Fyxer: minder mailwerk, meer controle over je werkdag

Fyxer functioneert als AI-laag op je inbox: organiseren, drafts klaarzetten en meeting-nazorg sneller afronden – terwijl jijj de regie over de verzendknop blijft behouden.

Fyxer in 1 minuut

Wat is het?

Een AI-laag over Gmail/Outlook die je inbox organiseert, conceptmails maakt en workflows rond meetings + planning ondersteunt. 

Voor wie?

Ondernemers en teams met veel klantmail en veel meetings (sales, customer success, consultants, projectrollen, assistants, teamleads). 

Grootste winst

Snellere triage + minder open loops, minder meeting-nazorg, minder heen-en-weer plannen. 

Grootste valkuil

Als drafts nét niet kloppen (toon/detail), win je tijd in typen maar verlies je ‘m in repareren. En zonder afspraken over scopes en “wat mag wel/niet”, wordt het governance-gedoe. 

Wat kan het?
 

• Inbox-organisatie
• Draft replies
• Fyxer Chat (proactieve mails)
• Meeting notes + follow-ups
• Team Scheduling links 

Wat kost het?

Starter $30 per gebruiker per maand en Professional $50 per gebruiker per maand, Enterprise op aanvraag (zie “Wat kost het?”). 

Wanneer wel/niet handig?
 

• Wel: hoge maildruk + veel herhaalbare follow-ups. 
• Niet: laag mailvolume, al superstrakke templates, of beleid/compliance waardoor koppelen niet mag.

Wat is Fyxer precies (en wat het níét is)

Zie Fyxer als een “contextlaag” over je bestaande e-mail (Gmail/Outlook). Het probeert je mailbox werkbaar te maken door structuur aan te brengen (wat vraagt actie, wat is FYI, wat kan wachten) én door antwoordconcepten klaar te zetten waar dat logisch is. 

Het belangrijkste onderscheid: Fyxer positioneert zich niet als autopilot, maar als drafting-assistent. Jij houdt de verzendknop; de tool maakt concepten en suggesties. Op de securitypagina benadrukt Fyxer dat het niet “autonoom gaat mailen”: het “will never send an email on your behalf” Dat klinkt als een detail, maar in de praktijk is het hét verschil tussen “tijdwinst met controle” en “automatisering waar je achteraf spijt van krijgt”. 

Bovenop mail schuift Fyxer richting workflow: meeting notes en follow-up drafts, plus scheduling links (en een teamlaag) om afspraken plannen minder pingpong te maken. Het is dus niet “nog een mailtool”, maar eerder “minder admin rond mail, meetings en planning” – als je het goed inzet. 

Dat dit soort tools juist nú weer opkomt, is logisch: e-mail, meetings en planning zijn geen “project”, maar de ruggengraat van je werkweek. De tijd lekt niet weg in één groot blok, maar in tientallen micro-momenten: even scannen, even antwoorden, even terugzoeken, even plannen. Fyxer probeert precies die administratieve frictie te reduceren – niet door je werk over te nemen, maar door je inbox en nazorg slimmer voor te structureren. 

Wat kan het concreet: de workflows die je werkdag raken

1) Inbox-organisatie: actie vs ruis (triage)

De snelste winst zit vaak niet in een spectaculaire AI-demo, maar in iets simpels: dat je weer ziet wat je werkvoorraad is. Fyxer gebruikt labels/categorieën om inkomende mail te ordenen, zodat “moet ik hier iets mee?” sneller te beantwoorden is.

Inbox-organisatie: labels maken sneller zichtbaar wat actie vraagt en wat vooral ruis is bij je mail.

Dit werkt vooral goed als je inbox lijdt aan klassiekers: veel CC/FYI-ruis, klantmail en interne mail door elkaar, veel threads waar je later op terug “moet” – en dus open loops stapelt zonder het door te hebben. 

Mini-voorbeeld (zo voelt het in je dag): je opent je inbox en je hoeft niet eerst tien minuten te scannen. Je ziet sneller: dit vraagt antwoord, dit is update, dit kan wachten. Dat maakt je mailbox weer een triage-lijst in plaats van een stressbron. 

Waar het kan misgaan: als labels verkeerd zitten (actie valt weg als “FYI”), of als je er te blind op vertrouwt. In een pilot wil je dus vooral toetsen: klopt de indeling grofweg, of ben je alsnog alles handmatig aan het dubbelchecken?

Wie wil zien hoe Fyxer die inbox-organisatie inricht tijdens de onboarding, kan de uitleg in het supportcenter erbij pakken.

2) Draft replies “in jouw stem”: sneller reageren, maar met rem

De kernfunctie waar veel mensen op aanhaken: Fyxer zet conceptantwoorden klaar. Jij reviewt, past aan, en verstuurt. De winst zit in voorspelbare stromen: intake, afspraakbevestigingen, recaps, standaard follow-ups, “kan je dit sturen?”-achtige klantvragen.

Draft replies: je krijgt een concept in jouw toon, maar jij reviewt en verstuurt.

Waar het echt interessant wordt voor ondernemers: niet omdat je niet kunt typen, maar omdat dit het mentale startwerk wegneemt. Je hoeft niet meer vanaf nul te beginnen; je corrigeert en nuanceert. 

Mini-voorbeeld: je komt uit een meeting, ziet drie mails die een reactie vragen, en je krijgt al drie concepten die 80% kloppen. Dan is je taak niet “schrijven”, maar “finetunen + verzenden”. Dat scheelt verrassend veel energie op drukke dagen. 

Maar: hier zit ook de valkuil

Een draft kan professioneel klinken en tóch net verkeerd landen: te stellig, te glad, of met één detail mis dat jij wél uit de context weet. En juist bij gevoelige mail (prijzen, escalaties, klachten, contracten) wil je niet dat “snel” ten koste gaat van “precies”. 

Praktische teamafspraak die veel ellende voorkomt: maak een lijst “nooit op draft-stand”. Bijvoorbeeld: prijsafspraken, kortingen, klachten/escalaties, juridische/contractuele dingen, HR/gevoelige interne mail. 

“Your files” / extra context voeden = handig, maar governance-gevoelig 

Fyxer biedt ook manieren om context toe te voegen zodat drafts beter passen. Functioneel logisch – maar dit is precies waar het misgaat als mensen zonder beleid klantdocs, interne dossiers of gevoelige informatie uploaden “omdat het handig is”. 

Als je dit als team inzet, hoort hier een simpele regelset bij: wat mag je wel uploaden, wat nooit, en wie beslist dat? Zonder die afspraken koop je niet alleen productiviteit, maar ook risico. 

Extra ingang: Fyxer als ChatGPT-app

Fyxer is er ook als ChatGPT-app. In de praktijk is dat vooral een andere ingang naar dezelfde drafting-flow: je typt in gewone taal wat je wil antwoorden (of welke toon je zoekt) in een chat met ChatGPT, Fyxer leidt dan je schrijfstijl af van je eerdere mails en werkcontext bij Gmail of Outlook en zet het vervolgens als concept klaar in je inbox. Handig als je sneller van “ruwe bedoeling” naar een nette mail wil – zeker tussen afspraken door.

Fyxer als ChatGPT-app: conceptmails maken vanuit de chat, met werkcontext uit gekoppelde accounts en e-mail.

Belangrijk: dit verandert niets aan de kernafspraak. Ook via ChatGPT blijft het uitgangspunt hetzelfde: drafts blijven drafts. Jij checkt toon, details en gevoeligheden, en jij verstuurt. 

3) Fyxer Chat: proactieve mails maken (niet alleen replies)

Veel e-mailassistenten stoppen bij “replies”. Fyxer zet daarnaast in op proactief schrijven: recaps na calls, outreach na events, introducties, interne updates – mails die je wél moet sturen, maar die vaak blijven liggen omdat je geen tijd/zin hebt om met een leeg scherm te beginnen. 

Met Fyxer Chat kun je niet alleen conceptmails laten opstellen, maar ook vragen stellen op basis van je inbox en meeting-notes (bijvoorbeeld: “wat zijn de volgende stappen bij klant X?”). Zie het als een chatlaag bovenop je werkcontext – handig, zolang je de output blijft behandelen als concept en niet als “officiële waarheid”. 

Praktisch werkt het zo: je beschrijft in gewone taal wat je wil sturen (“maak een follow-up mail met volgende stappen”), voegt context toe (meeting-samenvatting, notities, belangrijke details), en laat een draft genereren die je vervolgens in je normale mailclient reviewt en verstuurt. 

Mini-voorbeeld: je wilt na drie klantcalls nog dezelfde dag recaps sturen. Dat is precies het soort werk dat je laat liggen tot “morgen”, waarna het rommelig wordt. Hier kan een goede draftflow je tempo en consistentie omhoog trekken – mits je de feiten-check (namen, data, bedragen, afspraken) strak houdt. 

4) Meeting notetaker + follow-up drafts: nazorg uit de meeting trekken

Voor veel teams is de meeting niet het werk; de nazorg is het werk. Actiepunten, samenvatting, next steps, recap naar de klant, follow-ups intern – en ondertussen tikt de dag door. 

Fyxer positioneert een workflow die je kunt zien als: meeting → notes/samenvatting → actiepunten → follow-up draft. Als dat klopt, win je niet een paar minuten, maar structureel tijd én consistentie: sneller terugkoppelen, minder “wat hadden we ook alweer gezegd?”.

Meeting-notes in de inbox: samenvatting en actiepunten als basis voor follow-up.

Waar dit goed werkt: herhaalbare meetings (intake, demo, projectupdate, standup, klantcall met vaste structuur). 

Waar je extra voorzichtig bent: onderhandelingen, escalaties, “politieke” meetings waar formulering en nuance cruciaal zijn. 

Randvoorwaarde (niet ‘nice’, maar ‘must’): toestemming en transparantie. Als een notetaker mee luistert, moet het voor deelnemers duidelijk zijn dat die er is – en wat er gebeurt als iemand dat niet wil. In je pilot wil je dus niet alleen de output testen, maar ook het proces: hoe wordt aangekondigd, hoe werkt opt-out, wat wordt opgeslagen/gewist?

5) Team Scheduling: minder planpingpong (tijdzones / round robin)

Iedereen kent de pingpong: “Kan dinsdag 14:00?” – “Nee, woensdag?” – “Dan kan ik weer niet.” Dit kost geen uur aan één stuk, maar wél twintig micro-momenten die je dag versnipperen. 

Fyxer speelt daarop in met scheduling links: je bundelt beschikbaarheid in één link zodat iemand zelf een moment kan prikken. Interessant wordt het zodra er een teamlaag overheen ligt: meerdere agenda’s, groepsmeetings, tijdzones en round robin (afspraken verdelen over teamleden).

Het nieuwe Team Scheduling: beschikbaarheid (team + tijdzones) bundelen in één link voor minder heen-en-weer.

Mini-voorbeeld: je sales- of succes-team plant veel calls. In plaats van dat één persoon alles handmatig trekt, kun je beschikbaarheid bundelen en verdelen. Dat kan verrassend veel “klein gedoe” wegnemen. 

Valkuil: nog een link-laag zonder afspraken. Dan ontstaan er al snel drie verschillende links, verschillende spelregels en verwarring (“welke link moet ik sturen?”). Team scheduling vraagt dus óók om teamdiscipline: één werkwijze, één set regels.

Waar het in de praktijk mis kan gaan

De frictie zit zelden in “kan AI schrijven?”, maar in de randgevallen waar nuance, context en verantwoordelijkheid samenkomen. Dit zijn de plekken waar je winst snel kan verdampen in correctiewerk:
 

• Mislabels: als actie als “update” wegvalt, loop je risico op gemiste follow-ups. 
• Drafts die nét te stellig zijn: de intentie klopt, maar de formulering overspeelt ‘m (“we doen X” terwijl het nog afstemming is). 
• Contextgaten: een concept kan logisch klinken, maar mist één detail uit een eerdere thread of bijlage. 
• Meeting notes als ‘officiële waarheid’: samenvattingen kunnen nuance plat slaan, waardoor je alsnog moet herschrijven of intern moet afstemmen wat “nu echt” is afgesproken. 
• Integratiefrictie: permissies/scopes, teamafspraken en reviewdiscipline bepalen of dit versnelt of vertraagt. 

De kern: je koopt niet alleen AI, je koopt ook een nieuwe gewoonte. Als je daar geen afspraken over maakt, verdampt de winst in correctierondes.

Wat levert het op (ROI) – en wanneer niet

De ROI van dit soort tooling is bijna altijd minuten terugkopen in herhaalwerk. Als je die minuten niet structureel verliest, is het ook niet logisch om er structureel voor te betalen.  De ondernemersvraag is dus simpel: welke minuten koop je terug?

Waar ROI vaak zit

1. Snellere triage + minder open loops

Minder tijd kwijt aan “wat moet ik ook alweer doen?” en minder mail die blijft sudderen. 

2. Minder meeting-nazorg

Sneller recap + next steps, minder reconstructie achteraf. 

3. Minder planpingpong

Scheduling links kunnen veel micro-frictie weghalen, zeker bij veel afspraken of meerdere tijdzones. 

4. Pro pas zinvol als je de teamlaag écht gebruikt

Integraties en team scheduling zijn pas ROI-positief als je ze daadwerkelijk inzet (en niet koopt “voor later”). 

Wanneer het níét loont

• Laag mailvolume of weinig externe communicatie: de basiswinst is dan klein. 
• Al superstrakke templates/flows: dan is de marginale winst op drafts beperkt. 
• Beleid/compliance blokkeert koppelen: als je niet mag koppelen, valt de kernwaarde weg.

Wat kost het + keuzehulp (Starter vs Pro vs Enterprise)

Fyxer werkt met twee self-serve plannen met een 7 dagen trial, plus Enterprise op aanvraag. In de praktijk is de keuze dus minder “meer AI” en meer: heb je vooral persoonlijke tijdwinst nodig, of wil je een teamlaag (scheduling/integraties) echt borgen?

Prijzen en planoverzicht: Starter en Professional zijn self-serve met 7 dagen trial; Enterprise is op aanvraag. Jaarlijks geeft korting ten opzichte van maandelijks.

Op de kostenpagina staan twee self-serve plannen met een 7 dagen trial:
 

• Starter: $30 per gebruiker per maand (of $22.50 p/m bij jaarlijks), gericht op individuele productiviteit 
• Professional: $50 per gebruiker per maand (of $37.50 p/m bij jaarlijks), interessant zodra je team scheduling, meerdere mailboxen/kalenders of integraties echt benut. 
• Enterprise: op aanvraag 

Welke keuze is logisch (Starter of Pro)?
 

• Kies Starter als je vooral “inbox + drafts + basis meeting-nazorg” wil testen. 
• Kies Pro als je echt een teamprobleem oplost: scheduling links over meerdere mensen/tijdzones, verdeling (round robin) en integraties die jullie dagelijks gebruiken. 

Mini-check: 3 signalen dat Pro pas echt loont
 

1. Jullie plannen veel afspraken en verliezen structureel tijd aan pingpong. 
2. Er zijn meerdere teamleden die afspraken draaien (verdelen/round robin nodig). 
3. Je gaat integraties (bijv. CRM/workflows) actief gebruiken – niet “misschien later”.

Checks vóór je koppelt (privacy, security, governance)

Dit is het volwassen deel van de beslissing. Dit is geen kwestie van wantrouwen, maar van gezond zakelijk verstand: e-mail en agenda horen namelijk bij je meest gevoelige werk- en bedrijfsstromen. Behandel koppelen daarom als een governance-keuze: wie mag dit aanzetten, wat is wel/niet toegestaan, en hoe borgen we review en verantwoordelijkheid?

1) Controle: human-in-the-loop is geen detail

Borg intern dat “draft = draft” blijft. En spreek af welke mailtypen nooit via deze flow gaan (prijzen, escalaties, contracten, HR). 

2) Meeting-privacy: transparantie + opt-out moet in de praktijk kloppen

Check niet alleen wat er beloofd wordt, maar wat er gebeurt als iemand bezwaar maakt: doet de notetaker dan echt niet mee, en wat wordt er wel/niet opgeslagen? 

3) Training/data-claims: vendor-claim ≠ jouw beleid

Volgens Fyxer wordt je data niet gebruikt voor derde partijen, dus ze zullen niet externe modellen zoals OpenAI's ChatGPT trainen met de data. Als een vendor zegt “we gebruiken data niet voor training”, is dat een relevant signaal. Maar je wilt het nog steeds matchen met je eigen beleid: retentie, toegang, subprocessors, incidentproces, admin controls. Check het dan ook tegen het eigen IT/security-beleid van je onderneming.

4) Compliance-claims: certificeringen helpen, maar zijn geen automatische ‘fit’

SOC/ISO/GDPR-claims zijn nuttige indicatoren, maar je moet nog steeds toetsen: welke scopes geef je, waar wordt verwerkt, wat is retentie, hoe werkt offboarding?

Security- en complianceprincipes op één pagina: handig als startpunt, maar altijd naast je eigen checks op scopes, retentie en offboarding leggen.

5) Offboarding: wat gebeurt er bij disconnect/opzeggen?

Praktisch belangrijk: kun je schoon stoppen? Wat gebeurt er met labels, drafts, opgeslagen context en retentie? Test dit bewust in je pilot, zodat je niet pas bij “we stoppen” ontdekt hoe het werkt. 

6) Files uploaden voor context: de grootste “handig maar riskant”-knop

Dit kan kwaliteit verhogen, maar is ook de snelste route naar gedoe als mensen zonder afspraken gevoelige docs uploaden. Maak één simpele regel: wat mag wel, wat nooit, en wie is verantwoordelijk.

Fyxer testen in 30–45 minuten (zonder meteen alles open te zetten)

1. Start low-risk: pak een minst gevoelige mailbox of een testaccount. 
2. Check categorisatie: klopt “actie vs FYI” grofweg? 
3. Review 5 drafts: toon, volledigheid, en of er dingen te stellig worden. 
4. Test één meeting-flow: notes + follow-up draft en vergelijk met jullie normale nazorg. 
5. Mini-ROI: minuten per week terug vs kosten per seat. 
6. Beslis pas daarna: opschalen = teamafspraken + scopes + reviewregels.

Vijf vragen voor IT/security vóór uitrol

1. Welke data/scopes geven we precies weg (mailcontent, metadata, agenda, attachments)? 
2. Hoe werkt retentie/delete/revert bij stopzetten – en kunnen we schoon offboarden? 
3. Welke compliance-eisen zijn bij ons leidend en matchen die met de vendor-setup? 
4. Wat is onze policy voor “files uploaden voor context” (toestaan, beperken, blokkeren)? 
5. Hoe borgen we human-in-the-loop als het druk is (drafts blijven drafts)?

Over deze AI-rubriek van Baaz

AI-tools schieten als paddenstoelen uit de grond. De beloftes zijn groot en de lijstjes online eindeloos – maar als ondernemer wil je vooral weten: wat kan het, wat levert het op en wat kost het (in geld én in invoertijd). In AI-tool van de week lichten we telkens één toepassing uit die je werkdag concreet slimmer kan maken. We kijken daarbij verder dan de marketing: welke taken lost het echt op, waar zitten de valkuilen, en welke checks zijn verstandig rond data, betrouwbaarheid en inzet in je team.

Conclusie: vooral interessant als je “admin-burden” echt voelt

Fyxer is vooral interessant voor rollen met veel mailvolume en veel meeting-nazorg: sales, customer success, consultants, projectrollen en iedereen die structureel follow-ups moet doen. De combinatie van inbox-structuur + drafts + meeting-output pakt precies die onzichtbare uren die je week opvreten. 

De trade-off is ook hier helder: hoe dieper je in werkmail/meetings gaat, hoe groter de potentiële winst – maar ook hoe belangrijker je afspraken en checks worden. Begin klein, meet eerlijk, en schaal pas op als je zeker weet dat het binnen jullie beleid én jullie praktijk past.