InformerOnline: Robotic Accounting

Robotic Accounting, niet nieuw, wel sterk verbeterd

Robotic Accounting is een technologie waarbij software bijvoorbeeld tekens op in- en verkoopfacturen herkent en deze in de boekhouding invoert. Deze OCR-technologie is inmiddels verfijnd met de komst van Universal Business Language, de digitale standaard voor bedrijfsvoering die gebruik maakt van XML. InformerOnline heeft deze technologie meegenomen in de ontwikkeling van haar eigen software. En dat heeft geresulteerd in onder meer de automatische bankrobot. Deze robot zoekt, nadat de elektronische bankafschriften in InformerOnline zijn geladen, automatisch naar boekingen die hij zelf kan uitvoeren. Zoals betalingen van in- en verkoopfacturen aan de hand van bedrag- en factuurnummer, of speciaal door jou ingevoerde regels. Dit scheelt enorm veel tijd bij het verwerken van de bankmutaties.

Robotic Accounting in 4 stappen

Met de eerder genoemde vier nieuwe functies biedt InformerOnline ondernemers een bijna 100 procent geautomatiseerde boekhouding. En dat heeft twee gigantische voordelen: een grote besparing op tijd en een minimale foutmarge. Informer's Robotic Accounting bestaat uit vier stappen: facturen verzamelen, informatieherkenning, boeken en de registratie van betalingen. En dat via vier online modules: Informer SmartCollect, Informer SmartDetect, Informer Boekrobot en Informer Bankrobot. MKB-Proof nam de proef op de som en verkende de nieuwe functionaliteiten. Dit via de online helpdesk die het installeren van de nieuwe features kinderlijk eenvoudig maakt aan de hand van een instructievideo.

SmartCollect

In de instellingen van het dashboard van je account, onder het kopje Automatisering, vind je  SmartCollect, de eerste fase. Het is een menu waarin 150 veel voorkomende leveranciers staan zoals Ziggo, T-Mobile, Nuon, Bol.com. Klik aan van wie je facturen ontvangt en SmartCollect haalt die facturen voortaan automatisch op. Binnengehaalde facturen kunnen vervolgens direct worden ingeboekt en afgeschreven door de Boekrobot. Het resultaat is direct te zien in het scherm met uitgaven. Handig, en twee vliegen in een klap: je bespaart tijd met het ophalen van facturen en met het inboeken.

SmartDetect

Informer SmartDetect voorziet je inkoopfacturen van een UBL (een xml-bestand waar de gegevens van deje inkoopfactuur al instaan). Het voordeel van UBL is dat alle factuurinformatie wordt herkend, in tegenstelling tot de verouderde OCR-technologie die maar een dekkingsgraad van 60 procent had. Of je nu facturen fotografeert, uploadt, scant of doormailt – ze worden voorzien van UBL waardoor ze direct ingeboekt kunnen worden door de Boekrobot. En weer is het resultaat direct in te zien op het dasboard bij Uitgaven. En je betaalt per ingeboekte factuur.

Je nieuwe vriend heet BoekRobot
De BoekRobot is heel eenvoudig te activeren door aanvinkje. Nu staat de robot aan en verwerkt hij automatisch de inkoopfacturen. Je kunt ook het aantal facturen instellen waarna de software de inkoopfacturen van deze klant automatisch boekt. Eenmalig moet een factuur van een crediteur handmatig inboeken, dit is om het risico op spookfacturen uit te schakelen. Een andere handige functie: de controle op gemiddelde waarde. Vink je dit aan dat wordt de factuur automatisch gecontroleerd – zo kan je instellen dat een bepaalde factuur niet meer dan 25 procent mag afwijken van het gemiddelde van de inkoopfacturen van die crediteur. Of 30 procent, of 40 procent, dat stel je zelf allemaal in. Ook dit voorkomt spookfacturen. 
Je kunt de robot ook aanleren zelf boekingen te herkennen en laten uitvoeren. Via het menu op je dashboard geef je je boekingen een naam, voor welke bankrekeningen de boeking geldt en waar de robot allemaal op moet letten – rekening, bedrag, relatie, omschrijving et cetera.

Conclusie

Informer noemt de robot met recht je ‘nieuwe vriend’ als het om boekhouden gaat. Het bespaart tijd, met UBL is het inlezen van facturen enorm verbeterd en is de foutmarge verwaarloosbaar klein. Het dashboard van Informer kenden we al. In onze vorige review bestempelden we die al als gebruiksvriendelijk en overzichtelijk. De nieuwe features maken het boekhouden nog eenvoudiger. De navigatie is goed, de instructie van de online helpdesk laat aan duidelijkheid niets te wensen over en de installatie wijst zich vanzelf. Wie met dit programma niet uit de voeten kan…enfin, vul zelf maar in. Informer is dan ook de terechte winnaar van de MKB-Proof Award 2016.

Bezoek voor meer informatie www.informer.nl