Online fraude bij ondernemers: hoe voorkom je het?

Volgens recent onderzoek van ING en onderzoeksbureau Validators maakt een groeiend aantal Nederlanders zich zorgen over online fraude. Veel mensen geven aan dat ze zich kwetsbaar voelen en behoefte hebben aan duidelijkere informatie over hoe je fraude kunt herkennen en voorkomen.

Voor ondernemers is die behoefte nog urgenter. De schade bij bedrijven loopt snel op – niet alleen financieel, maar ook in vertrouwen, reputatie en continuïteit. Hoog tijd dus om je organisatie weerbaarder te maken.

Vormen van fraude

Wat kun je als ondernemer zoal tegenkomen? Een greep uit de meest voorkomende vormen van online fraude bij bedrijven:

• CEO-fraude – Een medewerker krijgt een e-mail van iemand die zich voordoet als de directeur met het verzoek om een dringende betaling. Eén klik en het geld is weg.
• Spookfacturen – Facturen die sterk lijken op die van echte leveranciers, maar met een subtiel gewijzigd rekeningnummer.
• Phishing – Fraudeurs sturen e-mails of sms’jes namens de bank, een overheidsinstantie of leverancier om inloggegevens of betaalgegevens los te krijgen.
• Voice cloning – Met AI wordt de stem van iemand uit de organisatie nagebootst om medewerkers onder druk te zetten.
• Helpdeskfraude – Criminelen bellen zogenaamd namens je IT-afdeling of bank en vragen om toegang tot systemen of QR-codes.
• Valse klantclaims – Bestellingen die niet betaald worden, retourzendingen die nooit aankomen, of klachten die worden ingezet als drukmiddel.

Deze vormen van fraude worden steeds realistischer, sneller én persoonlijker. Dat vraagt om een stevige aanpak.

Ondernemers extra kwetsbaar voor online fraude

De meeste ondernemers nemen al stappen om hun bedrijf digitaal veilig te houden. Maar veel risico’s zitten niet in de techniek, maar in processen en mensen. Medewerkers die betalingen snel afhandelen door tijdsdruk kunnen details overslaan. Klant- of administratieprocessen die deels geautomatiseerd zijn kunnen controle missen. En vanwege het feit dat de meeste communicatie digitaal verloopt, weet je nooit zeker of je daadwerkelijk met een klant praat.

Dat laatste slaat ook op het ingebouwde vertrouwen in mensen; je wil anderen vertrouwen, maar de praktijk laat zien dat een zero trust beleid hard nodig is. Zeker in het MKB, of bij kleinere teams, wanneer er minder capaciteit is voor structurele IT-beveiliging, is deze strategie aan te raden.

Hoe je het ook went of keert: ondernemers hebben in ieder geval veel aan hun hoofd, en fraudeurs proberen daar profijt uit te halen.

Vier strategieën om je organisatie weerbaar te maken

We hadden het kort over zero trust hierboven, maar er zijn meer strategieën die je direct op je onderneming kan toepassen.

1. Maak van bewustwording een vast onderdeel van je cultuur

Fraude voorkomen begint met herkennen, en daarvoor is kennis essentieel. Dat begint dus met bewustwording en je collega's aanleren fraude te herkennen. Medewerkers weten vaak wel dát online fraude bestaat, maar niet hoe het zich in de praktijk manifesteert. Zeker in het huidige landschap, waar fraude echter lijkt dan ooit, is het alsmaar moeilijker te herkennen.

Daarom is het cruciaal om bewustwording een vaste plek te geven binnen de dagelijkse bedrijfsvoering. Dat kan bijvoorbeeld door periodiek met het team praktijkvoorbeelden te bespreken, of door af en toe een gesimuleerde phishingmail te sturen om het bewustzijn te testen. Belangrijker nog is het creëren van een werkomgeving waarin medewerkers zich vrij voelen om bij twijfel hun zorgen te uiten, zonder bang te hoeven zijn voor afwijzing of verwijten. Het idee dat je altijd iemand mag inschakelen om mee te kijken wanneer je een link opent, moet vanzelfsprekend zijn op de werkvloer. Liever een keer te voorzichtig dan een keer te laat.

2. Bouw controles in op financiële processen

De meeste fraudegevallen bij bedrijven ontstaan rondom financiële transacties. Eén onzorgvuldig betaalmoment, één verkeerd verwerkt bankrekeningnummer of één medewerker die denkt een spoedverzoek van de directeur op te volgen is vaak al genoeg. De schade kan oplopen tot tienduizenden euro’s of meer.

Juist daarom is het essentieel om financiële processen zó in te richten dat één persoon nooit alleen verantwoordelijk is voor cruciale beslissingen. Een heldere scheiding van taken, een tweede goedkeuring voor grotere betalingen, en een standaardprocedure voor het verifiëren van gewijzigde bankgegevens zijn geen overbodige luxe, maar noodzakelijke voorzorgsmaatregelen. Vertrouwen is goed, maar structuur beschermt je tegen fouten die voortkomen uit tijdsdruk, routine of misleiding. Door deze controlemechanismen onderdeel te maken van de dagelijkse werkwijze, veranker je veiligheid zonder dat het onnodig belastend wordt.

3. Zorg voor technische basisbeveiliging

Hoewel menselijke fouten vaak aan de basis liggen van succesvolle fraude, blijft een stevige technische basis essentieel. Ondernemers hoeven geen high-end IT-afdeling in huis te halen, maar de minimale beveiligingsmaatregelen moeten wél geregeld zijn. In de praktijk blijkt dat veel bedrijven nog werken met verouderde software, geen tweestapsverificatie gebruiken, of onvoldoende zicht hebben op wie waar toegang toe heeft.

Het beveiligen van je systemen begint met de basics: zorg dat alle software en systemen up-to-date zijn, dat belangrijke accounts extra beveiligd zijn met tweestapsverificatie, en dat externe toegang tot je systemen beperkt blijft tot het strikt noodzakelijke. Laat daarnaast ten minste één keer per jaar een onafhankelijke scan uitvoeren om kwetsbaarheden op te sporen die je zelf mogelijk over het hoofd ziet. Deze maatregelen kosten relatief weinig, maar voorkomen dat je slachtoffer wordt van een aanval die eenvoudig voorkomen had kunnen worden.

4. Creëer een veilige meldcultuur

In veel organisaties blijft een eerste vermoeden van fraude onbenut, simpelweg omdat medewerkers niet durven of denken dat ze het mis hebben. Die aarzeling is precies waar fraudeurs op rekenen. Het is daarom cruciaal dat je als ondernemer actief werkt aan een veilige meldcultuur, waarin twijfel wordt aangemoedigd in plaats van afgestraft.

Dat begint bij leiderschap: geef het goede voorbeeld door zelf ook vragen te stellen bij twijfelachtige berichten of ongewone verzoeken. Maak vervolgens duidelijk bij wie medewerkers terecht kunnen als ze iets verdachts signaleren – en benadruk dat elke melding serieus wordt genomen, ook als het achteraf loos alarm blijkt te zijn. Medewerkers die zich gehoord en gesteund voelen, zullen eerder de stap zetten om aan de bel te trekken. En in veel gevallen is zo’n vroege melding precies wat nodig is om grotere schade te voorkomen. Een sterke meldcultuur is daarmee geen luxe of HR-thema, maar een essentieel onderdeel van risicobeheersing.

Samenwerken loont

Als ondernemer hoef je het niet alleen te doen. Banken, brancheorganisaties, softwarepartners en overheden bieden steeds vaker hulp en signaleren verdachte trends. Maak daar gebruik van.

ING lanceerde vandaag een social media-campagne om mensen bewust te maken van frauderisico’s. De boodschap: schakel een tweede paar ogen in voordat je een financieel verzoek opvolgt. Die simpele stap – samen naar een situatie kijken – kan net het verschil maken tussen veilig ondernemen en een kostbare vergissing.