Waarom softwarelicenties hoog op de agenda van elke MKB-organisatie moeten staan

De meeste bedrijven maken onopzettelijk gebruik van ongelicentieerde software. Als jouw werknemers bijvoorbeeld software downloaden via een peer-to-peer (P2P)-website of een online discountwinkel is er geen sprake van een geldige licentie. Met andere woorden: de software wordt illegaal gebruikt.

Het is ook mogelijk dat je een verkeerd type licentie gebruikt. Als je een licentie voor thuisgebruik hebt aangeschaft, mag je de software niet voor werkdoeleinden gebruiken. Daarvoor is een zakelijke licentie vereist. Het loont de moeite om nader onderzoek te doen naar jouw softwarelicenties om te voorkomen dat je in strijd met het auteursrecht handelt. Maar het zijn niet alleen de financiële gevolgen waar bedrijven rekening mee zouden moeten houden.

Je onderneming veilig houden

Ongelicentieerde software kan ook kopzorgen opleveren op het gebied van IT-beveiliging. Dat geldt zeker voor kleine en middelgrote bedrijven, die vaak over minder sterke beveiligingsmechanismen beschikken. Een onderzoek door IDC wijst op een rechtstreeks verband tussen ongelicentieerde software en malware. Dat betekent dat je jouw organisatie zou kunnen blootstellen aan een datalek.

Met het oog op de toenemende kans op ransomware-aanvallen zouden MKB-organisaties alle mogelijke maatregelen moeten treffen om zichzelf online te beschermen. Louter gebruikmaken van gelicentieerde software vormt een belangrijke eerste verdediging tegen cyberbedreigingen, naast de installatie van een firewall en het treffen van antivirusmaatregelen.

Mij pakken ze toch niet…

Uit onderzoek dat vorig jaar werd uitgevoerd blijkt dat 82 procent van alle medewerkers van MKB-organisaties aangifte zou doen van illegale of onethische praktijken op de werkplek. Meer dan een derde zegt dat ze de autoriteiten op de hoogte zouden stellen als hun werkgever zich schuldig zou maken aan schimmige IT-praktijken. Dit sluit aan op het feit dat de BSA in 2015 een toename van 58 procent registreerde van het aantal klokkenluiders dat melding maakte van ongelicentieerde software.

Uit hetzelfde onderzoek blijkt dat slechts 7 procent van alle werknemers aangifte zou doen vanwege de financiële beloning die daarvoor wordt uitgeloofd. 42 procent zag dit als hun morele plicht. Als werknemers van kleine en middelgrote bedrijven zo sterk bereid zijn om wanpraktijken aan de kaak te stellen, loont het simpelweg niet de moeite om risico’s te nemen. Met andere woorden: je zou alle mogelijke stappen moeten ondernemen om ervoor te zorgen dat je bedrijf voldoet aan alle richtlijnen ten aanzien van softwarelicenties.

Waar te beginnen?

Grip krijgen op je softwarelicenties hoeft geen complexe of kostbare aangelegenheid te zijn. Daartoe kun je een paar simpele stappen ondernemen.

• Zorg voor effectief Software Asset Management: in sommige gevallen kan BSA of een softwareleverancier je verzoeken om een software-audit uit te voeren. Om dit proces te vereenvoudigen raden wij je aan om gebruik te maken van standaardpraktijken voor Software Asset Management (SAM), zoals het regelmatig in kaart brengen van alle geïnstalleerde software. Mogelijk blijkt hieruit dat je over te veel licenties beschikt. In dat geval kun je geld besparen!

• Beheer het downloadverkeer van het personeel: volgens IDC research wordt wereldwijd circa 20 procent van alle ongelicentieerde software door werknemers geïnstalleerd. Hou dus goed in de gaten wat je personeel downloadt.

• Stel een overzicht van softwareaankopen op terwijl je onderneming groeit: volgens een onderzoek van BSA stelt 39 procent van alle bedrijven extra pc’s en software beschikbaar aan werknemers alvorens ze aanvullende licenties aanschaffen. Houd bij wat je koopt, en voor wie.
 
• Houd het legaal: het gebruik van ongelicentieerde en namaaksoftware is in strijd met de wet. Schaf software louter aan bij betrouwbare leveranciers. Laat je geen rad voor ogen draaien met aanbiedingen die te goed lijken om waar te zijn. De kans is namelijk groot dat je een kat in de zak koopt.

• Betrek het management bij het proces: gezien de complexiteit en risico’s die gepaard gaan met het gebruik van ongelicentieerde software, van cyberbedreigingen tot gegevensverlies en financiële en juridische gevolgen, is dit niet langer een vraagstuk waar alleen de IT-afdeling zich over zou moeten buigen.

• Vraag altijd om hulp: schroom in geval van vragen of twijfels niet om de hulp in te schakelen van BSA of de relevante softwareleverancier. Zij zullen je graag van dienst zijn.

Hoewel licentiebeheer misschien niet bovenaan uw lijst van IT-prioriteiten prijkt, zou je je organisatie kunnen blootstellen aan financiële en beveiligingsrisico’s en uw bedrijfsreputatie op het spel zetten als je hier geen aandacht aan besteedt. Door een paar simpele maatregelen te treffen kun je ervoor zorgen dat aan alle richtlijnen voor softwarelicenties wordt voldaan, zodat jouw onderneming veilig blijft.