Voorbeeld factuur: alles wat je moet weten

Ruben den Boer
Of je nu een zzp’er bent of een eigen MKB hebt, je zult waarschijnlijk facturen moeten opstellen. Het kan echter lastig en intimiderend zijn om je eerste factuur op te stellen. Hoe moet de vormgeving eruit zien? Welke gegevens zijn verplicht? Hoe specifiek moet de factuur zijn? Wij behandelen alles wat je moet weten aan de hand van een voorbeeld factuur.

Een factuur is niets anders dan een document dat een betalingsverplichting van een klant aan een leverancier weergeeft. Dit is een ruim begrip en facturen zijn er dan ook in alle soorten en maten. Van loodgieters die hun verdiensten per uur verrekenen tot leveranciers die hun producten per stuk verkopen en alles daar tussenin, zoals een automonteur. Facturen kun dus enorm uiteenlopen, maar er zijn enkele verplichte onderdelen en gegevens die je op elke legitieme factuur tegen zult komen. We kijken als voorbeeld naar onderstaande factuur:

Factuureisen 

Op de site van de belastingdienst vind je een lijst met eisen waar elke factuur aan moet voldoen. Zo moet u uw volledige naam en adres en die van uw afnemer vermelden. Let op, want u moet hier de juridische naam vermelden, bijvoorbeeld de naam van uw onderneming. Het is echter belangrijk dat de naam klopt met het adres en woonplaats zoals deze geregistreerd staan bij de KvK.

Daarnaast bent u verplicht uw btw- en KvK-nummer en de datum waarop de factuur is uitgereikt te vermelden op de factuur. Ook een opeenvolgend nummer is een verplicht onderdeel van onze voorbeeld factuur. Hoe je dit vormgeeft is aan jou, je kunt beginnen met 00001, met AA-00-01, of zoals wij hebben gedaan met 20190001. 

Een factuur moet uiteraard ook weergeven waar voor betaald wordt en hoeveel er betaald dient te worden. Het is dan ook verplicht om de aard van de goederen of diensten die je levert te omschrijven, de datum waarop de goederen of dienst is verleend te vermelden en de hoeveelheid goederen of omvang van de dienst te beschrijven. Tenslotte vermeldt je het bedrag wat je in rekening brengt inclusief en exclusief btw. Voor de exacte eisen kun je terecht op de site van de belastingdienst.

Vormgeving

Het lijkt misschien op een lange lijst met eisen, maar elke ondernemer krijgt ook de vrijheid om zijn factuur zich eigen te maken. Dat is maar goed ook, want een factuur is een (belangrijk) moment van klantcontact. Waarom zou je dit moment dan niet gebruiken om indruk te maken? Zorg daarom voor een mooie, overzichtelijke en professionele factuur. Zorg er daarnaast voor dat je factuur herkenbaar is, bijvoorbeeld door het logo van je bedrijf toe te voegen, of hetzelfde lettertype te gebruiken. 

LEES OOK: Zo worden je facturen sneller betaald

Factuur template

Bent u zelf geen grafische vormgever? Dan hoef je gelukkig geen professional in te schakelen. Er zijn online veel verschillende templates te vinden van facturen die je direct kunt invullen. Zelfs programma’s zoals Word of Google Spreadsheets bieden volledig gratis templates aan voor facturen. Iedereen kan dus met een mooie, correcte factuur op de proppen komen. 

Voorbeeld factuur

Hieronder vind je nog een keer onze voorbeeld factuur. Houd dit aan als leidraad, maar wees absoluut niet bang om je eigen aanpassingen te maken. Blijf echter wel altijd opletten dat je aan de eisen van de belastingdienst  voldoet. Een incorrecte factuur ziet er niet alleen onprofessioneel uit, maar kan ook leiden tot (onbewuste) fraude.

afbeelding van Ruben den Boer

Ruben den Boer | Redacteur

Bekijk alle artikelen van Ruben