Exact innoveert met no hands accounting

Geert van der Klugt
Exact is geen nieuw gezicht voor ondernemend Nederland: sinds 1984 levert het bedrijf zakelijke software voor het MKB. De huidige staat van Exact voor Boekhouden is completer dan ooit tevoren. Het nieuwe no hands accounting bespaart zeeën van tijd.

Machine Learning stelt Exact in staat om - op basis van de boekingen in jouw administratie - automatisch boekingen voor te stellen. Terwijl de vrijheid tot het maken van keuzes intact blijft, heeft zowel de ondernemer als accountant hierdoor steeds minder handmatig werk aan een correcte administratie. Inkoopfacturen worden vooralsnog tot 80 procent (volgens de MKB barometer) handmatig ingevoerd: via Exact is het proces met Scan & Herken en elektronisch factureren te automatiseren.  

Patronen  

Slimme algoritmes herkennen transacties en stellen boekingen vast. In de praktijk is het bijvoorbeeld mogelijk om bankafschriften automatisch te laten afletteren en op de juiste grootboekrekeningen te boeken, wanneer je gebruikmaakt van de bankkoppeling. Elektronisch factureren wordt langzamerhand de toekomst. Ondersteunt de boekhouding van een leverancier of een klant elektronische facturatie, dan biedt de software de mogelijkheid om deze direct, foutloos en automatisch in de administratie te boeken of te versturen.  

Onno Krap, CFO van Exact, vertelt: ‘Factureren is ouderwets. 'Factuurverzending is echter nog altijd de wereld niet uit. Met reden: uniformeren blijkt lastig. Wij doen ons best om ondernemend Nederland aan de elektronische factuur te krijgen. Niet omdat Scan & Herken en e-factureren toevallig onze producten zijn, maar omdat het significant tijd en geld scheelt.'

LEES OOK: Zijn nieuwe bedrijfsactiviteiten in het Verenigd Koninkrijk jouw oplossing voor de Brexit?

Elektronische facturatie  

Omdat Exact voor Boekhouden naar een volledige registratie streeft, en niet elk bedrijf momenteel gebruikmaakt van UBL-facturatie, bevat het programma een hybride systeem: een centrale plek waar facturen, zowel traditionele als elektronische, samenkomen. Hiermee worden door Scan & Herken verwerkte facturen samen met elektronische facturen gepresenteerd in een vernieuwd inkoopfactuuroverzicht, waarna elke factuursoort automatisch op een boekrekening gealloceerd en geaccordeerd kan worden.  

Europa  

Terwijl het bedrijfsleven meedraait  - e-facturatie groeit met de dag in populariteit – zet de overheid een volgende stap. Vanaf 18 april 2019 zijn gemeenten, provincies, waterschappen en dergelijke overheidsinstanties verplicht facturen in Europees formaat te kunnen ontvangen en verwerken. Dit betekent dat economische voordelen, waaronder geld- en tijdwinst, binnenkort ook op Europese schaal mogelijk worden. Bovendien wijst recentelijk onderzoek uit dat elektronische facturatie de CO2- uitstoot van bedrijven gemiddeld met een derde vermindert, omdat printen, papierproductie en distributie hiermee verleden tijd zijn.  Bedrijven die aangesloten zijn op het PEPPOL-netwerk kunnen elektronische facturen uitwisselen en verwerking. Iedereen die met dit netwerk werkt moet zich identificeren, waardoor er altijd bevestigd kan worden dat facturen van de juiste afzender komen. Spookfacturen zijn hiermee verleden tijd.  Gebruik je Exact voor Boekhouden, verwacht dan als één van de eersten gebruik te kunnen maken van elektronische facturatie in Europees formaat; een meldingswaardige voorsprong voor bedrijven die internationaal zakendoen.  

Foutloos    

Zoals de naam doet vermoeden wil Exact via no hands accounting uiteindelijk boekhouding zonder enige omkijk up-to-date houden. Dat is het doel: versimpelde administratie, tegelijkertijd elke kans op menselijke fouten uitsluitend, waardoor boekhouden in het algeheel secuurder en betrouwbaarder wordt.  Qua presentatie oogt Exact voor Boekhouden vlekkeloos: het navigeren is intuïtief en data wordt overzichtelijk gepresenteerd. Je hebt overal en altijd inzicht in je boekhouding, via internet of de gratis app. Scan met de mobiele app bonnen en facturen, waardoor deze   gedigitaliseerd en inclusief de boekingen in de administratie verschijnen. Het Exact App Center biedt koppelingen met talloze aanvullende oplossingen voor onder andere webshops en debiteurenbeheer. Alle aanvullende oplossingen worden overzichtelijk gepresenteerd op www.apps.exactonline.com.   

Essentials   

Afname van Exact voor Boekhouden is in drie varianten mogelijk. ‘No nonsense boekhouden voor de laagste prijs’, luidt de aankondiging van ‘Essentials’: het pakket is voor een tarief van € 39,- per maand beschikbaar. Pakket ‘Plus’ biedt aanvullend kostenanalyse, budgettering en vreemde valuta en vaste activa, tegen een tarief van € 69,- per maand. Voor een maandelijkse prijs van € 99,- biedt ‘Professional’ onbeperkte bankkoppelingen en verkoopfacturen. Ieder pakket kan onder andere uitgebreid worden met softwaretools voor urenregistratie, projectmanagement, inkoop- en voorraadmanagement en productieplanning. Exact voor Boekhouden schaalt op die wijze mee met jouw bedrijf: groei je, en zoek je aanvullende mogelijkheden, dan kan dat - zonder enig gegevensverlies.  Al met al biedt Exact een volledige en kwalitatieve boekhoudsoftwareprogramma voor zowel de ZZP’er als het MKB en de corporatie. Met een nadruk op Machine Learning en automatisering plaatst het Nederlandse bedrijf zichzelf en zijn tools op het voorfront van de vierde digitale revolutie: gebruikers profiteren van alle moderne voordelen die daarbij horen.

afbeelding van Geert van der Klugt

Geert van der Klugt | Redacteur

Bekijk alle artikelen van Geert