IS Interned Services is een van de grotere interdienstverleners van Nederland en deed onderzoek onder haar klanten naar de stand van zaken met betrekking tot back-up en archivering binnen het MKB. Een groot deel van de kleine- en middelgrote bedrijven is niet alleen nauwelijks bezig met het maken van reservekopiën, het is tevens slecht voorbereid op de wet- en regelgeving met betrekking tot het bewaren van digitale bedrijfsinformatie.

68 procent van de ondervraagde bedrijven bewaart documenten digitaal. Bijna de helft daarvan gebruikt daarvoor geen specifiek back-up- en archiveringssysteem. Van de bedrijven die dat wel doen, is 80 procent een onderneming met meer dan vijf geautomatiseerde werkplekken. De meeste Nederlandse bedrijven zijn echter kleiner.

'In de praktijk blijkt dat kleine bedrijven de noodzaak van back-up en archivering minder inzien en de risico’s die zij lopen anders inschatten dan grotere bedrijven', stelt Arjan Steevels, oprichter en directeur van IS Interned Services. 'Bij bedrijven met minder dan vijf medewerkers wordt informatie veelal opgeslagen op de harde schijven van gebruikers en het archiveren en back-uppen daarvan wordt veelal aan de individuele gebruikers overgelaten.'

Struikelblok

Het grootste struikelblok voor met name kleine bedrijven zijn de kosten: 38 procent zegt zich zorgen te maken over de kosten die samenhangen met een back-up- en archiveringssysteem. Steevels: 'De kosten van het niet of op inefficiënte wijze back-uppen en archiveren van digitale documenten zijn echter op langere termijn vaak vele malen hoger dan de kosten van de aanschaf van een goed back-up- en archiveringssysteem.'

Naast het belang dat een goed back-up- en archiveringssysteem heeft voor de continuïteit van de onderneming, is het ook vanuit wettelijk oogpunt belangrijk dat bedrijfsinformatie op de juiste wijze wordt opgeslagen. Immers, ondernemingen hebben zowel een civielrechtelijke als een fiscaalrechtelijke bewaarplicht voor administratieve bescheiden ‘die ertoe dienen de rechten en plichten van de ondernemingen te onderbouwen’ en deze informatie dient bovendien toegankelijk gehouden te worden.

Software

Slechts 33 procent van de respondenten bewaart behalve de digitale documenten zelf ook de bijbehorende hard- en software om de documenten toegankelijk te houden, zo blijkt uit het onderzoek. 31 procent bewaart documenten wel digitaal, maar zonder de bijbehorende hard- en software. 28 procent print alle digitale documenten en slaat deze op in een papieren archief.

Steevels vindt het zorgelijk dat veel ondernemers dat veel ondernemers de wettelijke en fiscale bewaarregels blijkbaar niet kennen. 'De belastingdienst zal het verlies van bedrijfsgegevens in de toekomst niet meer accepteren als excuus voor het niet kunnen reproduceren van de bedrijfsinformatie, gezien de technologische mogelijkheden van dit moment. 'Een goed back-up en archiveringsysteem kan veel leed voorkomen als het gaat om de fiscale en civielrechtelijke bewaarplicht van bedrijfsinformatie, vooral als dit slim en op kostenefficiënte wijze wordt ingezet.'

Werkwijze

Volgens Eric Lisica, salesmanager grootzakelijk bij IS Interned Services, schort het ook bij de grotere ondernemingen in een adequate back-upvoorziening. Daar gaat het vooral om de werkwijze die nodig is. 'Vooral het testen van de herstelprocedure gebeurt in de praktijk te weinig. Als Murphy dan eenmaal toeslaat, zie je dat een back-up alleen niet voldoet.'

Lisica ziet tevens dat bedrijven de opslag van e-mail 'een grote uitdaging' vinden. 'Pas op het moment dat de kosten te hoog worden, wordt er ingegrepen. Wij adviseren bedrijven dan ook een pro-actiefbewaarbeleid te voeren, want dit kan een hoop irritatie en kosten schelen.'

Info: www.is.nl