Vijf tips om de workflow op kantoor te verbeteren

Ruben den Boer
Een productieve dag op kantoor waarbij alle medewerkers zich volledig inspannen om het meeste uit het bedrijf te halen. Dit klinkt als muziek in de oren voor het management. Toch kan het helaas gebeuren dat er veel tijd wordt verspild, of dat de planning veel te strak is. Daardoor krijgen werknemers hun taken niet op tijd af. Met deze vijf tips kun je ervoor zorgen dat de workflow op kantoor wordt verbeterd, zodat alle medewerkers het maximale uit de werkdag kunnen halen (en met een voldaan gevoel naar huis gaan).

1. Samenwerken en communiceren

Goede communicatie is altijd belangrijk. Doordat collega's en partners kennis en updates met elkaar delen, wordt er sneller en effectiever gewerkt. Door enthousiasme, expertise en inzichten te delen, wordt er geen overbodig werk geleverd en verloopt de workflow soepeler. Door goede communicatie en meer samenwerken, ontstaat er een nauwere relatie tussen collega’s. Een goede verstandhouding tussen collega's op de werkvloer is daarom een must.

2. Korte meetings 

Houd meetings kort. Dat is effectiever. Meetings kunnen onnodig lang duren, waarmee deze kostbare tijd op het werk innemen. Volgens de wet van Parkinson geldt dat het werk zich uitbreidt door het vullen van de beschikbare tijd. Dit betekent dat als je een uur plant voor een meeting, iedereen genoeg gespreksstof zal overwegen om het uur te vullen. Het is verstandiger om van te voren te bekijken welke onderwerpen er besproken dienen te worden tijdens de meeting. Zo kun je beter inschatten hoeveel tijd er nodig zal zijn en wordt geen geen onnodige informatie gecommuniceerd. De meeste meetings kunnen met de juiste voorbereiding en focus binnen 30 minuten worden afgerond. Zo gaat iedereen er ook nog eens weg met duidelijke doelen en taken. 

3. Zorg voor snel en goed werkend internet

Bijna niets is zo vervelend én productiviteitsverlagend als traag internet. Het zorgt voor flink veel irritaties en het houdt werknemers van hun werk. Zoek dus een goed abonnement, dat kan er een zijn voor alles-in-1, internet en tv, internet en bellen of enkel en alleen internet. Controleer wat de snelheid is die jij nodig hebt. Dit hangt heel erg af van het aantal mensen dat op het internet zit, en daarbij vooral het aantal apparaten, én wat ermee wordt gedaan. Wordt er vooral informatie opgezocht, of worden er ook veel zware bestanden gedownload en geupload? Verdiep je in het aantal Mb/s dat nodig is en zorg voor optimaal internet. 

4. Niet multitasken 

Mensen proberen vaak van alles tegelijk te doen. Denk niet dat multitasken het werk sneller gedaan krijgt. Tijdens multitasken werk je namelijk juist niet effectiever. De hersenen moeten enorm hard werken om voortdurend te schakelen tussen de ene en de andere taak. Hierdoor wordt kostbare tijd verspild. Ook zorgt multitasken ervoor dat er meer fouten worden gemaakt, die weer later moeten worden hersteld. Door op een taak tegelijk te focussen, verbeter je de workflow. 

LEES OOK: Help! De planning van werkend Nederland is veel te strak 

5. Begin met de lastigste klussen

Als medewerkers een lastige of vervelende taak moeten uitvoeren, komt het zeer vaak voor dat deze klus zo lang mogelijk wordt uitgesteld. Het is verstandig om de lastigste klussen als eerste uit te voeren. Nadat de vervelende taak gedaan is, bezit je over een tevreden gevoel omdat de klus geklaard is. Bovendien kun je vervolgens de rest van de dag besteden aan een aantal leuke klussen. Hierdoor hou je meer energie over en heb je een goed gevoel over de dag. Het afstrepen van taken, en al helemaal ‘vervelende taken’, geeft een voldaan gevoel. 

6. Maak onderscheid tussen dringend en belangrijk

Collega’s houden elkaar nogal van het werk door korte vragen. Even snel een vraag tussendoor stellen, terwijl de ander in een taak zit. Het zorgt ervoor dat je continu in en uit moet checken en dat komt de workflow niet ten goede. Die uitcheckmomenten zorgen ervoor dat er zo’n vijftien minuten voorbij gaan voordat de werknemer weer volledige focus heeft op de taak. Leer werknemers daarom onderscheid te maken tussen belangrijke vragen en dringende vragen. Dringende vragen kunnen echt niet wachten; er is een deadline en het antwoord is nu nodig om verder te kunnen. Is iets belangrijk, dan kan het genoteerd worden om op een later tijdstip te vragen. Zo kunnen werknemers vragen opsparen en in één keer stellen. 

afbeelding van Ruben den Boer

Ruben den Boer | Redacteur

Bekijk alle artikelen van Ruben