Wat zijn de voordelen van vergaderen op een externe locatie?
Er wordt bij bedrijven en instellingen heel wat af vergaderd. Van korte overleggen tot urenlange sessies en van een overleg tussen twee personen tot vergaderingen waar tientallen mensen bij betrokken zijn. Soms kan het handig zijn om te vergaderen op een externe locatie. Het voordeel daarvan is dat je niet wordt gestoord door dagelijkse beslommeringen. Collega’s kunnen je tijdens een plas- of koffiepauze niet even snel aanschieten over lopende zaken. Ook een overleg met externe zakelijke relaties doe je soms liever extern dan op je eigen kantoor. Daarvoor zijn gelukkig voldoende mogelijkheden.
Die belangrijke order binnenhalen
Als jouw bedrijf kans maakt om een belangrijke order binnen te halen dan is het belangrijk om je zakenpartner met alle egards te ontvangen. Een mooie locatie waar het overleg plaats gaat vinden hoort daar natuurlijk ook bij. Je kunt kiezen voor een fraaie vergaderlocatie in Twente. Hier kan ook worden geluncht, geborreld en gedineerd. Tijdens een pauze kunnen de aanwezigen ook lekker naar buiten om een wandeling in de omgeving te maken. Vaak worden tijdens dit soort onderbrekingen de beste deals gesloten of de basis gelegd voor verder overleg als iedereen weer aan tafel zit. Als de zakenrelatie uit het buitenland komt of een flinke rit heeft moeten maken uit een ander deel van het land kan er ook overnacht worden in één van de comfortabele hotelkamers. De volgende ochtend staat er uiteraard een uitgebreid ontbijtbuffet klaar.
Trainingen voor het personeel
Een landgoed hotel kan ook een prima locatie zijn voor een training met het personeel. In veel bedrijven volgen de leden van de Ondernemingsraad jaarlijks een training om de nieuwste regels op het gebied van medezeggenschap te leren of om belangrijke zaken te bespreken die voor het bedrijf op de agenda staan zoals een reorganisatie, bedrijfsovername of andere belangrijke gebeurtenis die gevolgen heeft voor het personeel. Het is gebruikelijk om tijdens zo’n meerdaagse training ook de bestuurder uit te nodigen voor een dag of dagdeel om onder leiding van een onafhankelijke trainer het gesprek aan te gaan over verschillende zaken die binnen de organisatie spelen. Ook voor dit soort bijeenkomsten geldt dat de beste afspraken vaak worden gemaakt tijdens pauzes of wandelingen in de omgeving.
Pas op voor onrechtmatigheid bij onderhandelingen
Nog een aandachtspunt bij het voeren van onderhandelingen voor het binnenhalen van orders: Pas op met het aanbieden van buitensporige extra’s aan medewerkers van bedrijven. Dit kan worden gezien als poging tot omkoping. Veel bedrijven hebben regels voor hun medewerkers als het gaat om het aannemen van cadeaus. Een overnachting in een hotel kan in dat opzicht voor problemen zorgen. Dit geldt uiteraard niet als de order inmiddels is gegund en er besprekingen moeten plaatsvinden over de uitvoering van een project. Maar ook dan kan het zijn dat er beperkingen gelden. Overleg dus altijd vooraf of het gepast is om een luxe vergaderlocatie te boeken, eventueel met maaltijden en overnachting.
Lees meer
