Geld moet rollen: dit is hoe je onbetaalde facturen betaald krijgt

Michel van Leeuwen
Onbetaalde facturen: de pijn van iedere ondernemer. Een incassobureau inhuren lijkt een voordehand liggende oplossing. Helaas weten velen niet hoeveel matige incassobureaus er zijn. Het kaf is lastig te scheiden van het koren. Diverse foute partijen ‘vergeten’ te informeren hoeveel zij maximaal mogen incasseren bovenop het te innen bedrag. En hoe hoog de effectiviteit in zo’n geval ook is: winnen doe je niet. Bovendien is een incassobureau op zichzelf geen oplossing. Het betaalgedrag van klanten heb je namelijk zelf in de hand. Cash moet flowen, dus deelt gastexpert Michel van Leeuwen vier tips om gedragsverandering bij de klant teweeg te brengen en onbetaalde facturen tegen te gaan.

1. Bied eenvoudige betaalmogelijkheden aan

Gedragsverandering begint al bij het veranderen van betaalgewoontes. Veel mensen hebben een bepaalde routine. Door het aanbieden van eenvoudige betaalmogelijkheden, maak je het gemakkelijker om facturen te betalen. Uit recent onderzoek van Flanderijn naar de persoonlijke financiën van Nederlanders, blijkt dat een kwart (26 procent) een factuur wel opent, maar niet direct actie onderneemt. Door een digitale factuur te voorzien van een QR-code of betaallink, verlaag je de drempel om te betalen. Een betaalverzoek via WhatsApp biedt al helemaal een uitkomst. Stuur het verzoek bijvoorbeeld een dag na het ontvangen van de bestelling. Zo vergroot je de kans dat de klant direct betaalt.

2. Beloon tijdig betalen

Belonen werkt beter dan straffen. Dit geldt ook voor het betalen van facturen. Als een klant te laat betaalt, wordt hij hier meestal voor gestraft met extra kosten. Dit kan de problemen vergroten. Maar wat als we dit omdraaien? Beloon de klant bijvoorbeeld als hij binnen drie dagen betaalt. Wie wil er nou geen kortingscode of ander privilege ontvangen voor het tijdig betalen van een rekening?

3. Zoek contact met de klant om de oorzaak van het betalingsprobleem te achterhalen

Als het aanbieden van eenvoudige betaalmogelijkheden of een beloning niet tot het gewenste resultaat leidt, is het goed om contact te zoeken met de klant. Er zijn steeds meer digitale oplossingen beschikbaar voor een geautomatiseerd debiteurentraject, maar hiermee achterhaal je het probleem niet. Juist nu er steeds meer gedigitaliseerd wordt, is persoonlijk contact erg belangrijk. Door te luisteren naar het verhaal van de klant, worden drempels verlaagd om bij een betalingsachterstand contact op te nemen met de leverancier. Als de oorzaak hiervan boven water komt, kan een passende oplossing worden gezocht. Zo wordt niet alleen jouw rekening eerder betaald, maar voorkom je ook dat betalingsachterstanden van de klant blijven opstapelen.

4. Help de klant om een passende oplossing te zoeken

Er kunnen verschillende redenen zijn waarom mensen betalingsachterstanden hebben. In sommige gevallen zijn deze zo complex, dat het voor de klant verstandig is om hulp te zoeken. Als schulden zich namelijk blijven opstapelen, gaat het al snel van kwaad tot erger. Bewustwording van het probleem kan de nodige stimulans zijn om deze problemen aan te pakken.

a. Klant heeft administratie niet op orde

Het verbaast je waarschijnlijk als je hoort hoeveel mensen hun administratie niet op orde hebben. Ongeopende post, geen structuur, geen overzicht, ga zo maar door. Ruim een kwart (28 procent) van de Nederlanders houdt zelfs helemaal geen administratie bij. Dan kan het snel gebeuren dat niet alleen de factuur maar ook de betalingsherinnering wordt vergeten.

Er zijn verschillende instanties die schuldenaren helpen met het op orde brengen van hun administratie. Sommige mensen hebben deze hulp nodig om hun gedrag te veranderen. Schroom niet om klanten door te verwijzen naar dit soort hulpinstanties.

b. Er heerst een taboe op het hebben van schulden

Slechts een op de vijf Nederlanders bespreekt probleemschulden met vrienden of familie. Dit laat zien dat er veel schaamte heerst rondom het hebben van schulden. Mensen voelen zich verantwoordelijk en hebben het gevoel dat ze hebben gefaald. Vaak is er wel een duidelijke oorzaak voor het ontstaan van schulden, zoals baanverlies of een echtscheiding. Het is namelijk ontzettend belangrijk om in gesprek te gaan over schulden en op tijd aan de bel te trekken. Ook daarom is persoonlijk contact met klanten belangrijk om een passende oplossing te zoeken. Met de juiste hulp kan worden voorkomen dat schulden veranderen in probleemschulden.

Je kunt als organisatie veel invloed hebben op het gedrag van klanten. Behalve dat dit positief is voor het aantal onbetaalde facturen, heeft het ook effect op de relatie met de klant. Je laat immers zien dat je bereid bent om ze te helpen en dat je het belangrijk vindt dat er een oplossing komt voor betalingsachterstanden. Klanten waarderen dit, want niemand zit te wachten op een stapel achterstallige betalingen, laat staan schulden. Door op een begripvolle en meelevende manier samen met de klant in actie te komen, is hij in de toekomst sneller geneigd om weer een aankoop bij je te doen. Dit is ook precies de reden waarom persoonlijk contact bij Flanderijn het uitgangspunt is in debiteurentrajecten. Met de juiste aanpak worden rekeningen uiteindelijk betaald, wordt klantretentie verhoogd en worden probleemschulden voorkomen.

afbeelding van Michel van Leeuwen

Michel van Leeuwen | Directeur & gerechtsdeurwaarder bij Flanderijn

Bekijk alle artikelen van Michel