Dit mag de werkgever vergoeden voor thuiswerkers

Jonas Bloemen
Het komt in elk bedrijf wel eens voor: medewerkers die thuiswerken. Bij het ene bedrijf gebeurt het dagelijks, bij een ander komt het sporadisch voor. Maar wat kan de werkgever allemaal vergoeden voor iemand die thuiswerkt?

LEES OOK: Zijn thuiswerkende collega's wel of niet productiever?

Meer dan driekwart van de Nederlandse bedrijven geven hun werknemers de ruimte om thuis te werken.  In 2018 was er dan ook meer dan een derde aan werkende Nederlanders dat wel eens thuiswerkt. 

Volgens Jannes van der Velde van werkgeversvereniging AWVN is er een enorme diversiteit aan regelingen: ‘werkgevers kunnen extra’s bieden en zullen dat ook doen om mensen vast te houden. De echte krenten uit de pap zijn een luxe auto of een werkgever die een studieschuld overneemt, maar ook thuiswerken is heel populair. Het helpt werknemers om werk en privé en soms ook zorg, goed te organiseren. En het is handig om files te vermijden. Het is natuurlijk wel afhankelijk van het soort werk. Dat moet zich ervoor lenen. Verder is het cruciaal dat werkgever en werknemer elkaar vertrouwen.’ 

Belastingvrije vergoeding

Een werkgever mag eens in de vijf jaar een belastingvrije vergoeding van €1815,- geven om thuis een kantoor in te richten. Daar zit dan wel de voorwaarde aan vast dat de werknemer minstents één dag per week thuiswerkt. Het bedrag is voor de werknemer naar keuze te besteden aan dingen als een bureau en kasten. 

Thuiswerkers mogen kosten die ze maken niet aftrekken van de belasting. Daar staat tegenover dat werkgevers wel belastingvrij middelen kunnen geven om het thuiswerken mogelijk te maken. Denk hierbij aan een telefoon met abonnement, printer, laptop en een internetaansluiting. Wanneer de werknemer stopt met de baan moet het de spullen weer inleveren. 

‘Stel dat je gedeeltelijk in loondienst werkt en gedeeltelijk als zelfstandige, dan kun je de zaken die je van je werkgever hebt gekregen ook gebruiken voor de werkzaamheden in je eigen praktijk. Dat mag gewoon. Alleen kunnen de kosten voor je laptop en telefoon dan natuurlijk niet worden afgetrokken als kostenpost die je als zelfstandige hebt.’ Vervolgt Van der Velde. 

Vergoeden voor thuiswerkers

Ook een flexplek kan vergoed worden door de werkgever: ‘Dat kan hij als bedrijfskosten van de belasting aftrekken. Zakelijke ontmoetingen in de horeca vallen ook onder die regeling. Verder moeten werkgevers hun werknemers in de gelegenheid stellen normaal te kunnen eten. Dus als er ’s avonds wordt doorgewerkt kan de werkgever de maaltijd vergoeden. Het moet wel allemaal binnen werktijd passen. Anders kan de belastingdienst het zien als extra salaris en er belasting over heffen.’

Thuiswerkers met een volledige zelfstandige werkplek, hebben veel mogelijkheden om geld terug te krijgen van de belasting. Als je zzp’er of kleine zelfstandige bent, kun je de hele inrichting, inclusief kantoormeubilair, kunst aan de muur, koffiezetapparaat en koffie, alles tot aan het wc-papier aan toe, aftrekken van de belasting. Dat geldt ook voor de btw bij aanschaf van spullen voor het kantoor. Ben je in loondienst, dan kunnen werkgevers dit belastingvrij ter beschikking stellen.

Je hebt niet zomaar een zelfstandige werkruimte, die moet namelijk een eigen ingang en sanitair hebben. Een kamer in huis geldt niet als zelfstandige werkruimte. Ook moet je een huurcontract, inclusief huurvergoeding, met je werkgever hebben.