Het belang van de focusruimte bij hybride werken

Door: Sebastiaan Hoogstadt, Sales director Benelux bij Poly

Voor de coronacrisis nam de populariteit van focusruimtes, bedoeld om ongestoord te kunnen werken of (video)bellen, op de werkvloer toe. Met het massale thuiswerken aan het begin van de pandemie daalde het belang van deze ruimtes tijdelijk weer. Nu dat we op het punt zijn dat het hybride werken zich ontwikkelt tot de norm, keert ook de focusruimte terug op de agenda. Toch blijft de implementatie hiervan bij bedrijven voor enkele uitdagingen zorgen. Om die goed in perspectief te plaatsen, is het om te beginnen van belang om te kijken naar de ontwikkeling van werkplekoptimalisatie.

Volgens Wainhouse research bestaan de meeste vergaderruimtes in kantoorgebouwen uit kleine kamers. De verwachting is dat deze nog verder in aantal zullen toenemen. Het onderzoeksbureau denkt dat de groei zich met name zal voordoen bij heel kleine ruimtes (ook bekend als focus-, touchdown- of belruimtes), omdat ze een ideale oplossing bieden voor de groeiende acceptatie van hybride werken en een alternatief bieden voor de traditionele cubicle of open werkplek.

De evolutie van de werkplek - traditionele cubicles of ‘hokjes’

De traditionele cubicle, bekend uit veel amerikaanse films, dateert uit de jaren zestig. Deze hokjes waren bedoeld als alternatief voor de open kantoorruimtes die al sinds begin 1900 in zwang waren. De cubicle had enkele specifieke karakteristieken:

• Medewerkers hadden redelijk veel privacy in hun afgeschermde ruimte.
• De cubicle was veel rustiger dan de open werkplek.
• Er was geen behoefte aan aparte focusruimtes omdat de cubicle al privacy en focus bood.
• Maar, door slechte plaatsing van cubicles kregen deze een slechte reputatie: geen zonlicht en een grijze massa om in te werken.

Open werkplek

De open werkplek bestond ruim voor de opkomst van de cubicles, maar maakte in de periode voor corona een comeback. Veel hippe techbedrijven kozen massaal voor de open werkplek als alternatief voor de in hun ogen saaie afgesloten werkplekken. De open werkplekken van de laatste tien jaar kenmerken zich door:

• Moderne, hippe designelementen die voor een levendige ruimte zorgen;
• Meer ruimte voor samenwerken door de mogelijkheid om snel en ad hoc te overleggen met collega’s;
• Maar: lawaai en drukte, waardoor geconcentreerd werken lastig kan zijn.

Deze kenmerken laten zien dat focusruimtes een cruciaal onderdeel kunnen vormen van de open werkplek. Organisaties die erin slagen voldoende van deze ruimtes te creëren, kunnen zo de vruchten plukken van beide werkplekbenaderingen.

Hybride werken en focusruimtes

Uiteraard is er niet één perfecte benadering als het om de werkplek gaat. De ene medewerker houdt meer van thuiswerken terwijl de andere graag naar kantoor komt, om in een open ruimte of in een afgesloten ruimte te werken. Daar tussenin bevindt zich een groep die beide dingen wil combineren: dit zijn de hybride werknemers.

Hoewel niet elke organisatie dezelfde definitie van hybride werken hanteert, zijn er duidelijke gemeenschappelijke karakteristieken:

• Organisaties werken met een mix van fulltime en parttime thuiswerkers en fulltime kantoorwerkers, waarbij iedereen de vrijheid heeft om zelf te kiezen.
• Organisaties zien minder mensen op kantoor werken en stoten daarom kantoorruimte af. Ze nemen afscheid van cubicles of afgesloten ruimtes (als dat al niet gebeurd is).
• De open werkplek blijft de norm, maar veel kantoren hanteren een reserveringsysteem waarbij een medewerker ruimte en een bureau boekt als hij of zij op kantoor wil werken.

Met de veranderde situatie waarin zowel bedrijven als werknemers zich bevinden, wijzen alle tekenen op een toenemende behoefte aan persoonlijke werkruimtes. Hierbij is de beschikbaarheid van focusruimtes waardevoller dan ooit. Ze bieden medewerkers onder meer de mogelijkheid om in een rustige omgeving te (video)bellen, waar tegenwoordig veel tijd aan besteed wordt.

Focusruimtes zorgen ook voor een consistente vergaderervaring

Een succesvolle en duurzame implementatie van hybride werken vereist ook dat bedrijven streven naar het bieden van een consistente vergaderervaring. Ongelijke ervaringen van thuis- en kantoorwerkers speelden voor de pandemie een grote rol als het ging om toewijding en betrokkenheid. Dat veranderde toen alle kantoormedewerkers noodgedwongen thuis gingen werken. Als het een organisatie niet lukt om thuiswerken en op kantoor werken qua ervaring gelijk te stellen, zal er opnieuw frictie ontstaan, zoals die er ook was voor de pandemie.

Poly ontwikkelt oplossingen die hybride bedrijven helpen een consistente ervaring te bieden. Zo zijn er de plug-and-play devices voor focusruimtes, zoals de studio p15, met geavanceerde artificial intelligence die de focus op de spreker legt, zodat iedereen, inclusief de mensen die vanaf afstand aanwezig zijn, een duidelijk beeld hebben van wat er gebeurt.

Met de nieuwe technieken en het veranderende kantoorlandschap is dit hét moment om van focusruimtes de prioriteit te maken op de bedrijfsagenda.