Corporate Financial Responsibility in creditmanagement

Met die vragen worstelen creditmanagers vandaag de dag, elke dag weer. Uit ons onderzoek blijkt dan ook dat waar 48 procent van de finance professionals in dit soort situaties de financiële gezondheid van het eigen bedrijf voorrang geeft, maar liefst 76 procent zich wel verantwoordelijk voelt voor de impact van datzelfde creditmanagementbeleid op andere organisaties. 

Die verantwoordelijkheid noemen wij Corporate Financial Responsibility (CFR). Dit is een nieuwere benadering op het financieel proces, waarbij ethiek, transparantie en maatschappelijke verantwoordelijkheid een steeds grotere rol spelen. Creditmanagement waar Corporate Financial Responsibility centraal staat, betekent zowel sturen op resultaat als op relatie. Maar dat levert wel - of nog steeds - dilemma’s op:

Drie dilemma’s in de praktijk van Corporate Financial Responsibility

Corporate Financial Responsibility draait om de balans tussen harde afspraken en de relatie: betalen op tijd, zonder het menselijke aspect te verliezen.

1. Korte termijn cashflow vs. langetermijnrelatie

Een trouwe klant die tijdelijk in de knel zit, geef je die uitstel of blijf je strak sturen op de gemaakte betalingsafspraken? Je financiële ratio zegt het één, je relatiegevoel zegt iets anders.

2. Standaardbeleid vs. maatwerk

Procedures zorgen voor consistentie. Maar wat als een unieke situatie vraagt om menselijker handelen? Ga je dan voor maatwerk en hoe verantwoord je dit naar de rest van de organisatie?

3. Interne KPI’s vs. externe impact

Voor iedere organisatie is een lage DSO belangrijk. Maar wat als die druk leidt tot incassomaatregelen die je klantrelatie blijvend beschadigen?

Genoeg om over na te denken dus. Bij Onguard denken we dat deze dillema’s op te lossen zijn met een CFR-aanpak. Hoe?

Van principe naar praktijk: hoe breng je Corporate Financial Responsibility tot leven

Het kan best abstract zijn om voor je te zien hoe werken op een CFR-manier er in de praktijk uitziet voor een creditmanager. En het kan nog best een klus zijn om duidelijke richtlijnen op te stellen. Om daarin te ondersteunen, deel ik een aantal praktische stappen die kunnen helpen om CFR structureel onderdeel te maken van de werkwijze:

1. Denk samen na over beleid

Het is belangrijk dat creditmanagers CFR actief binnen het team bespreken. Zo kan er gezamenlijk nagedacht worden over een beleid in dit soort situaties en welke rol CFR in het bedrijf moet spelen. Want een klant die het financieel zwaar heeft, is helaas geen uitzondering. 

Bepaal samen met het team waar en wanneer er ruimte is voor menselijkheid en maatwerk in de processen. Bijvoorbeeld bij een samenwerking van een aantal jaar, de omvang van de samenwerking met de klant of het aantal openstaande facturen.

2. Leg afspraken goed vast

Wanneer je als team bepaald hebt waar de uitzonderingen gemaakt kunnen worden, is het belangrijk om deze goed vast te leggen. Zo heb je een duidelijk overzicht van welke aanpassingen je bij welke klanten hebt gedaan. Dit zorgt voor transparantie richting de eigen organisatie, maar ook richting de klant. 

Stel hiervoor bijvoorbeeld een registratiesysteem op, waarin uitzonderingen worden opgenomen. Door vooraf te zorgen dat de afspraken helder zijn, kan discussie achteraf voorkomen worden.

3. Integreer CFR in teammeetings

Teammeetings zijn vaak sterk gericht op cijfers zoals de DSO en de cashflow. Dat is natuurlijk belangrijk, maar wanneer alleen financiële KPI’s besproken worden, kan de bredere context uit beeld raken. Door ook structureel stil te staan bij de klantrelatie en andere signalen zoals de tevredenheid en de manier waarop de klant communiceert, krijgt het team een beter beeld van de status van de samenwerking. 

Komt de klant normaliter snel terug op mails of telefoontjes, maar is er nu opeens radiostilte? Of worden de facturen minder goed betaald? Dan kan het een volgende stap zijn om met die klant het gesprek aan te gaan over het veranderde (betaal)gedrag en wat daar mogelijke oorzaken voor zijn.

4. Investeer in communicatieve vaardigheden

Creditmanagement gaat verder dan cijfers alleen; het vraagt ook om sterke menselijke vaardigheden. Door medewerkers te trainen in gespreksvoering, empathisch luisteren en constructief omgaan met conflicten, krijgen zij de juiste handvatten om gesprekken met klanten met vertrouwen te voeren. 

Dit vergroot niet alleen het gemak en de effectiviteit van het contact, maar zorgt er ook voor dat beslissingen zowel financieel verantwoord als relationeel duurzaam zijn.

5. Evalueer de impact

Kijk terug op keuzes die gemaakt zijn over het creditmanagementbeleid en beoordeel de impact ervan. Hebben maatregelen of aanpassingen daadwerkelijk bijgedragen aan het behoud van een sterke klantrelatie? Waaraan merk je dat? En wat was de invloed op de financiële gezondheid van de eigen organisatie? 

Check of de afspraken zijn nagekomen, wat het effect op de cashflow was, wat de risico’s waren en of deze zijn uitgekomen. Pas op basis van deze informatie waar nodig het beleid weer aan, om er zo voor te zorgen dat dit effectief blijft.

Balans is geen zwakte

CFR vraagt dus niet om softe keuzes, maar wel om bewuste keuzes. Organisaties die leren omgaan met de spanningen tussen resultaat en relatie, bouwen aan vertrouwen, veerkracht en duurzame relaties. Als creditmanager speel je hierin een sleutelrol. 

Ga binnen je organisatie het gesprek aan over Corporate Financial Responsibility en neem ethiek mee in je aanpak richting klanten. Daarmee laat je zien dat zorgvuldig creditmanagement niet alleen een financiële functie heeft, maar ook een strategische bijdrage levert aan de reputatie en toekomstbestendigheid van jouw organisatie en die van de klant. Wie alleen op resultaat stuurt, ziet vooral de risico’s. Maar wie ook op de relatie stuurt, creëert langdurig succes voor zichzelf en zijn organisatie.