Een goede klant voldoet zijn factuur

In het Nederlandse bedrijfsleven worden facturen steeds sneller betaald, maar er zijn natuurlijk uitzonderingen. Ondernemer John Rampton heeft een stappenplan bedacht om te voorkomen dat je betaling uitblijft. Dat begint al met een goede voorbereiding.

Stap 1: Schep de juiste omstandigheden

Je wilt als bedrijf natuurlijk vooral klanten trekken die keurig op tijd betalen. Zij moeten dan wel weten hoe jij zaken wilt doen. Hanteer daarom hogere tarieven, zegt John. De klanten die jouw product of dienst echt waarderen, zullen namelijk bereid zijn om daar een eerlijke prijs voor te betalen en de kans dat ze moeilijk gaan doen als de factuur op de mat valt, is vrij klein. Het is ook nuttig om een helder, professioneel en uitgebreid betalingsbeleid op te stellen, zodat voor alle partijen duidelijk is wat jouw voorwaarden zijn. Benoem bijvoorbeeld je uur- of maandtarief, hoe vaak je factureert, welke betalingsmethoden je accepteert, wat de uiterste betalingstermijn is en wat je doet als die niet wordt gehaald of er helemaal niet wordt betaald.

Stap 2: Herken wanbetalers meteen

Klanten die te laat of niet betalen, kosten veel tijd en geld. Het is daarom verstandig om zo snel mogelijk te achterhalen of iemand een potentiële wanbetaler is. Ga daarom niet in zee met mensen die het onderste uit de kan willen halen bij onderhandelingen. Als die persoon nu al moeilijk doet over je tarief, zal dat heus niet minder worden als de factuur binnen is. Wees ook voorzichtig met klanten die niet goed snappen waar ze je voor nodig hebben. De kans dat zij dwars gaan liggen, is een stuk groter dan bij klanten die weten dat ze je nodig hebben. Wil een klant geen contract tekenen of duurt het allemaal erg lang? Wegwezen dan! Dat zou erop kunnen wijzen dat die klant verwacht in de problemen te komen. Door je in de situatie van een klant te verdiepen, kun je een hoop gedoe voor zijn. Als die persoon of zijn bedrijf in financieel zwaar weer zit, is dat mogelijk een reden om verder te kijken.

Stap 3: Ga achter onbetaalde facturen aan

​Ondanks al je inspanningen zal het waarschijnlijk nog steeds gebeuren dat een factuur niet op tijd wordt betaald. Neem dan direct contact op met de klant, want hoe langer het duurt, hoe kleiner de kans wordt dat je je geld nog krijgt. Vraag beleefd wanneer hij of zij verwacht te betalen. Als er dertig dagen verstreken zijn, kun je rente in rekening gaan brengen. Hopelijk heb je dat ook opgenomen in je betalingsbeleid. Blijf de klant regelmatig bellen en mailen, want helaas blijkt dat in dit soort situaties nodig. Als de betaling nog steeds uitblijft, kun je de klant een brief schrijven waarin je je geld eist en eventueel met juridische stappen dreigt. Op een gegeven moment weet je toch wel dat die persoon straks geen klant meer van je is, ook als er uiteindelijk wel wordt betaald.

Als dit allemaal niet heeft geholpen, heb je eigenlijk nog twee opties die als laatste redmiddel dienen. Je kunt een incassobureau inschakelen, maar dat kost je wel een deel van het factuurbedrag. Een andere mogelijkheid is dat je via social media je beklag doet over de wanbetaler. John zou daar zelf nooit voor kiezen, maar deze strategie blijkt soms zijn vruchten af te werpen.