3 tips om goed met je data om te gaan
Ieder bedrijf, hoe groot of klein het ook is, heeft te maken met data. Of dit nu een enorme klantendatabase is of een kleine verzameling word-bestanden, het is belangrijk dat je weet wat je ermee wilt én doet én dat je dat ook nog veilig doet.
Data zijn onmisbaar voor een goede bedrijfsvoering. Een overzicht van klanten, een lijst met telefoonnummers, bewaard emailverkeer of opgenomen telefoongesprekken: al deze vormen van data zijn erg belangrijk om je bedrijf te runnen, of het nu om een multinational gaat of juist om een kleine eenmanszaak.
Het is erg belangrijk om je data met zorg te behandelen en op te slaan. We geven je een aantal tips.
1: Heb een strategie
Je werkt dus met data in je bedrijf, dat is iets wat zeker is. Als eerste is het goed jezelf daarvan te vergewissen. Data is belangrijk en kan privacygevoelig zijn, het is dus van groot belang dat je nadenkt over hoe je deze data wilt gebruiken. Bedenk een strategie, zo precies mogelijk afgestemd op de aard van je bedrijf. Maar hoe klein je bedrijf ook is, neem je data altijd serieus!
2: Weet welke data je wilt verzamelen
Om goed te weten hoe om te gaan met je verzamelde data, moet je in kaart brengen welke data je allemaal verzamelt. Ga dus na welke data jij van mensen ontvangt, bijvoorbeeld adressen, bedrijfsgegevens, emailverkeer en post. Zorg ervoor dat je iedere datastroom kent en in de gaten houdt. Zo kun je bijvoorbeeld privacygevoelige emails archiveren, of adressen en telefoonnummers in een met een wachtwoord beveiligde omgeving opslaan. Kijk ook kritisch naar welke data je ontvangt. Zijn er bijvoorbeeld gegevens die jij wel van klanten ontvangt via formulieren, maar waar je niets mee doet? Pas die formulieren dan aan, of bekijk of je toch iets met deze data kunt én sla de data vervolgens goed en veilig op.
3: Weet waar en hoe je data opslaat
Het veilig opslaan van data is dus van groot belang. Als je data van anderen ontvangt, sla deze op op een veilige plaats. Denk bijvoorbeeld aan een cloud-service, zoals Google Drive. Houd natuurlijk in de gaten dat je met een betrouwbare partij in zee gaat, er zijn tegenwoordig erg veel goedkope (maar minder veilige) opties voorhanden. Kies dus een erkende én betrouwbare partij. Ben je er ook van bewust dat veilige (cloud)opslag geld kan kosten als je aanzienlijke hoeveelheden data op wilt slaan.
Deze drie tips geven je handvatten om je data veilig én met aandacht te gebruiken en te bewaren. Elk bedrijf, hoe klein ook, gebruikt (privacygevoelige) data. Hier goed over nadenken is dus erg belangrijk en kan cruciaal zijn.
Lees meer
