Uit de auto, achter de pc

9. maart 2007 - 0:00

Door: Redactie Baaz

Lange reistijden, laatkomers, niet werkende beamers of verkeerd gereserveerde zaaltjes: buiten de deur vergaderen is lang niet altijd prettig. Teleconferencing is dan een hoofdpijnbesparend alternatief.

"Hoe teleconferencing u een hoop vergaderleed bespaart"

Het is koud en nog donker. Het regent. Met 30 kilometer per uur beweegt de file naar de afrit die u moet hebben. U zit al anderhalf uur in de auto maar gaat desondanks te laat komen. De rest waarschijnlijk ook, zonde van het zaaltje dat in het motel gereserveerd is. U vraagt zich af wat er nog meer mis zal gaan: de apparatuur is er niet, werkt niet of kan niet worden aangesloten; mensen zijn hun vergaderstukken vergeten; de zaal is te kort gereserveerd, de verwarming is stuk, enzovoorts. En na de vergadering moet u eerst nog drie kwartier terug. Als er geen file is.
Een heerlijk eenvoudige oplossing voor deze problemen is telefonisch vergaderen. Het gaat verder dan de voor de hand liggende besparing op kosten en reistijd. Telefonische vergaderingen blijken in de praktijk ook efficiënter en productiever te verlopen.

Telefonisch vergaderen

Vijf feiten over vergaderen

Zo’n 3 miljoen werknemers en zelfstandigen vergaderen wekelijks minimaal 1 uur.
Gemiddeld blijkt deze groep 6,5 uur per week te vergaderen en zijn daarvoor 3 uur onderweg.
Uitgaande van een werkweek van 35 uur, is dat een ruim een kwart van het totaal aantal werkuren.
Een fulltime manager reist gemiddeld 4,5 uur per week naar vergaderingen.
Vergader-reistijd kost Nederland 12 miljard euro per jaar

Bron: CBS | Interview/NSS

De basisdienst Telefonisch Vergaderen van KPN is bijzonder laagdrempelig. Met één belletje reserveert u een vergadermogelijkheid. Er is geen abonnement en er zijn geen eenmalige kosten, u betaalt alleen 15 cent per minuut per deelnemer (bovenop het gebruik van uw telefoon). Met een Conference Card is het niet nodig om te reserveren, maar daar zit een maandbedrag van € 15,- euro aan vast. Deelnemers kunnen zelf naar de vergadering bellen of bij aanvang worden gebeld. Voordeel van het laatste is dat u geen laatkomers heeft, maar u moet van te voren wel weten op welk nummer iemand te bereiken is.
Gedurende uw vergadering kunt u de hulp van een operator inroepen. Deze kan de vergadering bijvoorbeeld in subgroepen opdelen, die onderling verder vergaderen. Andere mogelijkheden zijn deelnemers in luisterstand plaatsen of extra deelnemers toevoegen. Neemt u de Executive Service af, dan krijgt u een persoonlijke operator, die desgewenst de rol van gespreksleider kan aannemen en kan helpen met het plannen van de vergadering. KPN kan een tolkendienst verzorgen of een transcriptie van de vergadering aanleveren. Wanneer er veel deelnemers zijn, is het handig om met vragenrondes te werken. Deelnemers met een vraag kunnen dat kenbaar maken met een toetscombinatie. Vervolgens nodigt de operator één voor één vragenstellers uit om hun vraag te stellen.