Waarom een digitaal personeelsdossier onmisbaar wordt voor kmo’s
Veel kmo’s en mkb-bedrijven werken nog met ordners, losse pdf’s en Excel-bestanden voor contracten, verzuim, beoordelingen en salarisafspraken. Zolang het team klein is, lijkt dat te werken. Maar naarmate het aantal medewerkers groeit, wordt het zoeken, kopiëren en corrigeren een vast onderdeel van de werkweek. Tegelijk geven ondernemers aan dat efficiënter werken het belangrijkste bedrijfsdoel voor 2024 is en dat digitalisering daar een grote rol in speelt. Uit recente KMO Barometer onderzoeken blijkt dat een ruime meerderheid budget vrijmaakt voor digitaliseringsprojecten en verwacht dat verdere automatisering helpt om bedrijfsdoelen te halen.
Papieren mappen raken achter op de realiteit
In veel bedrijven ligt informatie verspreid over kasten, persoonlijke schijven en mailboxen. Een contract staat in een map op de server, een ziekmelding in de e-mail van de leidinggevende en een beoordelingsverslag in een privémap van HR. De stap van deze versnipperde praktijk naar één overzichtelijk systeem kun je samenvatten als Van losse documenten naar digitaal personeelsdossier. Zo’n stap gaat niet alleen over gemak. Het gaat ook over de vraag wie welke informatie mag zien, hoe je voorkomt dat er stukken verdwijnen en hoe je bij een geschil snel kunt aantonen welke afspraken zijn gemaakt.
Wetgeving en bewaartermijnen vragen om structuur
Personeelsdossiers bevatten privacygevoelige gegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens beschrijft dat een werkgever dossiers mag digitaliseren, maar dan wel moet zorgen voor goede beveiliging en zorgvuldige toegang. Daarnaast gelden verschillende bewaartermijnen. Bepaalde onderdelen van de personeelsadministratie, zoals salarisgegevens en loonbelastingverklaringen, moeten vaak vijf tot zeven jaar bewaard blijven. Met mappen in een kast of bestanden in persoonlijke mailboxen is het lastig om consequent op te schonen en tegelijk aan die verplichtingen te voldoen. Een digitaal systeem maakt het mogelijk bewaartermijnen te koppelen aan documenttypes en zo gerichter te archiveren.
Digitalisering staat hoog op de kmo-agenda
Onderzoeken naar kmo’s in Nederland en België laten zien dat ondernemers digitalisering en het vinden en behouden van medewerkers tot hun belangrijkste doelen rekenen. Tegelijk ervaren veel organisaties de personeelsadministratie nog als een verzameling losse taken. Een centraal systeem voor het personeelsdossier past in die digitaliseringsslag. Voor Belgische bedrijven laat HoorayHR voor de Belgische markt zien hoe personeelsdossiers, verlof, contracten en andere HR-processen in één omgeving samenkomen. Zo’n voorbeeld maakt duidelijk dat digitalisering niet alleen iets is voor grote corporates, maar ook heel concreet toepasbaar is in kmo-omgevingen.
Van administratie naar inzicht in medewerkers
Een digitaal personeelsdossier verandert de manier waarop HR-gegevens worden gebruikt. Documenten worden niet alleen opgeslagen, maar vormen samen een actueel beeld van iemands loopbaan, afwezigheden en ontwikkeling. Onderzoek van verschillende HR-dienstverleners benadrukt dat een online personeelsdossier helpt om documenten veilig op te slaan, snel terug te vinden en toegang te beperken tot geautoriseerde gebruikers. Dat verkleint de kans op datalekken en maakt het eenvoudiger om medewerkers inzage te geven in hun eigen gegevens. Bovendien wordt het makkelijker om patronen te zien, zoals veel kort verzuim of uitgestelde functioneringsgesprekken.
Op weg naar een toekomstbestendig personeelsdossier
De komende jaren nemen de eisen rond rapportage, privacy en digitale uitwisseling verder toe. Voor kmo’s is het daarom logisch om HR-administratie niet langer te zien als een verzameling losse documenten, maar als een proces dat een stevig digitaal fundament vraagt. Wie nu kiest voor geïntegreerde HR software voor kmo's, legt dat fundament alvast. Daarmee wordt het personeelsdossier een betrouwbare basis voor gesprekken over prestaties, ontwikkeling en inzetbaarheid. Zo schuift het personeelsdossier op van een noodzakelijk archief naar een hulpmiddel dat ondernemers helpt om bewuster met hun mensen en hun tijd om te gaan.
Lees meer
