Korte metten met de ontplofte inbox

Zo tem je een uitpuilende mailbox

Nikki Veerbeek
Bijna elke ondernemer ziet dagelijks met lede ogen aan hoe die al uitpuilende mailbox nog verder volstroomt. Even een paar mailtjes beantwoorden mondt zo uit in een dagtaak en dat terwijl je toch echt betere dingen te doen hebt dan een slaaf van je inbox zijn. Dat moet en dat kan effectiever. Baaz geeft advies hoe je korte metten maakt met die dubbele cijfers naast de letters Postvak IN, zonder dat het al je kostbare tijd opslokt.

Check je mail op vaste tijden

Als jouw job nadrukkelijk vereist dat je binnen luttele minuten op mails reageert, mag je dit advies in de wind slaan. Is dat niet het geval, stop dan met om de haverklap je email te checken. Je denkt dat het geen kwaad kan om 'heel eventjes' een blik te werpen, maar het kost ongemerkt veel meer tijd dan je voor ogen hebt. Open je mailprogramma alleen op bepaalde tijden en bedenk steeds van te voren hoelang je er aan wilt besteden. En vooral: houd je daar ook aan. Om aan verleidingen te ontsnappen, kan je de notificaties uitzetten. Zet sowieso (storende) geluidjes en piepjes niet aan.

Maak mapjes

Streef na dat er maar twee soorten mail in je inbox staan: ongeopende e-mails en mails die werk vereisen. De rest stop je in mapjes, uiteraard ingedeeld per categorie. Zo kun je iets ok eenvoudig weer opsporen.  Je kunt ook instellen dat nieuwe mailtjes automatisch in die mappen binnenkomen. 

Schrijf je uit bij onnodige mailingslijsten

Het lijkt misschien een fluitje van een cent om zo'n mailtje waar je al aan de titel kunt aflezen dat het niets is naar de prullenbak te verwijzen, maar reken maar eens uit wat dat op jaarbasis aan tijd kost. Daarnaast zie je daardoor een echt belangrijk bericht eerder over het hoofd. Ga er een keer goed voor zitten (neem er even de tijd voor!) en schrijf je uit bij alle onnodige mailingslijsten en nieuwsbrieven, vaak zijn dit er veel meer dan je denkt. 

Echt geen tijd? Neem een virtual assistent

Heb jij regelmatige het benauwde gevoel dat er niet genoeg uren in een dag zitten om alles te doen? Het is geen schande om een virtual assistent in te schakelen die je uit de brand helpt met je mailbox. Die kan niet alleen jouw mailbox ordenen en overzichtelijk houden, maar zelfs klanten namens jou beantwoorden. 

afbeelding van Nikki Veerbeek

Nikki Veerbeek | Redacteur

Bekijk alle artikelen van Nikki