Maak hybride werken interactief

Fast forward naar het hier en nu. Een tijd waarin bedrijven zich continu moeten aanpassen aan veranderende omstandigheden en digitale transformatie in hoog tempo moeten realiseren. Het internet is niet langer een luxe; het is de ruggengraat van vrijwel elk werkproces. Hybride werken is de norm, interactief vergaderen moeilijker. En vergaderruimtes? Daar domineren interactieve oplossingen die samenwerking en betrokkenheid maximaliseren, terwijl traditionele flipcharts en projectoren grotendeels zijn verdwenen.

De keerzijde van hybride samenwerken

In het moderne leven hebben we letterlijk de hele wereld binnen handbereik. Onze telefoons zijn all-in-one apparaten geworden: fotoalbum, camera, portemonnee en meer. Laptop openklappen en deelnemen aan een meeting vanuit waar dan ook? Standaard. Vandaag hebben deelnemers aan een vergadering vaak niet eens dezelfde fysieke ruimte nodig om effectief samen te werken.

Dat is fantastisch – maar het brengt ook uitdagingen met zich mee. Hybride werken en vergaderen vereist nieuwe vormen van interactief overleg en betrokkenheid. Hoewel digitale meetingtools het mogelijk maken om op afstand samen te komen, is de ervaring niet altijd even levendig of productief als bij fysieke bijeenkomsten. De kunst is om digitale meetings zo veel mogelijk te laten voelen als echte, interactieve samenkomsten.

Eenrichtingsverkeer(d)

“We merken inderdaad dat de behoefte aan interactiviteit tijdens meetings groter is dan ooit, juist omdat deelnemers niet altijd in dezelfde ruimte zitten”, zegt Sarah Lammers, Divisiemanager van i3-Technologies. Dit Belgische bedrijf, dat interactieve oplossingen ontwikkelt voor onderwijs en business, ziet hoe traditioneel materiaal plaatsmaakt voor digitale, verbonden technologie.

“Toen we 50 jaar geleden begonnen, lag de focus van ons bedrijf op de traditionele schoolomgevingen – de klaslokalen van vroeger… In de beginjaren distribueerden en produceerden we als groep enkel producten die eigenlijk per definitie staan voor eenrichtingsverkeer, zoals krijtborden. Maar al rond de eeuwwisseling merkten we bij CIO’s en andere leidinggevenden een groeiende behoefte aan interactie en gebruiksgemak…”

Waar klassieke whiteboards en flipcharts slechts één kant van de boodschap lieten zien, bieden moderne interactieve displays directe tweerichtingscommunicatie, realtime samenwerking en opslag van content in de cloud.

Interactieve displays: veel meer dan een slim whiteboard

In plaats van enkel aantekeningen op een bord te schrijven, bieden interactieve displays geïntegreerde tools waarmee je:
 

• notities opslaat en deelt met collega’s, ongeacht hun locatie,
• virtuele meetings organiseert met directe annotatiemogelijkheden,
• presentaties geeft en tools zoals whiteboards, documents en video conferencing combineert.

Toch blijkt dat zelfs met zulke schermen digitale meetings vaak nog te weinig interactie kennen. Je herkent het misschien: een Teams- of Zoom-sessie waarin één persoon praat, en de rest slechts luistert. Zonder de juiste tools en aanpak blijft het eenrichtingsverkeer – en levert het niet de creatieve, productieve sessie op die je hoopte.

Lammers benadrukt het belang van goede hardware én software: “Door de hardware uit te breiden met de juiste software, bevorder je de betrokkenheid nog meer… Bijvoorbeeld door je collega’s via QR-codes uit te nodigen voor een brainstormsessie of door polls toe te voegen waarmee je direct om feedback vraagt.”

Cloud-gestuurde samenwerking en IT-efficiëntie

Met software zoals cloud-gebaseerde display-managementtools kun je interactieve schermen niet alleen gebruiken voor meetings, maar ook centraal beheren. Denk aan:
 

• remote updates van software op alle displays,
• het verzenden van berichten naar meerdere schermen tegelijk,
• energiebeheer (zoals automatische uitschakeling buiten werktijd).

Deze geïntegreerde aanpak zorgt ervoor dat IT-teams minder tijd kwijt zijn aan lokaal onderhoud en meer focus kunnen leggen op strategische innovatie.

Gezonde werkomgeving als standaard

Slimme schermen kunnen nog verder gaan dan alleen samenwerking. Moderne oplossingen meten bijvoorbeeld luchtkwaliteit en integreren deze data in cloudsystemen, zodat je real-time zicht hebt op CO₂-waarden, temperatuur en luchtvochtigheid – belangrijke elementen voor een gezonde werkomgeving. Dit sluit aan bij de bredere trend dat bedrijven sinds de pandemie meer aandacht hebben voor comfort, welzijn en productiviteit.

Lammers legt dit uit: “Onze i3CAIR luchtkwaliteitssensor en -monitor meet de luchtkwaliteit op basis van CO₂, fijnstof, luchtvochtigheid en temperatuur… De IT-administrator of preventieadviseur kan hiermee in real time een oogje in het zeil houden…”

Houd hybride werken interactief

Voor veel bedrijven was de introductie van thuiswerken een eye-opener: het werkt wél — en vaak ook efficiënter en productiever dan gedacht. Werknemers verwachten flexibiliteit, en bedrijven die dat niet bieden, lopen het risico talent te verliezen.

“Ga hier als werkgever zeker in mee. Ga voor het kantoor van morgen”, adviseert Lammers. “Blijf hier als bedrijf dan ook niet aan vasthouden, maar geef je medewerkers de middelen waarmee zij zich als een vis in het water voelen… Middelen die de interactie en onderlinge samenwerking stimuleren, ook als medewerkers niet bij elkaar in een ruimte zijn.”

Want medewerkers kunnen misschien zitten te springen om weer naar kantoor te gaan, maar ze zitten niet te wachten op saaie, nutteloze meetings. Meer dan ooit is er behoefte aan interactiviteit – en de juiste hulpmiddelen maken dat hybride werken synoniem wordt aan resultaatgericht samenwerken.