Geef vergaderingen een make-over

Zorg dat je niet hoeft te herhalen

Je ziet vaak tijdens vergaderingen dat de aandacht van de aanwezigen in een rap tempo verslapt. Veel mensen zijn alleen fysiek aanwezig, mentaal zijn ze bij hun telefoon of diep in gedachten verzonken. De inhoud van vergadering wordt daarnaast niet actief bijgehouden en vastgelegd. Gevolg daarvan is dat de volgende vergadering draait om het bijpraten van mensen. Simpel gezegd komt het er dus neer dat je mensen twee keer betaalt om hetzelfde onderwerp te behandelen. Het lijkt voor de hand liggend, maar wijs altijd iemand aan die de besproken informatie en verdeelde taken op papier zet. Stuur dit vervolgens niet rond naar al overvolle e-mailboxen, maar plaats de informatie op een plek waar iedereen bij kan op het tijdstip dat voor hen uitkomt. Bied met het document duidelijkheid wat er van iedereen wordt verwacht en wanneer.

Gebruik vergaderingen om je processen te verbeteren

Te veel vergaderingen zijn voornamelijk informatief en behandelen vooral wat iedereen momenteel aan het doen is. Hiermee schiet je eigenlijk het doel van vergaderen voorbij. Focus op vooruitgaan en het maken van stappen. Stel de vragen wat vooruitgang op dit moment tegenhoudt en of er belangrijke beslissingen moeten worden gemaakt.

Plan efficiëntere een-op-eengesprekken

Niet alleen bij je teamvergaderingen moet je voorkomen dat het veredelde statusupdates worden, hetzelfde geldt voor een-op-een-gesprekken met je werknemers. Natuurlijk komen diens recente activiteiten even voorbij, maar richt je vooral op hoe hij of zij kan groeien en zich ontwikkelen. Wat gaat goed? Waar liggen de uitdagingen? Vraag waar je werknemer over een jaar of zelfs langer wilt zijn. Het is – voor allebei - geen eenvoudige klus om elk gesprek te herinneren, dus leg deze meetings vast op een plek waar de werknemer ook toegang tot heeft.