Of je nu watertrappelt of groeit: een goede boekhouding blijft essentieel

Kuno Klumpers
De ondernemer en zijn of haar administratie; een onderwerp waar een ondernemer het niet per se over wil hebben. Het voelt niet als de grootste prioriteit van een takenlijst, maar toch is het oh, zo belangrijk. Met een goed bijgehouden administratie heb je als ondernemer altijd beschikking over de cijfers en resultaten om inzicht te krijgen in je kosten, omzet en winst. Hiermee kun je inspelen op ontwikkelingen en activiteiten eventueel bijstellen. Zeker nu met de vele en snelle veranderingen door COVID-19 blijkt weer hoe belangrijk die data is: zo kun je snel sturing geven gebaseerd op inzichten.

Om eerst weer even terug te komen op die cijfers en resultaten; door alles goed bij te houden in je boekhouding kun je daadwerkelijke inzichten opdoen. Helaas zien veel ondernemers hier niet de meerwaarde van in: dit betekent dat je er niet meer uithaalt dan het verplichte zoals het doen van je btw-aangifte. Ik snap dat je blij bent als je je aangifte weer hebt gedaan, maar er niet alles uithalen wat erin zit, is zonde. Aangezien het banksaldo ofwel liquide middelen een van de belangrijkste stuurmiddelen van de ondernemer is om te bepalen waar je bijvoorbeeld in kan investeren, laat je je eigenlijk niet goed leiden aangezien het banksaldo geen totaalbeeld van je situatie geeft. Je ziet een banksaldo, maar niet de verplichtingen, zoals betalingen, die er nog aankomen. Een goede boekhouding laat die combinatie zien, zodat je dankzij betere inzichten slimme keuzes kan maken. Je ziet of je nog kan groeien of andere investeringen kan doen zonder dat je je toekomstige uitgaven in gedrang komen. Dit is dus ook waar een boekhouder bij kan helpen; hij kan je adviseren om weloverwogen keuzes te maken gebaseerd op data.

Als ik iets begrijp, en ook van onze klanten hoor, is dat ondernemers al genoeg te doen hebben om de zaak draaiende te houden. Nu met COVID-19 zie ik twee type bedrijven: enerzijds zijn ondernemers aan het watertrappelen waardoor zij aangeven geen tijd te hebben voor boekhouding omdat ze proberen hun hoofd boven water te houden, en anderzijds zijn er ondernemers waarbij hun business nu juist booming is – denk bijvoorbeeld aan mondkapjesaanbieders - en zeggen daardoor geen tijd te hebben om naar hun boekhouding te kijken en dat dat later wel komt. Maar voor beide is inzicht in actuele en goede data van levensbelang. Hoe lang kun je nog vooruit als je watertrappelt? Of welke risico’s zijn er juist als je hard groeit; heb je bijvoorbeeld genoeg liquide middelen om deze groei te financieren? Het is wellicht de koe in de kont kijken, maar een goede boekhouding helpt de ondernemer deze inzichten te krijgen en te kunnen bespreken met bijvoorbeeld zijn of haar accountant.

De crux zit ‘m hier in dat als een ondernemer zijn boekhouding gewoon bijhoudt, het dus uiteindelijk niet alleen tijdwinst oplevert, maar ook echt iets toevoegt in het aansturen van de onderneming. En het mooie vandaag de dag is dat je enorm veel kunt automatiseren. Denk aan je rekeningen automatisch binnen laten komen en boekingen automatisch doen. Zo kun je op ieder moment terugvallen op actuele data en dat is enorm belangrijk, of je nu watertrappelt of juist hard groeit.

Cloud at your own speed

Dat klinkt misschien allemaal ingewikkeld… Data, inzichten en dan staat dat allemaal zeker ook nog op de cloud die een ontelbaar aantal functionaliteiten heeft? Ja, maar ingewikkeld is het niet. Sterker nog; dat maakt het nou juist zo makkelijk voor iedere ondernemer. Wij hebben onlangs nieuwe software geïntroduceerd waarbij de software zich automatisch aanpast naar de expertise en behoeften van de gebruiker. Dat betekent dat deze software bijvoorbeeld andere woorden en termen weergeeft richting een ondernemer dan dat het aan een accountant laat zien. Of dat je zelf kunt bepalen welke taak je automatiseert en welke je nog handmatig uitvoert. Dit noemen wij cloud at your own speed. Het geeft je als ondernemer grip en controle – je kunt dus de data nog steeds handmatig invoeren als je dat wilt en zodra het comfortabel voelt, schakel je eenvoudig een versnelling op. Op deze manier proberen wij de complexiteit van data en cloud weg te houden bij de ondernemer maar eigenlijk wel aan te bieden zodat ze het tóch kunnen gebruiken – allemaal om die inzichten toegankelijker te maken.

Heb je hier als ondernemer toch geen zin in, dan kun je altijd nog overwegen om je boekhouding uit te besteden bij een professional zoals een boekhouder of accountant en bijvoorbeeld zelf alleen de facturatie en het openstaande postenbeheer te doen. Maar ook in deze situatie zal de boekhouder of accountant alleen maar actuele data kunnen presenteren als jij als ondernemer zorgt voor een correcte en accurate aanlevering van bijvoorbeeld bonnetjes. Gelukkig kan automatisering je ook daarbij helpen, zodat jij als ondernemer maximale tijd overhoudt om te watertrappelen of juist je schaapjes op het droge te helpen.

afbeelding van Kuno Klumpers
Door: KunoKlumpers

KunoKlumpers | Head of Product Strategy MKB bij Unit4 Bedrijfssoftware

Bekijk alle artikelen vanKuno