‘The Ultimate Guide’ voor remote teams

Door: Dennis Valkema, Leader Benelux van Deel

Werken op afstand was vroeger een relatief zeldzaam fenomeen. Maar in de afgelopen tien jaar won remote werken al aardig wat populariteit totdat de pandemie het als mainstream versnelde. Werken op afstand was ooit een wat-als-optie, nu is het vaak zelfs een must voor de meeste kantoormedewerkers en een van de aantrekkelijkste extra’s voor werknemers. 

Ondanks de bezorgdheid van veel bedrijven dat werken op afstand de productiviteit van hun werknemers negatief zal beïnvloeden, is de realiteit het tegenovergestelde. Volgens Forbes zijn remote werknemers met flexibele schema’s over het algemeen productiever dan werknemers die van negen tot vijf werken vanuit gecentraliseerde kantoren. Maar werken op afstand is niet per se een simpele overstap van traditioneel werk. Beheren van je team op afstand verschilt aanzienlijk van traditioneel teambeheer en vereist nieuwe communicatiestijlen, technologie en processen. 

Je team op afstand: remote-first versus remote-vriendelijk

Remote teams kunnen verspreid zijn over steden, provincies, landen en zelfs verschillende tijdzones. Door de ontwikkeling van technologie en apps voor het creëren van samenwerking op afstand, kunnen bedrijven echter gemakkelijk teams van over de hele wereld aannemen. Er zijn twee soorten van remote teams die je als bedrijf kan inzetten, namelijk remote-first en remote-vriendelijke teams.

Bij remote-first teams zorgen werkgevers ervoor dat hun werknemers thuis kunnen werken, zonder enige vorm van regulier woon-werkverkeer naar kantoor. Ze stellen werknemers zo in staat de meeste of een deel van de tijd thuis te werken en hebben misschien driemaandelijkse of jaarlijkse ‘on-sites’ waar de remote werknemers samen kunnen komen. Maar de remote-first werknemers werken bijna uitsluitend vanuit huis, een Airbnb, coworking-ruimtes of waar ze maar willen. Het grote voordeel voor remote-first bedrijven is dat zij het beste talent ter wereld kunnen aannemen ongeacht de nabijheid. 

Remote-vriendelijke bedrijven hebben deze optie niet. Zij kunnen alleen kandidaten in dienst nemen die dicht genoeg bij elkaar in de buurt zijn om semi-regelmatig naar kantoor te pendelen. Remote-vriendelijke bedrijven (ook wel hybride bedrijven genoemd) moeten persoonlijke en externe werkprocessen opzetten. Een bedrijf kan een uitstekend hybride beleid hebben dat zorgt voor gelijkheid tussen werk thuis en op kantoor. Maar dit is meestal een complexere opstelling. 

Wereldwijd aannemen is winst voor iedereen 

Het belangrijkste voordeel voor remote werknemers, is de mogelijkheid tot flexibel werk. Remote werknemers genieten van een betere balans tussen werk en privé en veel werknemers kunnen flexibele uren werken en hun werkdag om hun leven heen bouwen, niet andersom. Echter is het een uitdaging voor sommige mensen om een gezonde balans te vinden. Om dit als werknemer te kunnen doen, moet je ervoor zorgen dat je je werkdag inplant. Praat daarnaast openlijk met je manager om verwachtingen te managen met tijdschema’s, plan activiteiten tussen en na werk zodat je dit niet hoeft te annuleren vanwege werk. 

Een voordeel voor het aannemen van remote werknemers is dat bedrijven toegang hebben tot een immens grotere pool van toptalent. Je kunt het beste talent aannemen zonder enkele grenzen. De meeste bedrijven kunnen geschoolde werknemers vinden in regio's waar de kosten voor levensonderhoud lager liggen. Zo kan er talent worden aangenomen die bedrijven zich in duurdere gebieden niet kunnen veroorloven. Wat zeker nu erg belangrijk is met de huidige krappe arbeidsmarkt en de economische recessie op komst. 

Daarnaast besparen bedrijven met remote werken ook kosten op fysieke kantoren. Als werknemers op afstand worden aangenomen, is het gebruik van een fysiek kantoor niet nodig. Bedrijven kunnen dan ook meer andere voordelen bieden, zoals een thuiswerkvergoeding. Een remote team, vooral wereldwijd, stelt de werknemers in staat 24 uur per dag diensten te verlenen in verschillende talen en regio’s. En dan hebben we het nog niet eens over de positieve impact op reductie van energieverbruik door woon-werkverkeer, klimaatbeheersing en verlichting in kantoorpanden, et cetera.

Keerzijde van remote aannemen

Het aannemen van remote teams wordt ingewikkelder wanneer kandidaten uit andere landen worden meegenomen. De twee belangrijkste uitdagingen van wereldwijde werving zijn het naleven van lokale arbeidswetten en (wereldwijde) salarissen en belastingen. 

Wanneer je werknemers uit andere landen inhuurt, moet je de wetten van het thuisland van de werknemer volgen, niet van het thuisland van het bedrijf. De arbeidswetten van elk land zijn complex en evolueren voortdurend, en niet-naleving heeft ernstige gevolgen. Ook is wereldwijde salarisadministratie aanzienlijk complexer dan lokale salarisadministratie, vooral als je werknemers uit meerdere landen aanneemt. Denk aan het berekenen van lonen, inhouden van belastingen en het leveren van betalingen aan je internationale werknemers in overeenstemming met hun lokale wetgeving. 

Een remote team opzetten, waar begin je?

Persoonlijke en virtuele sollicitatiegesprekken hebben hetzelfde doel: vaststellen of een kandidaat en een bedrijf goed bij elkaar passen. Ondanks min of meer vergelijkbare benaderingen, vereist een interview voor het aannemen van een remote werknemer dat je meer aandacht besteedt aan de technologie. 

Zorg ervoor dat je externe technologie gebruikt, om virtuele werving te ondersteunen. Een interview op afstand vereist een bepaalde set interview tools. De kans is groot dat je bedrijf veel van deze tools heeft gebruikt vanwege de plotselinge overgang naar werken op afstand tijdens de pandemie. Maar als dat niet het geval is, moet je bepaalde hulpmiddelen gebruiken om het gebrek aan persoonlijke sociale interactie te verhelpen, zoals Zoom of een ander hulpmiddel voor videoconferenties.

Bereid je daarnaast voor op je technische problemen tijdens sollicitatiegesprekken. Sollicitaties op afstand hebben een extra laag onhandigheid. Professionaliteit en de eerste indruk van de kandidaat zijn afhankelijk van een stabiele internetverbinding en het vermogen van beide partijen om onverwachte technische storingen en afleidingen die zich kunnen voordoen aan te pakken.

Hoe betaal je remote werknemers? 

Het betalen van je remote team is afhankelijk van hun classificatie en locatie. Als je werknemers in hetzelfde land of dezelfde regio wonen als het bedrijf, is het vrij eenvoudig om ze te verlonen, aangezien je hetzelfde proces volgt als voor de werknemers op kantoor. Voeg de werknemers toe aan het salarissysteem, betaal lokale bijdragen en trek relevante belastingen af van hun inkomen.

Het betalen van remote werknemers die in andere staten of landen zijn gevestigd, is echter ingewikkelder, omdat verschillende wetten van toepassing zijn op je loonverantwoordelijkheden. Je hebt drie opties om internationale teams te betalen: 

1. Zet een buitenlandse dochteronderneming op en voer de salarisadministratie lokaal uit

Het openen van een buitenlandse dochteronderneming is een complex proces, maar het is de meest permanente en allesomvattende oplossing voor bedrijven die willen groeien naar een ander land. Zodra je de buitenlandse dochteronderneming opent, opereer je als een volledig functionerend bedrijf in dat land en kan je de binnenlandse loonadministratie uitvoeren voor alle werknemers die je daar inhuurt. Hier zijn vaak echter hoge kosten mee gemoeid en expertise van de lokale wet- en regelgeving is vereist.

2. Salaris uitbesteden aan een geregistreerd werkgever (EOR)

Een EOR-aanbieder bezit en exploiteert entiteiten in veel landen en neemt namens andere bedrijven werknemers aan om te voorkomen dat zij buitenlandse dochterondernemingen hoeven op te richten. Een aanbieder van EOR is vaak de voorkeursoptie om buitenlandse werknemers te betalen, omdat het alle lokale werkgelegenheid voor je regelt en de salarisadministratie namens jou automatiseert terwijl je de planning en het werk van de werknemer beheert. Je bedrijf is ook verzekerd van naleving, aangezien de EOR-partner in het land expertise heeft op het gebied van salarisadministratie en eventuele regelgevende problemen of fouten in de salarisadministratie kan oplossen. En het is een stuk goedkoper dan het opzetten van een buitenlandse dochteronderneming, vooral als je van plan bent om in meerdere landen werknemers in dienst te nemen. Aanbieders van EOR’s houden loonadministratie bij en kunnen tal van internationale werknemers betalen in hun lokale valuta in meerdere landen en regio’s, terwijl ze de loon prestaties bijhouden.

3. Huur en betaal remote werknemers als onafhankelijke contractanten

Bedrijven die ondersteuning op korte termijn of op projectbasis nodig hebben, kunnen onafhankelijke contractanten inschakelen in plaats van werknemers in dienst te nemen. Niet alle EOR-servicebedrijven bieden ook diensten aan om je te helpen buitenlandse onafhankelijke contractanten te betalen. Dit is echter minder een probleem, aangezien het betalen van buitenlandse aannemers over het algemeen eenvoudiger is. 

Als klant van de aannemer hoef je geen bedrijf te hebben in het land van de werknemer om hem legaal in dienst te nemen. Je bent verantwoordelijk voor het betalen van de factuur in hun lokale valuta volgens de overeengekomen voorwaarden en schema, maar niet voor de bijbehorende voordelen en lokale belastingen. De aannemer moet zelf belastingen betalen en uitkeringen regelen.

De beste tools om onafhankelijke contractanten te betalen zijn onder meer digitale betalingsplatformen, zoals PayPal and Prepaid kaarten, banktransacties (dure optie) of ACH-transacties (meestal gratis). 

Houd er rekening mee dat werknemers en zzp’ers verschillende werkrelaties met zich meebrengen. Terwijl werknemers het werk moeten voltooien volgens de voorkeuren van het bedrijf, hebben aannemers een hoge mate van controle over hoe, wanneer en waar ze werken. Als je een aannemer als een werknemer behandelt, riskeer je boetes voor misclassificatie.

Dennis Valkema, Leader Benelux van Deel