Een lunchbon boeken, hoe moeilijk kan dat zijn?!

De zomer van 2015

Het was ergens in 2015. Ik was ondernemer, had een succesvol bedrijf in online backup, met vele duizenden klanten en vele honderden resellers in tientallen landen. Ik wist weinig van boekhouden. Dat hoefde ook niet, want in ons bedrijf hadden we een eigen administratieve afdeling met een slimme financieel manager. Want met al die verschillende valuta en duizenden facturen per jaar was het best een complexe boekhouding. 

En toch, steeds wanneer ik met een lunchbon bij de administratie aankwam, klonk er gegrom. Want een lunchbon bleek toch wel een ingewikkelde boeking. Hoe moeilijk kan dat zijn, dacht ik? Een lunchbon van een paar tientjes! Kom op zeg!

Tijd voor onderzoek

Wat blijkt: de lunchbon is hét voorbeeld hoe een opeenstapeling van regeltjes van de overheid, ondernemers tot boekhoudkundige waanzin drijft en hen bijna dwingt een externe in te huren (een boekhouder). 

De lunchbon vanuit het oogpunt van de Belastingdienst

Hoe ziet de Belastingdienst je lunchbon eigenlijk als je met een klant of leverancier gaat lunchen? 

Ten eerste ziet de Belastingdienst dit als representatiekosten. Representatiekosten zijn kosten waar geen directe verplichting tegenover staat. Een lunch met je klant of leverancier verplicht beide partijen namelijk tot niets. En dus geldt de regel van de representatiekosten: je mag maar een deel van deze kosten aftrekken. 

Ten tweede is er een afhankelijkheid van de rechtsvorm van je bedrijf. Ben je een eenmanszaak of vof dan mag je meer aftrekken dan een bv. Dat komt doordat eenmanszaken sinds 2017 de kosten van hun huurhuis niet meer mogen aftrekken. Húh wat? Wat heeft dat met een zakelijke lunch te maken? Helemaal niets, maar het is het resultaat van ons mooie poldermodel. 

Ten derde ziet de Belastingdienst je lunch als een privévoordeel. Had je geen zakelijke afspraak dan had je die dag ook wel geluncht. Om deze reden mag je de btw niet aftrekken. 

Ten vierde is er een afhankelijkheid van hoeveel lunches je per jaar hebt. Boven de grofweg € 18.000 per jaar mag je dan weer een groter deel aftrekken van je lunches.  

Ok, dat zijn de regels van de Belastingdienst. Maar waar praten we eigenlijk over? Met zoveel regels moet het wel heel erg belangrijk zijn. 

Een rekenvoorbeeld:

Een voorbeeld voor een IB-ondernemer (eenmanszaak) met een winst van € 50.000 per jaar. Je neemt een uitgebreide lunch met een potentiële klant, je laat je van je beste kant zien en de rekening is € 92,50 afgerond met fooi € 100.

Deze lunch bestond voor € 52,50 uit eten, dus 6% over € 52,50, is € 3,00 aan btw. Een lekker flesje wijn van € 40,00 maakte de lunch compleet, daar zit € 7,00 aan btw in. De btw mag je niet aftrekken, dus € 10,00 winst voor de Belastingdienst zou je zeggen.

Nou niet helemaal, want de € 10,00 zijn grotendeels wél weer zakelijke kosten en drukken je winst. Dus betaal je minder inkomstenbelasting. Met het voorbeeld IB-tarief betaal je daar dus € 2,50 x 80% (zakelijk aftrekbaar deel) = € 2,00 minder inkomstenbelasting over. Dan is er nog maar € 8,00 btw-winst voor de Belastingdienst.

In de boekhouding zijn voor een IB-onderneming van de € 100, 80% zakelijk aftrekbaar. Dat betekent dat je winst wordt verhoogd met € 20. Over deze € 20 betaal je dus meer inkomstenbelasting. Wederom met hetzelfde gemiddelde tarief betaal je hierover € 5,00 meer inkomstenbelasting.

Je betaalt dus € 8,00 meer btw en € 5,00 meer inkomstenbelasting = de Belastingdienst komt als winnaar uit de bus met € 13,00. 

Stel, je doet dit gemiddeld 6 maal per jaar, dan levert het per jaar toch al snel € 75,00 voordeel op voor de Belastingdienst. Maar dat is dus alleen in het allerbeste scenario wanneer je boven alle andere aftrekposten uitkomt. Voor nu geven we voordeel aan de Belastingdienst. 

Pfiew, ben je er nog bij? Is het nu belangrijk of niet?

Heb je als IB-ondernemer een winst van € 50.000 per jaar dan betaal je € 13.995 aan inkomstenbelasting. Het belastingnadeel van € 75,00 voor alle lunches in het jaar is een verschil van 0,5%. Kortom, het gaat helemaal nergens over! En toch is het de allermoeilijkste boeking in je boekhouding. 

Ok, maar wat heeft dit met Jortt te maken?

Alles, want hier staan we nu met Jortt: Alhoewel de meeste transacties die je in je onderneming doet heel erg standaard zijn, zijn regels zoals die voor lunchbon de regels waar ondernemers bang van worden of waardoor ze gaan twijfelen. En dat is helemaal niet nodig. Want hoe complex en met hoeveel uitzonderingen de regels ook zijn, uiteindelijk is er een kader die voor iedereen geldt. En dat is waar Jortt naar voren komt. Want wat generiek is, kan Jortt automatiseren! 

Dus, tadaa! Jortt introduceert: de automatische lunchbonboekfunctie! 

Dat moet bijna wel ingewikkeld zijn, zo'n automatische functie, met al die uitzonderingen. Dat is-ie ook, maar daar merken onze klanten (Jortt'ers) helemaal niets van. Hoe het werkt? Jortt leest je banktransacties in, je klikt op de afschrijving van het restaurant en kiest in Jortt de categorie Lunch en diner. Klaar. 

Alle regels van de Belastingdienst worden direct doorgevoerd. Het wordt verwerkt in je boekhouding, je winst- en verliesrekening, je btw-aangifte, je balans, je jaarrekening en zelfs in de automatische jaarafsluiting. 

Update: De automatische lunch- en dinerbonboekfunctie. from Boekhoudprogramma Jortt on Vimeo.

Boekhouden zonder handen

We zijn bij Jortt best een beetje trots op deze, en nog vele soorten andere 'handen vrij boekhouden' functies. Want dit is maar één van de vele geautomatiseerde boekingen in Jortt. En dat worden er iedere week meer. 

Standaard onderdeel van Jortt Compleet

Veel ondernemers zijn niet zo goed in boekhouden, maar iedere ondernemer begrijpt de bij- en afschrijvingen van zijn bankrekening. De Jortt 'automatische lunchbonboekfunctie' is daarom een standaard onderdeel van Jortt Compleet. Hierdoor kan iedere ondernemer zelfstandig de boekhouding doen, zonder verstand te hebben van alle uitzonderingen en regels. Zelf boekhouden met Jortt kost je zelfs minder tijd dan wanneer je de boekhouding uitbesteedt aan een boekhouder. Om over de besparing van de kosten nog maar te zwijgen. Bij Jortt noemen we dat: Boekhouden met een Glimlach!

Het complete online boekhoudprogramma voor alle ondernemers. Jortt Compleet kost € 12,50 per maand, de eerste maand is gratis. Kijk voor meer informatie op www.jortt.nl.