Digitalisering MKB blijft achter

Het is een interessant gegeven: veel MKB-organisaties hebben wel degelijk de wil om een flinke digitaliseringsslag te maken maar zij zetten deze wil niet om in daden. Terwijl een goede strategie om documentstromen te digitaliseren flink kan bijdragen aan transparantie, kostenbesparingen en last but not least een hogere arbeidsproductiviteit.

De weg lijkt vrij om een solide digitaliseringsbeleid in te voeren, zo blijkt uit het onderzoek. Volgens 59 procent van de ondervraagde respondenten is het papierverbruik in organisaties de laatste drie jaar behoorlijk afgenomen. De technologie is er en de voordelen zijn legio. Zo levert digitalisering naast een kostenbesparing op verbruiksartikelen ook een tijdwinst voor medewerkers op. 44 procent van de medewerkers van de ondervraagde respondenten is gemiddeld twee uur per week kwijt aan het zoeken naar documenten, een probleem wat geëlimineerd wordt met een solide archiveringssysteem. Waarom laat een goed digitaliseringsbeleid zich dan zo moeilijk vertalen naar de praktijk? 

Inzicht ontbreekt

Een goed begin is het halve werk en dat geldt ook voor het invoeren van een digitaliseringsbeleid. Om dit te bewerkstelligen is het wel zaak dat men precies weet hoeveel er wordt geprint, door welke medewerkers en om wat voor type documenten het gaat. Ook is het dan zaak dat bekend is hoe groot de actieve printervloot is binnen een organisatie, uit wat voor type machines deze bestaat en op welke manier deze worden ingezet.

Om überhaupt te kunnen starten met digitalisering van documentstromen is er inzicht nodig in de huidige situatie. Hier ontbreekt het nu juist aan bij de meeste organisaties. Maar liefst 78 procent van de respondenten heeft niet of nauwelijks inzicht in het printgedrag van medewerkers. Zelfs als er gebruik wordt gemaakt van user ID-functies zet men de hieruit voortkomende gegevens niet in om inzicht in het printgedrag te krijgen.

Beleid

Wanneer goed inzicht in de printsituatie ontbreekt is het voor een organisatie onmogelijk om een inschatting te maken van de gevolgen en op welke medewerkers dit impact heeft. Wanneer de situatie wel in kaart is gebracht kan er beleid gemaakt worden dat actief wordt nageleefd binnen de hele organisatie. Hierbij hoort ook het aanwakkeren van de nodige awareness. Digitalisering in organisaties valt of staat immers met de acceptatie en naleving van het beleid door de medewerkers. Pas wanneer beleid en gedrag in balans zijn kunnen organisaties hier de vruchten van plukken.

Besparen

Door inzicht te verkrijgen in de eigen situatie en het opstellen van een strategie en bijbehorend beleid om te digitaliseren, kan een organisatie de kosten verlagen en de efficiëntie verbeteren. Zo kan een bedrijf met 100 werknemers in dienst minimaal 8.000 euro per jaar besparen, blijkt uit het onderzoek. Dit is de zogenaamde zichtbare besparing die digitalisering oplevert. Want doordat medewerkers veel minder tijd kwijt zijn aan het zoeken naar en het archiveren van documenten, neemt ook de productiviteit binnen organisaties toe. En dit effect heeft een nog veel grotere impact op de winstgevendheid van organisaties.