Waarom online factureren de toekomst is

Redactie Baaz
Tegenwoordig doen wij steeds meer online. Zo voeren organisaties ook meer bedrijfsprocessen online uit, zoals de boekhouding, urenregistratie of facturatie. Niet alleen factureert het ene bedrijf naar het ander, maar ook de overheid speelt hier een belangrijke rol in.

Vanaf 1 januari 2017 gaat de Rijksoverheid e-factureren, oftewel online factureren, verplicht stellen voor de facturatie tussen bedrijven en overheidsinstanties. Deze verplichting geldt voor alle bedrijven die aan de overheid leveren. Maar waarom wordt online factureren steeds belangrijker? En wat zijn de voordelen van e-factureren in het algemeen?

e-Factureren: de toekomst

De Rijksoverheid gaat e-factureren voor bedrijven die aan overheidsinstanties leveren dus verplicht stellen. Door de voorbeeldfunctie van de Rijksoverheid gaat deze beslissing veel teweeg brengen in het bedrijfsleven. De verwachting is dat andere bedrijven e-facturatie als standaardmethode ook snel zullen overnemen. Je kunt als bedrijf natuurlijk niet achterblijven en daarom op deze ontwikkeling inspelen. Zorg dat je dus in ieder geval per 1 januari 2017 een boekhoud- of facturatie pakket hebt die UBL ondersteund. UBL is het standaard factuur format voor e-factureren. Daarnaast verwachten je klanten en leveranciers op een gegeven moment ook dat je dit soort werkzaamheden gewoon online doet. e-Factureren is dus de toekomst. En bovendien biedt het e-factureren vele voordelen voor het MKB.

Sneller factureren dus sneller betalingen binnen

Eén van de grootste voordelen van online factureren is dat het facturatie proces een stuk sneller verloopt. Je verstuurt facturen in feite direct door naar de betreffende klant, omdat je de factuur al digitaal beschikbaar hebt. Hierdoor is de factuur ook sneller betaald en heb je je geld sneller binnen. Ook kun je met facturatie software de facturatie vooraf inplannen. Zo verspil je geen tijd bij een factuur maken en versturen.

Bespaar op de kosten

Omdat je de facturen online verstuurd, bespaar je ook aanzienlijk in kosten. Je maakt namelijk geen kosten voor papier, inkt en verzending. Tegelijkertijd draag je ook nog eens bij aan een beter milieu. Twee vliegen in één klap! Daarnaast wordt de facturatie automatisch opgesteld en is handmatige invoering overbodig. Dit bespaart dus op onnodige arbeidsuren, wat op zijn beurt weer kosten bespaart. Uit diverse onderzoeken blijkt dat je met e-factureren 60% tot 80% kunt besparen op de verwerkingskosten per factuur.

Facturen met een professionele uitstraling

Met het gebruik van online software kun je gebruikmaken van standaard templates. Hierdoor hoef je geen tijd te besteden aan het zelf opstellen van een lay-out. Helemaal wanneer je hier niet goed in bent, bieden deze standaardtemplates uitkomst. Zo heb je gegarandeerd een professionele uitstraling.

Nog meer inzicht in de financiën

Online factureren biedt je als ondernemer meer inzicht in je gegevens en activiteiten. Zo kun je bijvoorbeeld de betaalstatus in de gaten houden en reminders voor jezelf instellen. Hiermee voorkom je dat facturen over het hoofd worden gezien en zorg je ervoor dat betalingen op tijd binnenkomen.

Minder fouten

Met e-facturatie stel je facturen op basis van al bestaande data uit je klantenbestand op. Hiermee voorkom je fouten en kun je het proces gestroomlijnder laten verlopen. Wanneer je beschikbare data correct is, zijn je facturen dat ook. Als je weer een factuur wilt herhalen, kan dit heel eenvoudig met 1 druk op de knop of zelfs volledig automatisch wanneer je periodiek factureert. Daarnaast wordt met e-facturatie verwerkingsfouten bij de klant voorkomen doordat de factuur automatisch als boekingsvoorstel in de administratie van de klant wordt geschoten.

Mobiel factureren

Wanneer je online facturatie toepast binnen je bedrijf, kun je op verschillende devices je facturatie bijhouden en inzien. Naast het gebruik van een online facturatie op je pc kun je dit ook bijhouden op een tablet of smartphone met een mobiele app. Het handige hieraan is dat je niet afhankelijk bent van een specifieke locatie, maar dat je het in principe altijd en overal kunt doen.

Integratie met andere systemen

Een factuur stel je snel op door wanneer je in je klantenbestand beschikt over persoonsinformatie. Ook kun je dit geautomatiseerd laten verlopen door verschillende systemen aan elkaar te koppelen. Wanneer je een facturatie systeem integreert met een CRM pakket stel je automatisch een factuur op op basis van de persoonsinformatie van het CRM programma. Ook is het mogelijk om een factuurprogramma te koppelen met de Kamer van Koophandel zodat je contact- en bedrijfsgegevens direct uit de database van de Kamer van Koophandel haalt. Dit scheelt weer een hoopinvoerwerk en is dus erg handig.

afbeelding van Redactie Baaz

Redactie Baaz | Redactie

Bekijk alle artikelen van Redactie