Het zijn twee enorm belangrijke pijlers voor iedere organisatie: de kennis en intelligentie van de afzonderlijke individuen op de werkvloer en de samenwerking binnen een team. In de praktijk belanden echter veel goede ideeën in een bureaula, of erger, de prullenbak. Kennis wordt niet of nauwelijks gedeeld en de samenwerking binnen een team kan vaak vele malen efficiënter.
Neem bijvoorbeeld de documentenstroom. Iedereen die zelf in een team heeft gewerkt of daarover leiding heeft gegeven zal het waarschijnlijk beamen: het in goede banen leiden van documenten is een ware tour de force. E-mail, Word- en Excel-documenten circuleren onder medewerkers, maar niemand weet precies wie nou de laatste versie heeft, wat de status is en wie de volgende in het rijtje is die het document moet beoordelen en aanpassen. Notulen van een belangrijke vergadering staan toevallig altijd op de harde schijf van de secretaresse die net op vakantie is. En protocol-documenten die moeten worden herzien, blijken al maanden verouderd te zijn omdat er nooit meer naar gekeken is.
Een oplossing is het inzetten van een samenwerkingsserver, zoals SharePoint van Microsoft. Het stelt medewerkers in staat documenten centraal op te slaan, te delen met anderen en te koppelen aan projecten. Maar of je die nou 'huurt' bij een provider of inpandig hebt draaien: het blijven logge en soms dure oplossingen met veel toeters en bellen die waarschijnlijk nooit gebruikt worden, maar waar u wél voor betaalt.
Lichtgewicht
Een alternatief vormt de zogenaamde 'wiki': een lichtgewicht samenwerkingstool die zijn oorsprong vindt op het internet. De term wiki is een afgeleide van de Hawaiiaanse woord 'wiki-wiki', wat zoiets als 'snel' betekent. Maar wat is een wiki nou eigenlijk precies? In feite is een wiki niets meer dan één of meerdere webpagina's (vaak alleen tekst) waarop iedereen die daartoe bevoegd is informatie kan publiceren, wijzigen en met hyperlinks aan elkaar kan koppelen. De 'ontvangers' (lezers) zijn tegelijkterijd de 'aanbieders' van informatie. Het bekendste voorbeeld van een wiki is Wikipedia, een gratis encyclopedie op het web. Deze encyclopedie is niet alleen voor iedereen gratis te raadplegen, maar ook door iedereen die zich geroepen voelt te bewerken en aan te vullen. Een anarchistische wanorde? Zeker niet. Wikipedia is uitgegroeid tot een betrouwbare, complete en hoog gewaardeerde informatiebron. De kracht van een wiki schuilt in het open karakter: foutieve bewerkingen of informatie worden door anderen gecorrigeerd, en goede door anderen aangevuld.
