Zeeland kiest Unit4 ERPx voor digitale wendbaarheid

Nieuws & context: waarom deze stap nu

Met ruim 390.000 inwoners is Zeeland een regisseur in de maatschappelijke en economische ontwikkeling van Zuidwest-Nederland. Digitalisering is daarbij geen luxe project aan de zijlijn, maar een randvoorwaarde voor betrouwbaarheid en tempo: sneller rapporteren, aantoonbaar compliant zijn, medewerkers een gebruiksvriendelijke werkomgeving bieden en tegelijk meebewegen met veranderende wet- en regelgeving. In dat licht kiest de provincie voor Unit4 ERPx, een cloud-ERP die doorlopend wordt bijgewerkt en modulair is uit te breiden. 

De keuze is geen breuk met het verleden, maar juist een voortzetting. Zeeland werkt sinds 2004 met Unit4 en gebruikte de afgelopen jaren Unit4 Financials by Coda. De overstap naar ERPx markeert de volgende fase: wendbaarheid als standaard in plaats van periodieke grote upgrades. 

Britt Rijk, Team Leader Finance bij provincie Zeeland: “We hebben niet alleen naar functionaliteit gekeken, maar ook voortgebouwd op onze sterke samenwerking met Unit4. Unit4 kent onze organisatie en de dynamiek in de publieke sector. Het vertrouwen in de samenwerking, gecombineerd met hun expertise, gaf de doorslag.” 

Wilfried Teunissen, Sales Manager Public Sector bij Unit4: “Dat Zeeland voor ERPx kiest laat zien dat overheden inzetten op digitale wendbaarheid. ERPx voldoet aan de eisen van vandaag en maakt organisaties klaar voor morgen. Met onze publieke-sectorervaring ondersteunen we de provincie om efficiënter en flexibeler te werken.” 

Wat is Unit4 ERPx in 6 regels?

• Cloud-native ERP voor dienstverlenende organisaties (publiek, non-profit, onderwijs). 
• Bundelt finance, procurement en rapportage op één platform. 
• Vaste SaaS-updatecadans → minder technische schuld, sneller nieuwe functies. 
• Open integraties (API/connectoren) i.p.v. zwaar maatwerk. 
• Governance ingebouwd: rollen/rechten, logging en audittrail. 
• Gericht op gebruiksgemak en adoptie, niet alleen op features. 

Waarom ERPx? De logica achter de keuze

De doorslag kwam uit drie richtingen. Allereerst het SaaS-karakter: een cloud-platform dat continu levert – updates, beveiligingspatches en nieuwe functionaliteit – zonder de beheerlast van on-premises systemen. Daardoor verschuift focus van techniek naar procesverbetering en rapportage. 

Ten tweede flexibiliteit. ERPx is modulair op te bouwen en uit te breiden. Als beleid of regelgeving verandert, wil je processen kunnen bijstellen zonder maatwerkspaghetti. Configureren in plaats van coderen is hier de strategische winst. 

Ten derde domeinkennis. Publieke organisaties werken onder het vergrootglas van compliance, audit en verantwoording. Een leverancier die de sector kent, verkleint implementatierisico’s: autorisaties, audittrail en rapportage-templates zijn niet iets dat je er later bij programmeert, maar onderdeel van het ontwerp. 

Wat verandert er in de praktijk?

Voor medewerkers betekent de overstap dat zij vanuit één, consistente datalaag werken. Rapportages worden herhaalbaar en sneller, omdat de bouwstenen – grootboek, budgetten, inkoopdata – op dezelfde plek en volgens dezelfde spelregels beschikbaar zijn. De interface is web-gebaseerd en rolgericht: controllers zien andere schermen en acties dan budgethouders of inkopers. Dat klinkt klein, maar in adoptie doet het wonderen. Het systeem past zich aan de gebruiker aan, niet andersom. Met Unit4 ERPx krijgt die datalaag een centrale cloudbasis, zodat rapportages, autorisaties en wijzigingen gecentraliseerd beheerd worden.

Aan de IT-kant verandert vooral waar de energie naartoe gaat. Minder tijd naar versiebeheer en technische upgrades; meer tijd naar integraties en datakwaliteit. En die datakwaliteit is cruciaal. Een cloud-ERP versterkt wat je erin stopt. Door vooraf te schonen, te uniformeren en met testloads te controleren of rapportages identiek terugkomen, voorkom je dat oude issues meeverhuizen naar een nieuw platform. 

Compliance profiteert mee. Rollen en rechten worden centraal belegd, logging en audittrail zijn standaard beschikbaar en rapportages voor verantwoording zijn reproduceerbaar. Niet de ad-hoc Excel-bewerking bepaalt het verhaal, maar het proces. 

Wat bestuurders hiervan kunnen leren

De belangrijkste les is dat wendbaarheid zwaarder weegt dan de lengte van een featurelijst. De vraag is niet of een systeem vandaag een specifieke functie heeft, maar hoe snel het morgen kan meebewegen als de werkelijkheid verandert. SaaS-cadans, configuratiemogelijkheden en integratiestandaarden horen thuis in de KPI-set waarmee je zo’n beslissing beoordeelt. 

Een tweede les is dat TCO meer is dan licentiekosten. De winst van cloud-ERP zit in voorspelbaar beheer, kortere doorlooptijden voor wijzigingen en minder schaduw-Excel. Reken dus de verkorte releasecyclus en de productiviteitswinst van herhaalbare rapportages mee – daar zit het rendement. 

Derde les: change management is core-werk. Technologie kan veel, maar gedrag bepaalt het resultaat. Champions per proces, gerichte training en meetbare adoptie-indicatoren (bijvoorbeeld het aandeel rapportages dat uit het ERP komt) maken wendbaarheid concreet. 

Besliscriteria bij cloud-ERP (publieke sector)

• SaaS-cadans & releasebeleid (frequentie, voorspelbaarheid). 
• Integraties & data-uitwisseling (API’s/connectoren, dataportabiliteit). 
• Compliance & datalocatie (AVG, audit, logging). 
• Uitbreidbaarheid (configuratie vóór maatwerk). 
• TCO & resourcebeslag (beheer, upgrades, training). 
• Adoptie & gebruiksvriendelijkheid (rolgebaseerde schermen, support).

Zo ziet een verstandige transitie eruit

Een solide traject begint met een fit-gap: leg per proces de huidige werkwijze naast de standaard in ERPx en kies bewust wanneer je de standaard volgt, configureert of – alleen als het écht moet – maatwerk inzet. Daarna volgt datamigratie met duidelijke Definition of Done: mappingtabellen, testladingen, reconciliatie van balans en budgetten, en pas groen licht als de cijfers één op één overeenkomen. 

Rollen en rechten regel je niet aan het eind, maar aan het begin. Wie mag wat, en hoe wordt dat periodiek herzien? Zet naast de technische inrichting een adoptiepad klaar: rolgebaseerde training, een loket voor vragen in de hypercare-fase en korte verbetercycli waarin je het systeem laat meegroeien met feedback uit de lijn. 

Dit is geen big-bangproject dat na live-gang klaar is. Het is een doorlopende professionaliseringsslag waarin je elke sprint iets oplost of verbetert. Precies dáár zit het voordeel van SaaS: kleine stappen, snel renderend.  

Roadmap in 5 stappen

1. Fit-gap op finance/inkoop/rapportage (standaard > configureren > maatwerk). 
2. Datamigratie met DoD (mapping, testloads, 100% reconciliatie). 
3. Rollen & rechten + audit/logging (met periodieke access-review). 
4. Training & adoptie (champions per proces, meetbare adoptie-KPI’s) 
5. Go-live, hypercare en iteratieve verbeteringen (korte sprints). 

Veelvoorkomende valkuilen (en hoe Zeeland ze voorkomt) 

• Te veel maatwerk → houd je aan de standaard; configureer en integreer eerst. 
• Data zonder DoD → migreer niet zonder reconciliatiecriteria. 
• Techniek > mens → plan adoptie en zet champions in de lijn. 
• One-shot livegang → werk iteratief; kleine stappen leveren sneller waarde. 

Wat is Unit4 ERPx in één alinea?

Unit4 ERPx is de cloud-ERP-oplossing van Unit4 voor dienstverlenende organisaties, waaronder overheden en non-profits. Het platform bundelt finance, inkoop en rapportage op een cloud-native basis, met een vaste update-cadans en open integraties. Uitbreiden gebeurt primair via configuratie en connectors, niet met zwaar maatwerk, en governance is ingebouwd via rolgebaseerde autorisatie, logging en audittrail. Het doel: een systeem dat meebeweegt en gebruikers niet in de weg zit. 

Waarom dit ook voor ondernemers relevant is

Hoewel Zeeland een publieke organisatie is, zijn de onderliggende keuzes universeel. SaaS voor snelheid, open integraties om lock-in te vermijden, datakwaliteit vóór live-gang, en adoptie als doorslaggevende succesfactor – dat is net zo goed de blauwdruk voor een mkb-bedrijf dat zijn backoffice wil moderniseren. Daarbij helpt een langdurige relatie met een leverancier niet alleen om sneller te beslissen, maar ook om risico’s beter te beheersen, zolang je blijf toetsen op flexibiliteit en transparantie. 

Slot

De overstap van Zeeland naar Unit4 ERPx is geen hype-volgorde, maar een strategische bocht: van periodiek bijwerken naar structureel wendbaar werken. Door te kiezen voor een cloud-ERP met voorspelbare updates, uitbreidbaarheid en een partner die de publieke context begrijpt, legt de provincie een fundament dat vandaag presteert en morgen meebeweegt. Voor bestuurders – publiek én privaat – is dat de essentie van digitale continuïteit.