Een bedrijfsverhuizing bij een groot bedrijf; hoe werkt dat?

Schakel een projectcoördinator in

Aangezien er sprake is van een grote verhuizing waarbij tijd van essentie is, kan het verstandig zijn om een coördinator in te schakelen. Of geef een collega de taak om de verhuizing te coördineren, mits deze hier ervaring in heeft. Deze projectcoördinator houdt het gehele project bij, geeft concreet aan wat iedereen op elk moment doet en zorgt er in grote lijnen voor dat de zakelijke verhuizing efficiënt verloopt.

Wanneer je een verhuisbedrijf inschakelt voor de bedrijfsverhuizing is de kans groot dat het verhuisbedrijf een eigen projectmanager in dienst heeft. Deze projectmanager overlegt vooraf over de uitvoering van de verhuizing en wat hier voor nodig is om er voor te zorgen dat alles op de verhuisdag zo soepel mogelijk verloopt.

Nieuwe bedrijfsruimte vooraf inrichten

Als je het nieuwe bedrijfspand al gehuurd of gekocht hebt kun je hier al een plan voor maken. Ga je nieuwe kantoormeubelen bestellen voor deze ruimte? Dat kan je natuurlijk alvast doen en laten leveren. Dient de elektra nog nagelopen te worden? Is er al internet aangesloten? Hoe zit het qua intercom? Dit zijn allemaal punten die je vooraf na kunt lopen en verbeteren zodat dit tijdens en na de verhuizing geen tijd meer in beslag neemt.

Taken tijdens de verhuizing

Het is tijd om de bedrijfsverhuizing in werking te gaan zetten, maar er zijn verscheidene punten waar je rekening mee dient te houden:

• Laat de projectcoördinator duidelijke instructies geven per afdeling/personeel
  • Bij grote bedrijven is het verstandig om per afdeling te verhuizen en dat te verspreiden over meerdere dagen
• Bepalen wat wel en niet meegaat naar het nieuwe pand
• Bepalen wanneer de verhuisdozen ingepakt worden en door wie
  • Zorg dat de verhuisdozen herkenbaar zijn door middel van labels, codes of namen
• Zorg er voor dat je mensen op zowel nieuwe als oude locatie hebt staan
• Wie bel je als er iets fout gaat? Stel een lijstje op
• Is de verhuizing verzekerd?

Daarnaast zijn er natuurlijk verschillende andere zaken waar je rekening mee dient te houden tijdens de bedrijfsverhuizing. Aangezien iedere verhuizing anders loopt is het aan te raden om het gehele proces met een professioneel verhuisbedrijf door te lopen.

Na de bedrijfsverhuizing

Het zwaarste is achter de rug, maar ook na de bedrijfsverhuizing zal er nog het een en ander geregeld moeten worden. Denk daarbij aan de volgende zaken:

• Is er sprake van schade?
• Is de huurovereenkomst geregeld en klopt deze?
• Heb je een vestigingsvergunning?
• Vergeet niet de verhuizing door te geven bij zowel de Belastingdienst, de bank als de KvK
• Wijzig je adresgegevens online en geef dit door aan klanten, partners en bijvoorbeeld in je e-mail handtekening

Natuurlijk is de verhuizing voor ieder bedrijf en iedere situatie anders. Daarom is het handig om naast een checklist ook de unieke taken voor jouw bedrijf uit te stippelen. Zo zorg je er voor dat je niet tegen onverwachte problemen aanloopt tijdens de verhuizing.