De slimme werkplek: printbeheer verhoogt de efficiëntie en veiligheid

Een ongestructureerd printerpark, met verschillende modellen en merken verspreid over de afdelingen, leidt vaak tot verborgen kosten en frustraties. Denk aan hoge inkoopkosten voor diverse toners, tijdverlies door storingen en een gebrek aan overzicht over het daadwerkelijke verbruik. Dit is waar een strategische visie op printen het verschil maakt.

Meer dan alleen een printer op de hoek van het bureau

De verschuiving van individuele desktop printers naar een gecentraliseerd, multifunctioneel apparaat is een eerste stap naar meer efficiëntie. Deze moderne machines bieden niet alleen hogere snelheden en betere kwaliteit, maar fungeren ook als een centrale hub voor scannen, kopiëren en digitaal documentbeheer. Ze zijn ontworpen voor intensief gebruik, wat resulteert in een lagere kostprijs per afdruk en minder onderhoud.

Door te kiezen voor een professionele printer kantoor kunnen medewerkers gebruikmaken van geavanceerde functies. Denk aan beveiligd printen, waarbij een document pas wordt afgedrukt na identificatie met een pasje of code. Dit voorkomt dat vertrouwelijke informatie onbeheerd in de printbak belandt, een belangrijk aandachtspunt in het kader van de AVG-wetgeving.

Kostenbesparing en duurzaamheid

Een doordachte printstrategie levert niet alleen financiële voordelen op, maar draagt ook bij aan de duurzaamheidsdoelstellingen van een organisatie. Modern printbeheer biedt concrete handvatten om de ecologische voetafdruk te verkleinen. Het optimaliseren van de printomgeving leidt tot significante verbeteringen op meerdere vlakken.

• Minder papier- en tonerverbruik door bewustwording en het instellen van dubbelzijdig printen als standaard.
• Energiezuinige apparaten die in de slaapstand aanzienlijk minder stroom verbruiken.
• Inzicht in printgedrag via rapportages, wat helpt om verspilling te identificeren en gericht te optimaliseren.
• Minder onnodige afdrukken dankzij 'follow-me' functionaliteit, waarbij printopdrachten pas op een gekozen printer worden vrijgegeven.

De strategische waarde van professioneel printbeheer

Voor veel mkb-bedrijven is het beheren van de printomgeving een tijdrovende taak die afleidt van de kernactiviteiten. Het uitbesteden van printbeheer is daarom een logische stap naar een professionelere en efficiëntere bedrijfsvoering.

Door gebruik te maken van beheerde print services wordt het volledige beheer overgedragen aan een gespecialiseerde partner. Deze partij zorgt voor proactief onderhoud, automatische levering van verbruiksartikelen en continue monitoring van de systemen. Dit garandeert een maximale beschikbaarheid van de apparatuur en ontzorgt de organisatie volledig.

Van operationele last naar strategisch voordeel

De echte winst van uitbesteding zit in de strategische voordelen. Een externe specialist brengt expertise in huis op het gebied van documentbeveiliging en procesoptimalisatie. Ze helpen niet alleen bij het beveiligen van de printers zelf, maar kunnen ook adviseren over het digitaliseren van documentstromen. Zo wordt printbeheer een integraal onderdeel van de bredere digitaliseringsstrategie, wat leidt tot een efficiënter en veiliger documentbeheer in de hele organisatie.

Klaar voor de volgende stap in kantoorefficiëntie

Slim printbeheer is veel meer dan alleen het aanschaffen van een nieuwe printer. Het is een strategische keuze die direct bijdraagt aan lagere kosten, een hogere productiviteit en betere informatiebeveiliging. Door het printproces niet als een noodzakelijk kwaad te zien, maar als een kans voor optimalisatie, kunnen bedrijven een belangrijke stap zetten naar een modernere en efficiëntere werkplek.

Neem je huidige printomgeving eens kritisch onder de loep. Is er overzicht? Weet je wat de daadwerkelijke kosten zijn? En is de vertrouwelijkheid van je documenten gewaarborgd? Het antwoord op deze vragen kan het startpunt zijn voor een aanzienlijke verbetering van je bedrijfsvoering.