Solo midocean maakt van duurzaamheidsregels kansen

Een bedrijf dat in Europa actief samenwerkt met een groot en internationaal leveranciersnetwerk, krijgt te maken met een groeiend pakket aan duurzaamheidsregels. Voor Solo midocean, distributeur van promotionele producten met 1.600 medewerkers, was dat een flinke uitdaging. Het bedrijf heeft duizenden artikelen, van textiel tot elektronica, en heeft leveranciers in tientallen landen. Nieuwe Europese regels zoals de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD), de European Deforestation Regulation (EUDR) en het Carbon Border Adjustment Mechanism (CBAM) maakten het noodzakelijk om veel nauwkeuriger inzicht te krijgen in productherkomst, emissies en risico’s in de keten.

Van handmatig werk naar digitale precisie

Tot voor kort gebeurde dat grotendeels handmatig, via spreadsheets en met losse rapportages. 'Dat was niet langer houdbaar', zegt ESG-manager Marcea van Doorn. 'We wilden niet wachten tot compliance een probleem werd, maar het juist gebruiken als kans om onze processen slimmer en transparanter te maken.'

Het bedrijf besloot zijn duurzaamheids- en complianceprocessen te digitaliseren met het osapiens HUB-platform. Dat systeem automatiseert onder meer het verzamelen van emissiegegevens, leveranciersinformatie en rapportages voor verschillende EU-regelingen. Leveranciers leveren via een portaal zelf gegevens aan en het platform controleert automatisch of de informatie volledig en betrouwbaar is.

Die stap leverde volgens Van Doorn direct voordelen op: 'De hoeveelheid handmatig werk is drastisch verminderd. En belangrijker nog: we beschikken nu over betrouwbare data voor audits en kunnen beter sturen. Compliance voelt niet langer als een verplicht nummer, maar als iets dat ons helpt om beter te ondernemen.'

Minder discussies over cijfers

Door de digitalisering zijn emissies en risico’s in de keten nu tot op productniveau volgen. De berekeningen van de CO₂-voetafdruk zijn bovendien gebaseerd op gecontroleerde emissiedatabanken, wat de nauwkeurigheid sterk verbetert. De onderneming heeft meer grip op leveranciers, kan sneller en consistenter rapporteren en is beter voorbereid op toekomstige regelgeving. Ook intern levert dat voordelen op: afdelingen werken met dezelfde gegevens, wat discussies over definities en cijfers voorkomt.

Samenwerking als succesfactor

De invoering van een centraal platform had nog een ander positief effect: het versterkte de samenwerking met leveranciers. Omdat data nu gestructureerd en digitaal worden aangeleverd, is het gesprek over duurzaamheid concreter. 'We zien dat leveranciers eerder meedenken, omdat het proces eenvoudiger is geworden', zegt Van Doorn. 'Dat versterkt de relatie en maakt het makkelijker om gezamenlijk verbeteringen door te voeren.'

Dankzij het geïntegreerde leveranciersportaal leveren partners hun gegevens snel en foutloos aan. Dat versnelt de onboarding van leveranciers en vermindert de administratieve druk. Voor Solo midocean betekent dat een gestroomlijnde keten en minder risico op vertragingen of non-compliance.

Van verplichte duurzaamheidsregels naar innovatie

Wat begon als een noodzaak om te voldoen aan nieuwe wetgeving, groeide uit tot een fundament voor beter risicobeheer en strategische besluitvorming. Met beter inzicht waar emissies ontstaan en welke schakels kwetsbaar zijn, kan het bedrijf gerichter investeren in verbeteringen. Ook in de klantrelatie is dat waardevol. Transparantie over productherkomst en milieu-impact is een kracht bij aanbestedingen.

Volgens Van Doorn zit de belangrijkste les in de manier waarop het bedrijf naar compliance kijkt: 'Duurzaamheid en rapportage zijn geen einddoelen. Ze dwingen je om je bedrijfsvoering scherper te organiseren en dat betaalt zich terug in efficiëntie, betrouwbaarheid en vertrouwen.' Met die aanpak laat Solo midocean zien dat naleving van duurzaamheidsregels niet alleen een verplichting. De echte waarde zit in de kansen die daarachter liggen. Bedrijven die hun data en processen op orde hebben, creëren ruimte voor groei, innovatie en een sterke reputatie. En dan wordt compliance vanzelf een concurrentievoordeel.

Over osapiens

osapiens ontwikkelt digitale oplossingen waarmee bedrijven hun ESG-, duurzaamheids- en complianceverplichtingen kunnen automatiseren. Het platform, de osapiens HUB, ondersteunt organisaties bij rapportageprocessen en ketentransparantie binnen uiteenlopende Europese regelgeving, waaronder CSRD, EUDR en CBAM.