Hoe bedrijven effectief hun zakenreizen kunnen beheren in 2023

Uit onderzoek van GBTA blijkt dat de wereldwijde zakenreissector in de jaren na de wereldwijde pandemie gestaag op weg is naar volledig herstel. Naar verwachting zullen de uitgaven voor zakenreizen wereldwijd stijgen tot 1,31 biljoen euro tegen eind 2023. Tegen 2026 wordt verwacht dat dit cijfer het niveau van voor de pandemie zal overstijgen.

De toename van zakenreizen heeft niet alleen gevolgen voor de operationele processen van bedrijven, maar ook voor de financiële processen, waarbij zowel werknemers als financiële teams betrokken zijn. Voor werknemers betekent een toename van het aantal zakenreizen dat zij meer onkostendeclaraties moeten invullen en meer bonnetjes moeten beheren. En wanneer zakenreizen worden verlengd met een persoonlijke vakantie, kunnen onkostendeclaraties al snel een chaos worden.

Van financiële teams wordt verwacht dat zij om bonnetjes vragen en persoonlijke transacties eruit filteren. Daarnaast moeten zij rekening houden met langere onkostenformulieren met soms meerdere valuta, en moeten ze verzoeken en toewijzingen van meerdere teams in het bedrijf beheren.  

Maar hoe kunnen bedrijven deze nieuwe uitdagingen aangaan? En hoe kunnen ze hun reisprogramma's toekomstbestendig maken om de kosten te beheersen zonder hun werknemers te irriteren? Dit jaar moeten bedrijven hun zakenreizen holistisch aanpakken en een solide digitale basis leggen voor de integratie van reiskosten in het uitgavenbeheer.

Werknemers verwachten meer van zakenreizen

De terugkeer van zakenreizen brengt zijn eigen unieke uitdagingen met zich mee - ook al is het goed voor persoonlijke interactie en algemene professionele groei voor werknemers. De combinatie van papieren en digitale bonnetjes kan leiden tot slordige of foute onkostendeclaraties of verwarring over wat volgens het bedrijfsbeleid wel en niet in rekening mag worden gebracht.

Terwijl dit soort ongemakken een paar jaar geleden als normaal zouden zijn beschouwd, heeft de hoge kwaliteit van vakantiereizen tegenwoordig de verwachtingen van reizigers voor hun zakenreizen veranderd. Werknemers willen niet langer urenlang onkostendeclaraties invullen en financiële afdelingen verwachten dat de procedures beter gestroomlijnd zijn. 

Gelukkig kunnen al deze handmatige, tijdrovende en vervelende taken worden opgelost door nieuwe technologieën. Vooral door gebruik te maken van kunstmatige intelligentie (AI) en automatisering.

De nieuwe manier van zakenreizen

Voor bedrijven kunnen smartcards worden toegewezen aan werknemers op alle niveaus, in alle landen, en onkostenprocessen kunnen op afstand worden beheerd. Het gebruik van een zakelijke smartcard of een smart lodge card waarmee reis- en hotelreserveringen kunnen worden beheerd en ingediend, maakt het declareren van reiskosten veel gemakkelijker en vermindert het handmatige werk – en de stress – voor alle betrokken partijen. 

Beide soorten kaarten bestaan in een virtuele versie en kunnen automatisch worden geïntegreerd in het systeem van de zakenreisorganisatie. Alle uitgaven die op de kaart in rekening worden gebracht, worden onmiddellijk opgenomen in de onkosten- en reisbeheersystemen van het bedrijf en automatisch toegewezen aan de juiste onkostencategorie. Hoewel de werknemer de uitgaven nog steeds moet controleren, wordt het hele reconciliatieproces overgenomen door de AI, wat het proces sterk vereenvoudigt.  

Automatisering kan ook worden gebruikt om de handmatige werklast van financiële teams te verlichten. Dankzij AI-matchingtechnologie kunnen handmatige fouten en dubbele declaraties worden voorkomen. Deze technologie kan ook worden gebruikt om uitgaven te sorteren in verschillende categorieën, waardoor het algemene uitgavenoverzicht voor zakenreizen wordt verbeterd. 

Door de uitgaven per land of regio te groeperen, is het bijvoorbeeld mogelijk om te zien welke teams het meest uitgeven en te achterhalen of deze uitgaven worden gedreven door een externe factor. Deze uitgaven kunnen dan worden geëvalueerd, beheerd en geoptimaliseerd voor in de toekomst – wat bijdraagt tot de algemene financiële gezondheid van het bedrijf. 

En wat handmatige fouten betreft: kleine onnauwkeurigheden of onzorgvuldige fouten veroorzaken niet alleen extra werk, maar kunnen vaak ook gevolgen hebben op het gebied van wetgeving of naleving. AI-oplossingen zijn geprogrammeerd om uitgaven die buiten het bereik vallen of die dubbel voorkomen in het systeem te signaleren, zodat financiële teams de onkostendeclaratie nogmaals kunnen bekijken om eventuele onduidelijkheden met de medewerker of teamleider op te helderen.

Zakenreizen anno 2023

Financiële teams moeten anno 2023 een holistisch beeld hebben van alle bedrijfsuitgaven. Dit is vooral cruciaal op enterprise-niveau, waar werknemers zich op grotere schaal verplaatsen van kantoor naar kantoor en van klantlocatie naar sociale locatie.  

Financiële teams die volledig inzicht hebben in alle data achter de zakelijke reiskosten van werknemers zijn beter in staat om weloverwogen beslissingen te nemen over het beleid voor dagvergoedingen en kunnen beter beoordelen hoe ze uitgaven die het normale beleid overschrijden moeten goedkeuren. Bovendien kunnen bedrijven realtime inzichten in uitgaven gebruiken om gebieden te identificeren waar ze de grootste kans hebben om kosten te besparen.

Naarmate bedrijven op zoek gaan naar manieren om al hun IT-oplossingen efficiënter te maken en hun digitale transformatieproces te ondersteunen, zal het optimaliseren van hun uitgavenbeheerproces – inclusief hun travel & entertainment (T&E) programma's – steeds belangrijker worden. En dit jaar zijn zakenreizen een van de topgebieden om digitalisering en automatisering in te zetten!