Hoe houd je overzicht tijdens een groot evenement?

Bereid je goed voor

Een goede voorbereiding helpt je om overzicht te houden tijdens een groot evenement. Stel in ieder geval een draaiboek en planning op. Zorg dat beide documenten helder zijn en geen open eindjes hebben. Verdeel vervolgens de verantwoordelijkheden en maak duidelijk wat er van iedereen verwacht wordt. Je hoeft zo zelf niet overal op te letten, maar alleen op het onderdeel waar je zelf verantwoordelijk voor bent.

Werk met toegangscontrole

Organiseer je een evenement waar zowel 18-minners als 18-plussers op afkomen? Dan is het slim om met toegangscontrole te werken. Deel bijvoorbeeld een rood polsbandje uit aan bezoekers onder de 18 en een groen polsbandje aan mensen boven de 18. Je verkleint zo de kans dat 18-minners alcohol meekrijgen aan de bar. Polsbandjes zijn ook handig om crew, leveranciers en pers van gewone bezoekers te onderscheiden.

Creëer overzicht bij ruimtes

Bij een congres komen andere dingen kijken dan bij een festival. Zo maak je misschien gebruik van meerdere zalen. In dat geval is een goede bewegwijzering belangrijk. Niet alleen voor jezelf, maar net zo goed voor bezoekers. Daarnaast kunnen schuifbordjes handig zijn. Je hoeft zo niet elke ruimte afzonderlijk te controleren, want je ziet aan de buitenkant of hij vrij of bezet is.

Houd contact met je team

Het is geen doen om in je eentje overzicht te houden tijdens een groot evenement. Verdeel het terrein daarom in verschillende zones en wijs voor elke zone een aanspreekpunt aan. Geef ieder aanspreekpunt een portofoon, zodat jullie makkelijk en snel met elkaar kunnen communiceren. Hierdoor kun je snel schakelen als er iets aan de hand is. 

Monitor wat er gebeurt tijdens het event

Grote evenementen kunnen nogal chaotisch verlopen. Omdat je zelf niet alles kunt zien, is het slim om camera’s op te hangen. Je kunt zo vanaf een centraal punt in de gaten houden wat er op verschillende plekken tijdens een evenement gebeurt. Zie je op beeld dat er ergens ruzie of een opstopping is? Dan kun je direct ingrijpen door mensen naar deze plek te sturen. Bij grote evenementen wordt er bovendien vaak iemand ingezet voor crowd control.

Bereid je voor op onverwachte situaties

Je hoopt uiteraard niet dat zich onverwachte situaties voordoen tijdens je evenement. Toch is het verstandig om je hierop voor te bereiden, want een ongeluk zit immers in een klein hoekje. Breng verschillende noodscenario’s in kaart, zoals een brand. Zorg dat iedereen in je team weet wat er in zo’n situatie van hem of haar verwacht wordt. Je houdt zo rust als er iets gebeurt en dat maakt het makkelijker om het probleem op te lossen.