Extern vergaderen of toch op kantoor? De verschillen op een rij!

Kantoor: veilig en vertrouwd

Binnen de meeste bedrijven zijn er ruimtes waar je je terug kunt trekken om belangrijke zaken te bespreken. Handig, want je hoeft er niet speciaal voor te reizen. Je bent immers al op kantoor aanwezig, waardoor je alleen naar de betreffende ruimte hoeft te open. Vandaar dat vergaderen op kantoor binnen veel bedrijven een veilige en vertrouwde manier is. Daarnaast is het een stuk makkelijker dan buiten de deur vergaderen. Je hoeft er namelijk niet van alles voor te regelen.

Externe locatie: meer focus en creativiteit

Voor een vergadering buiten de deur huur je meestal een externe locatie. Omdat dit kosten met zich meebrengt, neig je misschien toch al snel naar vergaderen op kantoor. Laat je niet leiden door de kosten, want dit nadeel weegt niet op tegen de vele voordelen. Zo zorgt extern vergaderen bijvoorbeeld voor meer focus. Doordat de omgeving voor iedereen nieuw is, is er minder snel afleiding dan op kantoor. Dit zorgt bovendien voor meer creativiteit. De uitkomsten van een vergadering kunnen hierdoor compleet anders zijn en dat is vaak alleen maar positief.

Kosten en praktische zaken

Vergaderen op kantoor is in principe gratis, want je de ruimte staat al tot je beschikking. Dit is niet het geval als je extern vergadert, want hiervoor moet je meestal een locatie huren. Kijk niet alleen naar de kosten, maar houd ook rekening met de praktische zaken. Vergader je op kantoor? Dan moet je zelf vaak alles regelen. Bij externe locaties is dit meestal niet het geval, want zij bieden vaak een vergaderarrangement aan.

Een vergaderarrangement is vooral handig voor lange vergaderingen. Je kunt je zelf dan volledig op de vergadering focussen en hoeft je niet met randzaken bezig te houden. Koffie en thee wordt geregeld, net als de lunch of het diner. Je kunt het vaak zo gek maken als je wilt. Duurt de vergadering meerdere dagen? Dan kun je zelfs een vergaderlocatie met overnachting boeken. Je hoeft dan niet meerdere dagen op en neer te reizen en dat is een stuk efficiënter.

Wat is de beste optie

Hoewel je inmiddels weet wat de voor- en nadelen van beide opties zijn, kan het zijn dat je nog twijfelt. Laat je in dat geval leiden door het doel van de vergadering. Voor korte vergaderingen en snelle updates is je kantoor een prima plek. Moeten er belangrijke beslissingen genomen worden? Of staat er een teamdag of brainstorm op het programma? Dan is een externe locatie vaak een betere keuze. Je kunt eventueel ook afwisselen: de ene keer op kantoor en de andere keer buiten de deur.