Het papierloze kantoor, een verhaal over digitale transformatie

Tekst: Herald Mulder, Partner & Channel Manager Benelux bij PFU

Twintig jaar geleden werd de term 'papierloos kantoor' bedacht toen we processen begonnen te digitaliseren. Sindsdien hebben de meeste bedrijven meerdere digitaliseringstrajecten doorlopen, maar we gebruiken nog steeds papier. Aangezien papier een van de oudste technologieën is, lijkt dit nogal tegenstrijdig. Waarom gebruiken we eigenlijk nog papier?

Om te begrijpen waarom papier het al zo lang volhoudt, is het goed om eerst naar de geschiedenis van papier te kijken. Daarna breng ik de afgelopen 20 jaar in kaart om te zien waar we nu staan op het gebied van digitale transformatie, en hoe we verder moeten gaan.

Uitvinding van papier

Papier werd rond 100 v.Chr. in China uitgevonden door Ts'ai Lun, een ambtenaar. Een eerdere vorm van papier - gemaakt van papyrus - werd rond 3000 v.Chr door de Egyptenaren gebruikt. Papier is sinds het begin altijd gebruikt voor het vastleggen en opslaan van informatie.

Ook konden we duizenden jaren lang de manier van leven documenteren, met diverse historische mijlpalen zoals de Magna Carta en de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens.

Papier is tegenwoordig nog steeds erg belangrijk en noodzakelijk in ons leven. In 2020 werd het wereldwijde verbruik van papier en karton geschat op 399 miljoen ton. Ook wordt verwacht dat de vraag naar papier het komende decennium zal toenemen tot ongeveer 461 miljoen ton in 2030.

De evolutie van informatie vastleggen

Ondanks dat technologie zich heeft ontwikkeld, is het menselijk gedrag bijna hetzelfde gebleven. Velen hebben nog steeds liever iets fysieks in hun hand in plaats van digitaal op een scherm.

Als het gaat om lezen, is papier ideaal omdat we het op de juiste afstand van onze ogen kunnen houden. En als het op een bureau ligt, hebben we onze handen vrij om aantekeningen te maken. We hebben allemaal smartphones waarop duizenden boeken kunnen worden opgeslagen, maar toch zijn uitgeverijen nog steeds succesvol.

Werken met papier kan ook gewoon makkelijker zijn. Of het nu gaat om het invullen van een formulier bij de huisarts of het schrijven van een persoonlijke boodschap op bijvoorbeeld een kaart of in een kinderboek.

Het feit dat papier nog steeds belangrijk is, mag geen belemmering zijn als het gaat om digitale transformatie. De bedrijfswereld is veranderd en we slaan documenten tegenwoordig voornamelijk op in de cloud. In combinatie met de cloud is het nu mogelijk om complexe integraties tot stand te brengen die de waarde van elk document optimaliseren. Musea of historische archieven kunnen bijvoorbeeld eenvoudig documenten en data automatisch sorteren en opslaan zodat deze in de cloud beschikbaar zijn voor onderzoekers over de hele wereld. Op dezelfde manier kunnen financiële afdelingen die documenten scannen, facturen automatisch betalen wanneer bepaalde leveranciers worden geïdentificeerd of krijgen ze een melding wanneer een factuur niet klopt. Bij bovenstaande voorbeelden worden alle documenten automatisch herkend en op de juiste plek in de cloud opgeslagen door de slimme technologie, of het nu gaat om een factuur, ontvangstbewijs, contract of iets anders.

Herald Mulder

Meer dan alleen papier

Organisaties moeten zich bij hun digitaliseringstraject niet blindstaren op ‘papierloos worden’. Ze moeten eerst inzien wanneer digitaal beter is dan papier en andersom, wanneer de flexibiliteit en andere sterkte punten van papier de overhand hebben.

Een van de belangrijkste principes van digitale transformatie is het idee dat data een waardevolle bron is dat cruciale inzichten kan bieden om toegevoegde waarde te genereren. Dit noemen we organisational intelligence en verwijst naar het proces waarbij elke afdeling streeft naar positieve bedrijfsresultaten, van de marketingafdeling tot de juridische afdeling. Dit gebeurt door nieuwe kansen te identificeren, de productiviteit te verbeteren en de klanttevredenheid te vergroten. Bedrijven die de papieren informatie waarover zij beschikken digitaliseren, kunnen die data vervolgens gebruiken om positieve resultaten te boeken en een concurrentievoordeel te behalen.

Bedrijven die met veel papieren documenten werken en het hoogste niveau van compliance willen handhaven, moeten hun documenten effectief managen en de informatie op het papier digitaliseren. Met behulp van een goede scanner kunnen bedrijven automatisch een spreadsheet invullen als ze facturen en afschriften vastleggen, of een database met contacten opstellen als visitekaartjes worden gescand. Op basis daarvan kunnen organisaties hun papier en data omzetten in bruikbare inzichten. Hiervoor is een scanner nodig die documenten kan lezen met behulp van Optical Character Recognition (OCR)-software en bepaalde taken kan automatiseren.

Dus, door te investeren in de juiste technologie kunnen organisaties betere resultaten behalen voor werknemers, klanten, partners en alle andere belanghebbenden.