Checklist: verhuizen met je bedrijf

Wat is belangrijk als je een ander pand gaat betrekken? Allereerst dat je zo min mogelijk inkomsten misloopt (dus dat de productie gewoon doorloopt), dat je klanten niets merken van de interne onrust en dat je medewerkers weten waar ze aan toe zijn zodat ze niet onnodig afgeleid worden van hun werk. Om dat allemaal voor elkaar te krijgen moet je een hoop regelen. Wij geven je een handjevol tips over hoe je dat aanpakt en wat je zeker niet moet vergeten.

Begin met een goede en reëele planning

Het liefst heb je alles binnen een paar uur gedaan, maar zo werkt het niet. Maak dus een reëele planning en reken niet te krap. Verhuizen kost tijd, het is niet anders. Zorg dat de werknemers die de productie draaiende houden niet teveel met de verhuizing belast worden. Het is raadzaam één werknemer in te schakelen die het (voor)traject van de verhuizing coördineert. Dit kan ook een grotere projectgroep zijn wanneer je een groter bedrijf runt. Zo houd jij de supervisie, maar word je niet afgeleid door persoonlijke vragen van personeelsleden. Uiteindelijk spreek je met het verhuisbedrijf af in welke fase en welk tijdsbestek de overtocht plaatsvindt.

Werkdagen

In het weekend verhuizen is niet aan te bevelen. Het lijkt misschien voordelig omdat je dan weinig productie draait, maar zowel je eigen werknemers als externe krachten zullen duurder of niet beschikbaar zijn. Liever een week lang elke dag een andere afdeling verhuizen dus, dan alles in een weekend willen doen.

Op het laatste moment

Op tijd inpakken is vaak het advies dat gegeven wordt bij verhuizingen. Wil je niet twee weken de toko stilleggen, dan kun je echter beter zo laat mogelijk je spullen pakken. Planten, archiefmateriaal en andere zaken die je niet dagelijks gebruikt kun je natuurlijk wel al eerder in dozen (laten) stoppen.

Reserveer je hulp

Wel handig is om tijdig alle hulp te reserveren die je tijdens de verhuizing nodig hebt. Denk naast de verhuizers ook aan: monteurs voor het af- en aansluiten van elektra en apparatuur en schoonmakers voor beide panden. Uiteraard is het noodzakelijk dat je de abonnementen voor alle diensten als elektriciteit, water, gas, telefoon, internet et cetera tijdig overzet naar je nieuwe adres.

Diefstalpreventie

Houd er rekening mee dat dieven graag vermomd als monteur of verhuizer tijdens je verhuizing het pand binnenglippen op zoek naar kostbare apparatuur. Laat enkele medewerkers de boel in de gaten houden, stel ze voor aan de monteurs en verhuizers en zorg dat ze direct melding maken als ze vreemde gezichten zien.

Informeer je personeel

Medewerkers en externe krachten die niet weten waar ze aan toe zijn, vormen misschien wel de grootste lastpost tijdens een verhuizing. Brief hen dus goed vooraf zodat ze precies weten op welke dag ze waarheen gaan en wat ze daarvoor gedaan moeten hebben. Voor de verhuizers geldt dat een duidelijke plattegrond van het oude en nieuwe pand essentieel is voor een soepel verloop van de verhuizing. Geef daarop precies aan welke goederen waarheen moeten, dat scheelt een hoop overbodige vragen.

Extra tips

• Maak je verhuizing bekend aan: Raad van Commissarissen, management, medewerkers, arbeidersbureau, ondernemersraad, vakbond, financiële partners en instellingen, leveranciers, KvK, afnemers en postbedrijven
• Check de parkeer-, laad- en losruimte op de nieuwe locatie
• Zet tijdig je internet, elektra, telefonie, gas en water om
• Regel adreswijzigingen, een nieuwe postbus, briefpapier en visitekaartjes