Vijf redenen voor urenregistratie

MKB
Redactie Baaz
Een volle inbox, twee calls, even een collega updaten, snel dat rapport lezen en dan weer in de auto naar een afspraak. Dat je dagen tot de nok toe gevuld zijn spreekt voor zich, maar weet jij exact waarmee?

Ondernemers werken gemiddeld zestig uur per week, niet alleen op kantoor, maar ook thuis en in het weekend. De ene werkweek gaat vloeiend over in de ander. Zonder duidelijk begin of eind van de werkweek of werkdag, is het lastig te bepalen wat je hebt gedaan om je doelen te bereiken. Is het überhaupt rendabel om zoveel te werken? Door inzicht te krijgen in je uren en werkdagen, kun je meer uit je werkzaamheden halen en je richten op zaken die er toe doen: klanten binnenhalen.

Er zijn lijstjes met redenen om je uren niet bij te houden: het kost tijd, niemand lijkt er naar te kijken, het is een rotklus voor het team, de focus moet op kwaliteit liggen, een urenregistratietool kost geld, er is geen vertrouwen in elkaar maar controle op de werkvloer… Wij kiezen liever voor de positieve benadering: een pleidooi voor urenregistratie.

1. Geen urenvreters maar focus

Wanneer jij en je team de gewerkte uren nauwkeurig bijhouden is er altijd een overzicht in welke werkzaamheden geld opbrengen en welke niet. Je hoeft dit maar vier weken te doen en dan kun je al concluderen welke activiteiten de zogenaamde ‘urenvreters’ zijn die je wellicht kunt optimaliseren. Ook krijg jij als ondernemer of manager inzicht in de uren van je team. Je ziet precies waar zij hun uren aan besteden. Dit kan interessante inzichten opleveren! Wellicht wil jij helemaal niet dat ze veel tijd besteden aan het maken van een wekelijkse update. Als ze daar toch twee uur mee bezig zijn, is het misschien de moeite waard om hen te helpen en ondersteunen door gezamenlijk de prioriteiten te bespreken.

2. Precieze projecturen en offertes

Geen idee waar jij en je team iedere week veertig uur mee vullen? Ja, met werk natuurlijk, maar hoe precies? Gaat het overgrote deel op aan plannen, aan de uitvoering of evaluatie? Hoeveel tijd zit je in meetings, met of zonder de klant? Op basis van een goede urenregistratie leer je hoe projecturen ingevuld worden en dat geeft jou nuttige informatie voor de toekomst. Met deze inzichten kun je namelijk heel nauwkeurige offertes opstellen.

3. Inzicht in de workload

Een van de grootste voordelen van urenregistratie is inzicht in de werkdruk van je team. Stel, er klopt nu een nieuwe klant aan met de vraag of jullie hem van dienst kunnen zijn. Heb jij dan nog mankracht over om zijn project aan te nemen? Er zijn veel managers, team leads of andere leidinggevenden die dat niet weten en uiteindelijk zestig uur per week werken omdat ze het project wel op tijd op moeten leveren. Zouden jij en je team een gedegen urenregistratie hebben, dan zie je direct of er medewerkers zijn die uren over hebben of bepaalde werkzaamheden kunnen laten vallen om dit project op te pakken.

4. Gemakkelijk tussentijds factureren

Een moderne systeem voor urenregistratie toont alle taken en mijlpalen van een project die al in de agenda’s van consultants - of externen - zijn ingepland, nog gepland moeten worden of al zijn afgerond. Gekoppeld aan een facturatiesysteem wordt tussentijds facturen versturen, op basis van afgeronde taken, periodes of tijd, heel eenvoudig. Automatische betalingsherinneringen bevorderen bovendien de snelheid waarmee je klanten betalen.

5. Transparantie naar je klant

Onafhankelijk van hoe je factureert, biedt urenregistratie jouw klanten net dat extra stukje transparantie, dankzij gedetailleerde rapporten. Kies je bewust voor projecten met een scherpe vaste prijs om klanten langer aan jou te binden? Dan kan je perfect aantonen hoeveel gepresteerde uren je niet hebt gefactureerd. Reken je liever tot op de minuut door? Dan kan je ook haarfijn bewijzen wat je hebt gepresteerd. Handig bij (nieuwe) contractonderhandelingen.

Uren registreren en factureren met Teamleader

Teamleader, dé online tool voor het mkb, koppelt CRM aan de meest gebruiksvriendelijke urenregistratie, een handige projecttool en facturatie-in-één-klik. Je kan op vier manieren uren registreren in Teamleader:
 

  1. Op basis van tijdsblokken in je agenda
  2. Op basis van blanco time sheets
  3. Start/stop-urenregistratie vanuit je browser
  4. Met de mobiele app (handmatig én start/stop)

Uren registreren en factureren wordt je zo wel heel makkelijk gemaakt! Bovendien krijg je inzicht in de kosten en baten van je projecten en je bedrijfsprocessen, en bespaar je er veel tijd en geld mee. Je kunt Teamleader 14 dagen gratis testen om te bekijken welke toegevoegde waarde het heeft voor jouw bedrijf.

afbeelding van Redactie Baaz

Redactie Baaz | Redactie

Bekijk alle artikelen van Redactie