Aan welke eisen moet mijn zakelijke boekhouding voldoen?

Als zzp'er ben je verplicht om ervoor te zorgen dat je boekhouding voldoet aan de wettelijke eisen. Hieronder bespreken we de belangrijkste vereisten waaraan jouw zakelijke boekhouding moet voldoen.

Zakelijke boekhouding verplicht voor ondernemers

Een zakelijke boekhouding is niet alleen verplicht in Nederland, maar ook een belangrijk onderdeel voor het goed runnen van je bedrijf. Het vormt de basis voor je belastingaangifte en biedt inzicht in je inkomsten, kosten en activiteiten. Een rommelige of incomplete administratie kan leiden tot boetes of problemen met de Belastingdienst, en zelfs tot het mislopen van voordelige regelingen (zoals KOR) die anders beschikbaar zouden zijn.

Bovendien kan de Belastingdienst zelf je omzet en winst vaststellen als je administratie niet op orde is, wat zelden in je voordeel zal werken. Hoewel de kans op controle klein is, worden opvallende verschillen in je cijfers automatisch gemeld aan de fiscus. Als je twijfelt over je financiële administratie, is het slim om een professionele boekhouder in te schakelen. 

Eisen zakelijke boekhouding volgens de Belastingdienst

Dit zijn de verschillende soorten gegevens die je in je zakelijke administratie moet opnemen (indien van toepassing):

• Kasadministratie: dit zijn alle kasboekjes en bonnetjes die je hebt voor contante transacties.
• Financiële aantekeningen: dit zijn bijvoorbeeld je inkoop- en verkoopboeken waarin je al je financiële transacties noteert.
• Controleberekeningen: dit zijn tussentijdse berekeningen die je maakt om de nauwkeurigheid van je administratie te controleren.
• Facturen: bewaar zowel ontvangen als verzonden facturen.
• Bankafschriften: houd ook al je bankafschriften bij.
• Contracten en overeenkomsten: dit zijn alle contracten en afspraken die je hebt gemaakt in verband met je bedrijf.
• Agenda's: bewaar je agenda's waarin je zakelijke afspraken en belangrijke data noteert.
• Correspondentie: dit zijn alle brieven, e-mails en andere vormen van communicatie die betrekking hebben op je bedrijf.
• Software en databestanden: dit zijn alle softwareprogramma's en digitale bestanden die je gebruikt voor je administratie.
• Rittenregistratie: als je een zakelijke auto hebt, moet je ook een overzicht bijhouden van de afstanden die je zakelijk hebt gereden.

Hoe bewaar ik mijn zakelijke administratie?

Kies voor gemak en efficiëntie door gebruik te maken van een online boekhoudprogramma in plaats van papier of Excel. Vergeet niet om regelmatig back-ups te maken en je administratie up-to-date en georganiseerd te houden. Als je boekhouding te veel of te complex wordt, overweeg dan een ervaren boekhouder in te schakelen om je administratie te controleren of zelfs volledig over te nemen. Zo kun je je richten op het laten groeien van je bedrijf, terwijl je zeker weet dat je administratie in goede handen is.

Hoelang moet ik mijn zakelijke administratie bewaren?

Je zakelijke administratie moet je bewaren voor een bepaalde periode om te voldoen aan wettelijke vereisten. Over het algemeen dien je je administratie minimaal zeven jaar te bewaren, maar dit kan variëren afhankelijk van het soort documenten en eventuele specifieke regelgeving voor jouw bedrijfstak. 

Hulp nodig bij je boekhouding?

Heb je geen zin in saaie en ingewikkelde boekhouding? Kom vrijblijvend in contact met een boekhouder die perfect aansluit bij jouw wensen en situatie. Maak gebruik van onze gratis service voor ondernemers. Wij screenen iedere boekhouder of accountant die zich bij ons aansluit.Jij duikt weer terug onder de motorkap, helpt patiënten of gaat verder met de volgende bouwklus, terwijl wij de beste financiële partner voor je vinden.