Aston Martin Cognizant Formule 1 Team leeft nieuw budgetplafond na met hulp van IFS

IFS, wereldwijd aanbieder van cloud enterprise-applicaties, ondersteunt het Aston Martin Cognizant Formule 1 Team bij het bijhouden van kosten, het maken van investeringsbeslissingen en ontwikkelingskeuzes en het bewijzen van uitgaven tijdens boekhoudperioden van de competitie. Het F1-team gebruikt hiervoor de enterprise resource planning (ERP)-software van IFS. De IFS-oplossing zal een belangrijke rol spelen bij het voldoen aan de strenge nieuwe controle-eisen voor het budgetplafond van de Formule 1, die dit seizoen door de FIA zijn geïntroduceerd.

Beperkt budget om te concurreren

Het seizoen 2021 staat in het teken van een radicale verandering in de manier waarop Formule 1-raceteams geld mogen uitgeven om te kunnen concurreren. Een nieuw budgetplafond van de FIA, het bestuursorgaan van de sport, beperkt hoeveel een Formule 1-team mag uitgeven om de prestaties van de raceauto's gedurende een kalenderjaar te verbeteren.

Dit jaar beginnen de F1-teams met een maximum van 145 miljoen dollar (zo’n 122 miljoen euro), dat geleidelijk wordt teruggebracht tot 135 miljoen dollar (ongeveer 114 miljoen euro) in 2023. De implicaties zijn verstrekkend, met name voor de financiële operatie van elk team. Robert Yeowart, Chief Financial Officer van Aston Martin F1, moet ervoor zorgen dat het bedrijf zo efficiënt en effectief mogelijk werkt en, met het budgetplafond, nog meer waarde haalt uit elk uitgegeven euro. "De FIA kan ons op elk moment komen controleren. Ze kunnen onze rekeningen onder de loep nemen en alles wat we hebben uitgegeven, wanneer en waar, onderzoeken. De nieuwe rapportage-eisen zijn veeleisend. Naast de technische en competitieve naleving van de regels waaraan we gewend zijn, is de instantie op zoek naar afwijkingen en
trends om elk team dat buiten de vastgestelde kostenlimiet-parameters opereert, aan het licht te brengen. We moeten klaar staan om het bewijs en de audit trails te leveren om elke inspectie te ondersteunen." Aston Martin F1 heeft IFS geïmplementeerd ter ondersteuning van de activiteiten, de financiële rapportage en de productie.

Gedetailleerde kostenanalyses

"IFS heeft ons een platform gegeven om op voort te bouwen", zegt Yeowart. "Het stelt ons in staat om echt te begrijpen waar we ons geld aan uitgeven door middel van gedetailleerde kostenanalyses, wat we voorheen niet konden doen. We kunnen onze voorraad bijhouden en vragen beantwoorden als: Welke onderdelen hebben we tot onze beschikking? In welke staat verkeren ze? Hoeveel onderdelen zijn er in het gebouw en hoeveel kost elk onderdeel?" De IFS-oplossing stelt Aston Martin F1 in staat om "pound-for-lap-time" ratio-analyses uit te voeren in zijn ontwikkelingsprojecten. Dit betekent dat de organisatie voor het eerst een objectief beeld kan krijgen van hoeveel een upgrade kost ten opzichte van een andere, en van de resulterende prestatieverbetering in rondetijd voor elke upgrade.

Voorraadbeheer en volledige rapportages

De FIA eist ook dat de teams de voorraad bijhouden om te voorkomen dat de kosten van onderdelen aan het verkeerde boekjaar worden toegerekend. Alle benodigde gegevens worden via IFS ingevoerd. "We weten precies waar onze voorraad is, wanneer we een onderdeel voor het eerst hebben gebruikt, hoeveel kilometers het heeft afgelegd, hoeveel levensduur het nog heeft en wanneer we een reserve of vervanging moeten overwegen," zegt Yeowart. "Tegen het einde van het seizoen is dit allemaal van cruciaal belang, omdat we dan schade kunnen hebben opgelopen door een ongeval en tegen de limiet aanzitten."
 

Naarmate de F1-racerij zich verder ontwikkelt, is Yeowart duidelijk over het belang van het systeem. "IFS kan mijn team helpen om aan de regels voor de cost cap te voldoen door onze planning, onze data en onze analyses te verbeteren. Het helpt ons te begrijpen waar we ons geld tot nu toe aan hebben uitgegeven, wat we nog te besteden hebben en hoe we van plan zijn het uit te geven. Het stelt ons in staat te analyseren waar we de prestaties van de auto verhogen, en of dat het beste gebruik is van onze middelen waarvoor een plafond geldt. Daarnaast zorgt het ervoor dat wanneer we verslag uitbrengen aan de FIA, we er honderd procent zeker van zijn dat de informatie die we verstrekken accuraat en volledig is."

Oliver Pilgerstorfer, Chief Marketing Officer van IFS: "Het effectief vastleggen en verwerken van data is van cruciaal belang voor goed presterende bedrijven als Aston Martin F1. Bij de Formule 1-sport draait alles om precisie. Dit is relevant voor de hele waardeketen, waar honderden, zo niet duizenden afzonderlijke processen perfect moeten worden georkestreerd om succes op de racedag te garanderen – dat is het moment van service, wanneer alles samenkomt."