Is de communicatie in jouw bedrijf wel zo goed geregeld?
Als CEO van een groot bedrijf heb je de touwtjes in handen, maar je moet ook kunnen vertrouwen op je team. Is alles in jouw organisatie goed geregeld, met name op het gebied van de communicatie? De dagelijkse gang van zaken kan redelijk rimpelloos verlopen, maar pas in tijden van crisis ontdek je hoe sterk je daadwerkelijk staat. En dan is het eigenlijk al te laat om in te grijpen, als er iets schort aan de communicatie. Aarzel dus niet en check vandaag nog wat er geregeld is. Beter nog: zet een crisisoefening op touw, zodat je tijdig kunt evalueren waar de gebreken zitten.
In geval van nood
Een noodsituatie kan zich in elk bedrijf voordoen. De aard en omvang van dergelijke incidenten kan variëren, afhankelijk van de grootte van het bedrijf en de aard van de werkzaamheden. Van een medewerker die ernstig gewond raakt door een machine tot verkeerd geproduceerde items die al onderweg zijn naar klanten. En van gevaarlijke gassen die zijn ontsnapt tot een cyberaanval waarbij gevoelige gegevens zijn gestolen. Maar crises in een bedrijf beperken zich niet tot dergelijke noodgevallen. Een geval van fraude door een medewerker, negatieve media-aandacht die voor een forse omzetdaling zorgt, het onheil kan van alle kanten komen. Wat doe je in geval van nood? Bij voorkeur heb je daarvoor al een compleet draaiboek klaarliggen, waarbij rollen zijn weggelegd voor een aantal sleutelfiguren binnen de organisatie.
Benoem een woordvoerder
Veel grote organisaties hebben een aparte woordvoerder aangewezen, die in voorkomende situaties informatie namens de directie naar buiten brengt. Heb je nog geen woordvoerder, benoemd die dan en betrek diegene bij het crisisteam. Het woordvoerderschap kan prima gecombineerd worden met een andere functie binnen het bedrijf, afhankelijk van de hoeveelheid tijd die erin gaat zitten. In een doorsnee week zal er immers niet altijd reden zijn om een woordvoerder aan het werk te hebben. Houd de lijnen kort, want hoe meer schakels ertussen zitten, hoe groter de kans op ruis.
Snel en duidelijk communiceren
In een crisissituatie is snelle en duidelijke communicatie van het hoogste belang. Veel bedrijven vertrouwen voor hun crisiscommunicatie op de tools van Netpresenter omdat je daarmee direct al je medewerkers op zeer eenvoudige wijze kunt bereiken. Bovendien ben je hiermee in staat om te communiceren op verschillende niveaus, zodat iedereen precies die boodschap krijgt waar hij op dat moment het meest bij is gebaat. Je stuurt alles centraal aan, maar je kunt voor elk deel van het bedrijf de informatie specifiek maken, waardoor het effect groter is. Door alles visueel te maken en bovendien gebruik te maken van de kracht van herhaling, ben je in staat om de interne communicatie zichtbaar te verbeteren.
Benut je beeldschermen
De mens is steeds meer visueel ingesteld. Informatie op beeldschermen trekt meer onze aandacht dat geschreven berichten. Het is dus zaak om de beeldschermen in je organisatie zo goed mogelijk te benutten voor communicatie met je medewerkers. Dit doe je met behulp van een geavanceerd narrowcastingsysteem. Daarmee kun je niet alleen tekst, maar ook foto’s, statistieken en nog veel meer tonen op de beeldschermen. In een noodsituatie kun je kritieke berichten op alle beeldschermen tegelijk tonen, van computerscherm tot informatiepaneel en ook op de mobiele telefoon van iedereen die gebruik maakt van een bij het bedrijf geregistreerd telefoontoestel. Het gevolg is dat je medewerkers altijd optimaal geïnformeerd zijn. Daardoor zal in de regel ook de tevredenheid onder de medewerkers toenemen en dat heeft weer een positief effect op het algehele presteren van de onderneming. Die kans laat je toch als CEO niet onbenut?
Lees meer
