BSA brengt bedrijfsrisico's illegaal softwaregebruik in kaart

De top 5 is gebaseerd op onderzoeken en ervaringen van de BSA in Nederland. Met deze lijst wil de BSA bedrijven waarschuwen voor omstandigheden die onbewust kunnen leiden tot illegaal softwaregebruik. Het management is verantwoordelijk als er illegale software in een organisatie wordt aangetroffen, ongeacht of het bewust of onbewust wordt gebruikt.

1. Snelle groei
Snel groeiende bedrijven schaffen niet voor elke nieuwe werkplek meteen de benodigde softwarelicenties aan.
2. Gebrek aan kennis en expertise over goed licentiebeheer
Bedrijven met een gebrek aan overzicht op aanwezige en benodigde software, lopen het risico de licentieregels van softwareleveranciers te overtreden. De BSA adviseert bedrijven nauw samen te werken met een vaste IT-reseller of zelf het licentiebeheer strak te organiseren.
3. Fusies en overnames
Bij een fusie of overname moeten nieuwe afspraken over de licenties gemaakt worden met de softwareleverancier.
4. Faillissement en doorstart
Softwarelicenties vervallen automatisch na een faillissement. Bij overname van een failliete boedel of bij een doorstart is het noodzakelijk de softwarelicenties over te schrijven naar de nieuwe juridische entiteit of nieuwe eigenaar.
5. Gebrek aan duidelijk licentiebeleid
Het ontbreken van een bedrijfsbreed beleid voor licentiebeheer leidt ertoe dat niemand in de organisatie zich verantwoordelijk weet of voelt voor goed licentiebeheer.

Om het risico op illegaal softwaregebruik te minimaliseren, adviseert de BSA organisaties het beheer van softwarelicenties gestructureerd en stapsgewijs aan te pakken door in vijf stappen bedrijfsbreed Software Asset Management (SAM) in te voeren:

Stap 1. Investeer in kennis over softwarelicenties en het beheer ervan.
Stap 2. Formuleer een duidelijk beleid en duidelijke procedures voor softwarebeheer en -gebruik.
Stap 3. Inventariseer de aanwezige hard- en software.
Stap 4. Vergelijk genstalleerde software met de aanwezige licenties en breng ze met elkaar in overeenstemming.
Stap 5. Zet een nauwkeurige boekhouding op voor hardware, software en licentieregistraties en onderhoud deze.