Van factuur tot betaling: het belang van professioneel accounts receivable management voor je onderneming

Accounts receivable management

Het binnenhalen van klanten is daarmee dus letterlijk van levensbelang voor je bedrijf. Het leveren van goede producten en diensten is een belangrijke volgende stap. Daarmee zorg je er met een beetje mazzel voor dat je de klanten die je gewonnen hebt ook behoudt. Bij dit alles komt veel kijken. Maar het is voor niets als je klant uiteindelijk niet betaalt. Of je het nu leuk vindt of niet, als een klant niet betaalt dan ligt vervolgens de bal bij jou. Jij dient ervoor te zorgen dat je klant betaalt. Dit heet in goed Engels (en tegenwoordig ook in toenemende mate in goed Nederlands) ‘accounts receivable management’. Zonder goed accounts receivable management is al je werk voor niets geweest.

Het innen van openstaande facturen (accounts receivable management dus) is een sterk onderschat aspect van de bedrijfsvoering. Als je op basis van vertrouwen samenwerkt, dan ga je ervan uit dat je als je niet op tijd betaalt krijgt, je alleen maar even hoeft te bellen. Of bij wijze van spreken alleen even hoeft te appen wanneer je de betaling kunt verwachten. Als je dat vertrouwen voelt, is het heel natuurlijk om te verwachten dat dit altijd zo zal blijven. Juist dat vertrouwen kan ontzettend verraderlijk blijken.

Daarmee is accounts receivable een van de meest belangrijke onderdeel van je financiële beheer. En je financiële beheer bepaalt uiteindelijk of je winst of verlies maakt. Of je door kunt of dat je de boel moet sluiten. Met andere woorden: accounts receivable management heeft een grote invloed op de liquiditeit (de cashflow, je werkkapitaal) en de algehele financiële gezondheid van je bedrijf. Het is in principe altijd iets wat je op orde dient te hebben als ondernemer. Maar hoe slechter de economie wordt, hoe belangrijker of het wordt. Wanneer de economische groei terugvalt, schieten de betalingstermijnen vaak omhoog, daarmee valt je cashflow terug. Bovendien kost het je meer tijd en dus ook geld om het geld dat in principe van jou is (alleen wat dus niet op je bankrekening staat) te innen. Het goed aanpakken van je accounts receivable management hierbij erg belangrijk.

Hoe je met accounts receivable management financiële risico’s kunt beperken

Het goed aanpakken van je accounts receivable management begint al bij de verkoop van je producten en diensten. Ondernemers die klanten vragen om meteen te betalen hebben in de regel geen last van al te veel problemen op dit vlak. Als jij direct aan eindconsumenten verkoopt, is dit vaak wel mogelijk. Maar ook hier geldt dat er uitzonderingen zijn. Als je bij een klant een keuken komt inbouwen, dan doet de klant misschien een aanbetaling, maar de rest volgt pas als de keuken erin zit. Het is dus erg afhankelijk van de branche en het type product of dienst en van de opdrachtgevers of het vooraf laten betalen voor jou tot de mogelijkheden behoort. 

Als je een contract tekent of zonder contract te tekenen afspraken maakt omtrent de levering van een product of dienst, dan kun je ook meteen bespreken hoe de betaling plaats zal vinden. Als een bestelling bijvoorbeeld uit meerdere producten of diensten bestaat, dan kun je bespreken of je alles in een keer factureert of dat je klant je per onderdeel betaalt. Je kunt dan ook afspraken maken omtrent de betaaltermijn en hoe de betaling plaatsvindt. Zeker bij grensoverschrijdende leveringen kunnen er extra complicerende factoren zijn. Zit je klant bijvoorbeeld in de VS gevestigd, dan doe je er wellicht goed aan om af te spreken wat je doet als de wisselkoers verandert. Hou je dan euro’s of dollars aan? Of wat doe je als je klant in bijvoorbeeld in India zit, waar ze helemaal geen IBAN-rekeningnummers gebruiken? Sta je dan toe dat ze je via bijvoorbeeld PayPal betalen? 

Het maken van goed afspraken over al dit soort zaken kan heel veel problemen voorkomen wanneer je het product of dienst geleverd hebt. Zo weten zowel jij als je klant waar jullie beide aan toe zijn. Het helpt jullie allebei om de risico’s te beheersen. Hoewel veel mensen te goeder trouw zijn, is het maken van goede afspraken is in sommige gevallen niet voldoende. Het is ook belangrijk om openstaande posten actief te monitoren. En zie je dat iemand niet betaalt, dan is het belangrijk om snel herinneringen uit te sturen. Ondernemers die dit professioneel aanpakken, lopen minder kans op wanbetalingen. En bij wanbetalingen lopen ze minder risico op een totaal uitblijven van de betaling. Zo beperk je dus je financiële risico’s met proactief accounts receivable management.

Een uitdaging hierbij is hoe je deze dingen op een manier kunt doen waarbij je je eigen financiële uitkomsten maximaliseert en tegelijkertijd de risico’s op schade aan de klantrelatie minimaliseert. Want je wilt je klant niet kwijtraken natuurlijk. Als iets slecht is voor je financiën is dat het wel. Dus hoe zorg je ervoor dat je assertief bent, maar niet als dusdanig brutaal wordt ervaren dat een klant geen zin heeft om zaken met je te blijven doen? Het kan een goed uitgangspunt om er begrip voor te hebben dat jouw klant in een vergelijkbare positie zit als jij. Jij wil snel betaald worden zodat jij je rekeningen kunt betalen. En je klant zit misschien zelf ook op klanten te wachten die hem of haar moeten betalen, voordat dat geld richting jou kan. Als je echter te veel van het begrip uitgaat, dan kun je je ook kwetsbaar maken. Mensen kunnen misbruik maken van jouw goedheid. Het vinden van een juiste balans hierin kan een behoorlijke uitdaging zijn.

Toch is het belangrijk om te weten dat een goede klantrelatie op langere termijn veel meer waard kan zijn dan het forceren van een snelle betaling op de korte termijn. Vaak is het daarom goed om voorzichtig te zijn en uit te gaan van het goede in de mens tot het tegendeel bewezen is. En voorkomen is beter dan genezen. Als je al in een beginstadium afspraken kunt maken over bijvoorbeeld een betaling per geleverd onderdeel in plaats van een grote betaling aan het einde van de rit, dan verminder je het risico dat je loopt ook al behoorlijk.

Voor veel klanten zal dit al een heel stuk helpen. Maar er is natuurlijk altijd een minderheid die het voor de rest verpest. Er zijn klanten die het er om doen om wel de vruchten van jouw werk te plukken maar niet willen betalen. En er zijn gewoon klanten die een verkeerde inschatting hebben gemaakt: ze dachten je misschien wel te kunnen betalen, maar financieel kon het allemaal niet uit wat ze in gedachte hadden. Oftewel: er zijn klanten waarmee je - ondanks de goede voorzorgsmaatregelen om problemen te voorkomen van jouw kant - toch in moeilijk vaarwater terecht komt.

Je kunt dan natuurlijk dit dossier bij een medewerker van je neerleggen. En je vraagt je medewerker om iedere week te bellen. En nemen ze niet op, dan stuur je mails, brieven, aangetekende brieven - you name it. Puntje bij paaltje gaat dit misschien niet zoveel uithalen. Misschien maakt het nog wat uit als je medewerker toevallig een juridische opleiding heeft genoten. Maar op een gegeven moment ga je zelf niet zoveel meer kunnen bereiken met een medewerker.

Op dat moment kun je ervoor kiezen om een accounts receivable management agency in te schakelen. Er zijn allerlei accounts receivable management agencies. Een goede eerste vraag om jezelf te stellen is of je eindklanten vooral particulieren of zakelijke klanten zijn. Dit zijn hele verschillende onderdelen van de accounts receivable management-markt met elk een heel andere dynamiek. De particuliere kant van de accounts receivable management-markt ken je waarschijnlijk wel. Dit zijn de incassobureaus waar je een brief van op de mat of in je postvakje vindt wanneer je een keer een betaling over het hoofd hebt gezien.

De zakelijke kant van de markt heeft een heel andere dynamiek. Bij B2B (business-to-business) accounts receivable management agencies gaat het in de eerste plaats vaak om veel grotere bedragen. Bij particuliere incassobureaus gaat het vaak om tientjes of om honderden euro’s. Bij B2B accounts receivable management bureaus gaat het vaak om duizenden of tientallen duizenden euro’s (en soms zelfs om grotere bedragen). Dat zijn bedragen die gelijk staan aan wat je je medewerkers betaalt voor maanden of jaren aan werk.

Veel vaker dan bij particuilere vorderingen gaat het bij B2B accounts receivable management agencies ook om grensoverschrijdende inningen. Hoewel je als particulier natuurlijk ook bij een buitenlandse partij iets kunt inkopen, leidt dit niet zo vaak tot onbetaalde facturen. Veel bedrijven streven echter actief buitenlandse exports na. Of zelfs expansie door middel van een partnernetwerk of eigen kantoren in andere landen. Dit betekent dat het innen van facturen ook een stuk lastiger wordt ineens. Want wat als jouw klant in Italië zit en alleen Italiaans spreekt? Of nog lastiger: als deze in China zit en alleen Mandarijn spreekt en niet eens over een IBAN-rekeningnummer beschikt?

Veel ondernemers wenden zich in dit soort situaties tot B2B accounts receivable management agencies. Er zijn vele van dit soort bureaus in allerlei groottes, met tal van specialisaties en afkomstig uit tal van landen. Een van de meest bekende B2B accounts receivable management agencies ter wereld komt uit Nederland: Atradius Collections. Atradius is een grote financiële multinational met dus ook een accounts receivable management-tak. Maar er zijn ook een aantal grote spelers uit andere landen, zowel uit Westerse landen als ook een paar Aziatische spelers.

Naast grote partijen als Atradius zijn er ook een groot aantal kleinere spelers op de B2B accounts receivable management-markt actief. Dit zijn bedrijven die op zich ook weer variëren in grootte. Dit kan uiteenlopen tot MKB-spelers die zich richten op andere klanten in het MKB-segment tot eenpitters die een mooie website hebben gebouwd.

Afhankelijk van wat je nodig hebt kunnen elk van deze partijen prima zijn. Zeker voor binnenlandse vorderingen zijn aspecten die belangrijk zijn om naar te kijken onder andere de specialisatie van het accounts receivable management-bureau (hebben ze bijvoorbeeld wel eens vergelijkbare cases behandeld?). Je doet er ook altijd goed aan om reviews te lezen: kijk hierbij naast het aantal sterren ook naar wat mensen inhoudelijk over de bureaus zeggen. En je doet er goed aan om voorbij de reviews op Google te kijken en ook bijvoorbeeld eens een site als Trustpilot te raadplegen. 

Waar het grensoverschrijdende vorderingen betreft, wordt het verhaal vaak wat complexer. Zoals eerder gezegd is taal hierbij een belangrijke factor. Als je met een debiteur die geen Engels of Nederlands spreekt gewoon in zijn eigen taal een gesprek kan voeren, dan kun je waarschijnlijk veel constructiever te werk gaan. Er is een goede kans dat je hiermee de noodzaak tot het nemen van juridische stappen kunt afwenden. En zijn juridische stappen tegen die bijvoorbeeld Italiaanse of Chinese klant echt wat je wilt?

Bij grotere accounts receivable management-bureaus zoals Atradius Collections hebben ze mensen in dienst die niet alleen de taal spreken, maar die ook bekend zijn met de wetgeving van andere landen. Zeker Atradius heeft in vele andere landen zelf ook kantoren, dus dan kan iemand vanuit het land zelf met je debiteur contact opnemen. Dit is bijvoorbeeld onder andere van meerwaarde als je met tijdsverschillen te maken hebt. Maar ook als je debiteur merkt dat ze iemand uit hun eigen land aan de telefoon hebben die misschien met een paar kleine opmerkingen laat merken de wetgeving in dat land te kennen, dan maak je een heel andere indruk dan als je zelf vanuit Nederland probeert te bellen (of een accounts receivable management-bureau dit vanuit Nederland probeert te laten doen). Dit is een van de kwalitatieve zaken waaraan je merkt waarom bedrijven als Atradius schaalvoordelen genieten in de accounts receivable management-markt.

Debiteurenbeheer software

Naast het menselijke aspect, kan de techniek je ook helpen bij het innen van vorderingen Want hoe goed je het misschien met de hand allemaal doet (en laten we wel wezen: het nauwkeurig en vlot bijhouden van vorderingen is op zich al een hele uitdaging), menselijke arbeid kost veel. Als jij een uur hiermee bezig bent, dan is dit een uur die je niet bezig bent geweest met andere zaken. En jouw uurloon zal niet laag zijn als je een eigen bedrijf runt.

Het goede nieuws is dus dat debiteurenbeheer software je kan helpen. Je hoeft niet constant zelf in de gaten te houden of iemand al betaald heeft. Dat doet een goed debiteurenbeheer software pakket voor jou. En je hoeft niet zelf met de hand mails te versturen om klanten eraan te herinneren dat ze nog moeten betalen. Dat doet debiteurenbeheer software voor jou.

Al die tijd die je hiermee kunt besparen, verhoogt jouw productiviteit. Natuurlijk komt dit ook met een prijskaartje, maar als je een goed product kiest dan zijn de productiviteitswinsten groter dan de kosten van het product. Hierbij is het wel opletten geblazen dat je niet een product kiest zoals HighRadius, Gaviti of Onguard waarbij er geen prijs op de website staat. Er zijn ook een aantal softwarepakketten die veel features kennen, wat vaak ook dingen zijn waar je voor betaalt. Voorbeelden hiervan zijn Quadient AR en Invoiced. Voor grote organisaties kunnen dit soort features zich terugbetalen.

Voor kleinere organisaties kan het echter lonen om een softwarepakket zoals Credit-IQ of Hiver te nemen dat alle basisfeatures die de duurdere pakketten ook geniet, maar niet zulke hoge prijzen kent. Hierbij dient ook te worden vermeld dat producten zoals Hiver vaak kosten per gebruiker in rekening brengen. Credit-IQ doet dit niet. Heb je dus een aantal medewerkers die zich fulltime met financiën bezighouden, dan kom je op een heel ander kostenplaatje uit dan als je mensen hebt die financiën een stuk erbij doen als onderdeel van hun functie. Zeker in dat laatste geval zal Credit-IQ een stuk goedkoper uitvallen.

Een belangrijk onderscheid tussen Hiver en andere softwarepakketten is dat Hiver sterk leunt op integratie binnen de Gmail- en/of Outlook-platforms. Pakketten als Credit-IQ bieden ook de mogelijkheid om makkelijk aan andere platforms gekoppeld te worden, maar ze fungeren meer als softwarepakket dat onafhankelijk van andere software draait. Hierbij is het een kwestie van hoe je werkt wat handig voor je is. Als Outlook of Gmail de belangrijkste software is die je gebruikt, omdat je bijvoorbeeld een groot deel van de dag aan het corresponderen bent met klanten of leveranciers, dan kan Hiver een goede oplossing hebben. Ziet jouw softwareomgeving er anders uit, dan zijn softwareoplossingen als  Credit-IQ waarschijnlijk een betere keuze.

Welke software je ook kiest, het automatisch versturen van betalingsherinneringen en aanmaningen bespaart de meeste organisaties veel tijd. Of dit nu een grote of een kleine organisatie betreft. Veel softwaretools, waaronder Credit-IQ en duurdere pakketten zoals Invoiced en Quadient AR, bieden features waarmee je direct inzicht krijgt in welke facturen betaald zijn en welke nog open staan. Je kunt analyses inzien waarmee je een idee krijgt van welke risico’s je loopt en hoe betaalgedrag zich ontwikkelt. Veel software bieden de mogelijkheid om zelfstandig data te analyseren. Daarmee kan sommige software onder andere betalingsachterstanden al vroeg signaleren. Al deze zaken besparen je als ondernemer tijd en vergroten je cashflow.

 

From Invoice to Payment: Why Professional Accounts Receivable Management Matters for Your Business

Do you run a business of your own? Or do you dream of setting one up? Any businessman or woman knows that entrepreneurship means you deal with countless challenges. A lot of the things you face as an entrepreneur revolve around money. Cause, after all, without incoming payments, your business can’t survive. It’s that simple. That’s where accounts receivable management comes in. Accounts receivable management is the process of making sure your clients pay their invoices. Cause when you do deliver the products or services but do not get paid or them, then at the end of the day you lose money and time which you get nothing in return for.

Accounts Receivable Management

Any entrepreneur knows the importance of having new customers come in. And bringing in new clients is a great thing. After that comes the importance of delivering quality. If your products and services are good, then you may retain the customer. Besides the acquisition of new customers, the retention of customers is just as important. But if your customers don’t pay, none of that matters. You have to make sure you get paid. It may seem unfair, but as a business owner, it is your responsibility to make sure your customers pay you. This is where accounts receivable management comes in. It ensures that your hard work pays off-both metaphorically and literally.

It is a sad fact that many businesses underestimate the importance of accounts receivable management. Oftentimes, they do do it, but it isn’t structured sufficiently. Or they take too passive of an approach. And there is the factor of trust. Especially when you have known a customer of yours for quite some time, you don’t expect them to let you down when it comes down to paying you. Unfortunately, trusting your clients to pay on time is a reason why people often do not take adequate precautions against these types of unfortunate events from occuring. This holds especially true during economic downturns. When the economy gets worse, payment delays tend to go up increase. The cash flow tends to go down. And accounts receivable management efforts that seek to collect funds tend to become more time-consuming and costly in nature.

Preventing Risk with Smart Accounts Receivable Management

When you get Accounts Receivable Management right, you start well before the first invoice gets sent out. Some companies don’t even need to concern themselves with Accounts Receivable Management. If you can convince your customers to pay right on the spot as they place their order, then there is nothing to worry about. This of course is not a possibility for every business, but it can be something that is worth considering.

When putting a contract onto paper or when negotiating over the terms, it's a good idea to discuss a number of things: these things include the payment term, whether you the customer has to pay in full or in parts, and in what ways they can pay. In some countries, like the U.S. and India, for example, they don’t use IBAN numbers. This means you may have to resort to PayPal. Or if you do choose to go through your regular bank, you may have to pay a fee for the transaction. These are things you may want to discuss in advance.

Clear agreements help avoid misunderstandings. It can also reduce the financial risk you run as an entrepenreur. The monitoring of unpaid invoices is just as critical. Sending out reminders in an early stage and then consistently and speedily folloinwg up on them can help lower the risk of non-payment. It can therefore help improve your overall cash-flow.

Balancing Firmness with Customer Relationships

When you set out to manage invoices that are overdue, this requires striking a careful balance. On the one hand you wanna be assertive, but at the same time you want to avoid unnecessary damage to your client relationships. While you’re trying to understand a client’s financial situation, this can help. But too lenient of an attitude opens the door to people taking advantage of your friendly attitude. Therefore, a structured and yet empathetic approach usually is the best way to go. How to exactly strike that balance remains a difficult challenge.