit geval mag je ook de btw terugvragen over jouw abonnement. Bij een privé-abonnement staat de btw echter niet altijd apart opgegeven op de factuur die je ontvangt. Deze moet je ook allemaal bijhouden in je administratie.

Telefoon op de bedrijfsnaam

Veel ondernemers denken dat je als zzp'er een zakelijk abonnement moet hebben voordat je deze af kunt trekken van de belasting. Voor een eenmanszaak is het niet verplicht om de bedrijfsnaam op de factuur te hebben staan. Wel moet de naam en het adres van de ondernemer vermeld worden op de factuur volgens de Wet op de Omzetbelasting. Bij een eenmanszaak ben je altijd eigenaar en ondernemer, waardoor je deze kosten gewoon af kunt trekken. Aan het eind van het jaar kan dit toch flink wat schelen op de inkomstenbelasting. Ben jij op de hoogte van alle aftrekposten die je kunt gebruiken?