Digitalisering van het inkoopproces
E-procurement is de digitale oplossing om het volledige inkoopproces te automatiseren. Zowel voor het source-to-contract proces, met zaken als e-auctions als ook het purchase-to-pay proces met het ontvangen van e-facturen. Ook het genereren van businessspend rapporten zal een stuk eenvoudiger worden. Deze automatisering kan strategisch ingezet worden om verschillende aspecten van de tail spend te optimaliseren:
Tijdsmanagement: Over het algemeen zijn werknemers ongeveer 51 procent van hun tijd kwijt aan 'low value' taken.[1] Denk aan het zoeken naar producten, prijzen controleren, administratie en het maken van rapportages. Door de inzet van e-procurement kan het inkoopproces effectief en efficiënt ingericht worden. Van behoefte tot betaling. Hiermee wordt de werkdruk verlicht en zorgt het ervoor dat inkopers zich kunnen richten op taken van grotere toegevoegde waarde. De tijd die vrijkomt kan bijvoorbeeld besteed worden aan vendor ratings en het opbouwen van betekenisvolle relaties met klanten en leveranciers.
Kostenefficiëntie: Een groot voordeel van e-procurement is de optimalisatie van de prijsstrategie, zonder compromis op de kwaliteit. Door inkopen te plaatsen in spend categorieën kan de e-procurement software de data analyseren en voorstellen doen voor nieuw te contracteren productcategorieën of bestaande contracten te verbeteren. Daarnaast helpt het om niet-gecontracteerde inkopen tegen te gaan doordat het aantal beschikbare leveranciers binnen de e-procurement software beperkt is.
Meer grip als team: Tailspend bestaat vaak uit losse, spontane inkopen. Door de integratie van e-procurement krijgt het inkoopteam een helder overzicht van het gehele inkoopproces. Dit bevordert het maken van data-gedreven beslissingen, beter beheer van de uitgaven en stelt het businessspend rapportages beschikbaar voor de gehele organisatie. Daarnaast ondersteunt het de samenwerking doordat iedereen inzicht heeft in hetzelfde systeem. Het overnemen van taken tijdens verlof wordt zo een stuk gemakkelijker.
Bevordering van MVO: E-procurement is ook een helpende hand bij het verduurzamen van inkopen. Digitalisering van de inkoop kan namelijk:
Leveranciers tegen elkaar afwegen op basis van duurzaamheidscriteria.
Beter overzicht geven op de samenstelling en kwaliteit van goederen. Hierdoor kunnen inkopers duurzamere keuzes maken.
Meer grip geven op de in- en uitstroom van producten. E-procurement software analyseert de inkoop en het verbruik waardoor het nauwkeurig de inkoop voor de volgende periode inschatten. Dit voorkomt overbodige inventarissen die uiteindelijk op de afvalberg belanden.
De dataverzameling ondersteunen bij het toetsen van de supplychain aan nationale en Europese ESG wet- en regelgeving.
Door de digitalisering van het inkoopproces kunnen bedrijven niet alleen hun uitgaven beter beheren, maar ook een solide basis leggen voor groei en innovatie in de toekomst. Met e-procurement als onmisbare pijler in de moderne bedrijfsvoering zijn de mogelijkheden voor verbetering en optimalisatie eindeloos.
