Het is niet verstandig van de een op de andere dag al het hard- en softwarebeheer uit te besteden. Zorg eerst voor een goede basis. Werkstations waar iedereen software op kan installeren, zijn slecht te beheren en dat zorgt voor hoge kosten. Hoe meer standaardisatie, hoe lager de kosten. Overweeg eerst uw automatisering op orde te brengen voordat u uitbesteedt. Het is tevens een leuke test om vast te stellen of de automatiseerder bij uw organisatie past.
Kosten
Definieer duidelijk wat onder beheer wordt verstaan en wat apart te factureren uren zijn. Is het vervangen van harde schijf een project of normaal beheer? Maak afspraken over de kosten van vervanging. Hardware gaat stuk en software veroudert. Leg duidelijk vast wie welke rekening betaalt.
Servicelevels
Maak afspraken over de gewenste niveaus van diensten. Dat vergt ook wat werk aan uw kant. Hoe lang kunt u werken zonder applicatie X of zonder printers bijvoorbeeld? Dienstverleners maken onderscheid tussen reactie- en oplostijden. Leg ook vast wat bijvoorbeeld 8 uur reactietijd betekent. Acht uur kantoortijd bij een storing die op maandag n minuut na vijf uur wordt gemeld, heeft tot gevolg dat er woensdag pas aan begonnen hoeft te worden. Leg alle belangrijke zaken als veiligheid en back-ups vast. Hoe lang kunt u terug in de tijd bijvoorbeeld? Leg ook vast hoe de dienst gemeten en beoordeeld wordt en wat de gevolgen zijn van ondermaatse prestaties.
Documentatie
Zorg ervoor dat u niet te afhankelijk wordt van uw dienstverlener. Zorg bijvoorbeeld voor een noodenvelop met wachtwoorden in de kluis en eis dat de documentatie bijgewerkt wordt. Een conflict of een dienstverlener die op de fles gaat, zorgt dan niet voor grote problemen.
De juiste dienstverlener
Ga niet over n nacht ijs bij het kiezen van een dienstverlener. Een-pitters zijn goedkoop, maar die worden ook ziek of gaan met vakantie. Begrijpt de dienstverlener uw business en weet hij hoe prioriteiten moeten worden gesteld? Is deze ook bereid om mee te delen in risicos door resultaatverantwoording of een vaste prijs? Kan de automatiseerder referenties tonen? Zit deze in de buurt zodat snel kan worden opgetreden bij calamiteiten?
