Btw-aangifte: 7 tips voor startende ondernemers

Beeld: Designed by pch.vector / Freepik

Voor de meeste ondernemers doen vier keer per jaar btw-aangifte. Er zijn tijdvakken van een maand, een kwartaal en een heel jaar, maar voor het gemak en omdat het als standaard gezien kan worden, gaan we uit van die middelste. Dus, vier keer per jaar belandt die brief op de mat. Hoe bereid je je daar nou goed op voor? Let's start at the beginning.

1. Weet wanneer je aangifte moet doen

Het jaar is heel makkelijk in vieren te delen; 12 maanden gedeeld door 4 is 3 en 52 weken gedeeld door 4 is 13. Superhandig dus dat je al weet dat de btw-aangifte elk kwartaal is. De aangifte moet altijd vóór het einde van de maand na afloop van het kwartaal ingeleverd zijn. Voor Q1 moet je dus uiterlijk op 30 april je aangifte indienen én betalen, Q2 vóór 31 juli, enzovoort. Mis je de deadline? Dan riskeer je een boete en rente. Zet de deadlines dus vroegtijdig in je agenda en stel herinneringen in.

2. Zorg voor een goede boekhouding vanaf dag één

Btw-aangifte wordt pas lastig als je administratie rommelig is. Zorg daarom vanaf de start voor overzicht: registreer alle inkomende en uitgaande facturen, bewaar bonnetjes en categoriseer btw-bedragen correct (hoog, laag of 0%). Hoe consistenter je dat doet, hoe sneller je aan het einde van het kwartaal je aangifte kunt afronden.

3. Maak gebruik van boekhoudsoftware

Handmatig rekenen met Excel is niet alleen foutgevoelig, maar ook onnodig tijdrovend. Er zijn talloze boekhoudtools die specifiek zijn ontwikkeld voor zzp’ers en kleine ondernemers. Ze helpen je met btw-berekeningen, waarschuwen als iets ontbreekt en sturen zelfs een seintje als de deadline nadert. Denk aan tools zoals Moneybird, e-Boekhouden.nl of Exact voor Starters.

4. Check of je de kleineondernemersregeling (KOR) mag gebruiken

Verdien je in een jaar minder dan € 20.000 aan omzet? Dan kun je in aanmerking komen voor de KOR. Deze regeling betekent dat je géén btw in rekening brengt aan klanten en ook geen btw afdraagt. Maar er zit een addertje onder het gras: dan mag je ook geen btw aftrekken op kosten. De KOR vereenvoudigt je administratie aanzienlijk, maar let op: aanmelden doe je vooraf en voor minimaal drie jaar.

5. Dien je btw-aangifte op tijd in - en betaal ook op tijd

De Belastingdienst behandelt ‘te laat indienen’ en ‘te laat betalen’ als twee afzonderlijke fouten. Je kunt dus dubbele boetes krijgen als je wél je aangifte invult, maar niet op tijd betaalt. Houd rekening met de verwerkingstijd van je bank bij betalingen op de laatste dag van de maand.

6. Wees scherp op aftrekbare btw

Veel starters vergeten dat je de btw die je betaalt over zakelijke kosten gewoon kunt terugvragen. Denk aan investeringen in apparatuur, zakelijke software, werklaptops of zelfs de inrichting van je kantoor. Let er wel op dat je het zakelijke karakter van de kosten kunt aantonen en bewaar altijd de originele facturen.

7. Laat je helpen door een boekhouder als je twijfelt

Je hoeft het wiel niet zelf uit te vinden. Zeker in je eerste jaar als ondernemer kan een boekhouder je helpen met structuur, keuzes over de KOR en het juist verwerken van je kosten. Veel accountants bieden een instapservice of kwartaalabonnement dat precies gericht is op startende ondernemers. Zie het als een investering in rust en zekerheid.

Btw-aangifte: geen probleem voor startende ondernemers

Met deze tips kun je als startende ondernemer met vertrouwen je btw-aangifte regelen en voorkom je dat je aan het einde van elk kwartaal in de stress schiet. Een goede voorbereiding bespaart tijd, geld en kopzorgen. Pak de moeilijkste dingen zo makkelijk mogelijk aan