Leer de technieken van goed timemanagement

Redactie Baaz

Je kent het misschien wel: klanten die meteen een reactie terug verwachten, een mailtje dat nog even snel moet worden opgepakt, een collega die vraagt of je die en die taak op wilt pakken. Het resultaat? Geen overzicht meer over je werkzaamheden en vaak kom je aan de echte belangrijke taken niet toe. De oplossing? Goed timemanagement!

Wat is timemanagement?

Timemanagement houdt in dat je de tijd die je hebt op een juiste manier besteedt door slimmer te gaan werken en je tijd en taken effectiever te managen. Door goed timemanagement behoud je het overzicht over al je taken, met als resultaat minder stress en een betere balans tussen werk en privé. Hoe je dat precies doet? Dat leggen we je hier uit. Je kunt er ook voor kiezen om een cursus time management te volgen.

Algemene timemanagement tips

Start met het stellen van doelen. Wat is het uiteindelijke doel dat je met een taak wilt behalen? Breek je doel op in kleinere doelen, zodat deze haalbaar wordt. Dat kan door deze SMART te maken. Ga vervolgens na hoe je je tijd op dit moment gebruikt. Zo kun je namelijk zien wat kan worden verbeterd en hoe je je tijd efficiënter kunt indelen.

Praktische timemanagement tips

Wil je direct meer tijd? Durf dan vaker ‘nee’ te zeggen en doe alleen de werkzaamheden die passen bij jouw taakomschrijving. Je kan best af en toe een collega te hulp schieten, maar dit mag niet ten koste gaan van je eigen werk. Daarnaast is het handig om je mail op gezette tijden te bekijken en beantwoorden, dit hoeft niet altijd direct. Controleer je mail bijvoorbeeld aan het begin van de werkdag, na de lunch en aan het einde van de werkdag. Collega’s en klanten kunnen je, in het geval van nood, altijd telefonisch bereiken.

Timemanagement agenda tips

Staan je taken vaak verspreid in je agenda, op papier of in je mail? Grote kans dat je hier geen overzicht meer over hebt en niet weet welke taken belangrijk zijn en welke niet. Houd daarom een lijst bij met al je taken, geprioriteerd op basis van welke belangrijk zijn. Staan al je taken in de takenlijst en heb je ze geprioriteerd? Dan kun je met deze taken een dag-, week-, en maandplanning maken. Door een goede planning krijgen je werkzaamheden namelijk meer structuur en voorkom je dat je taken gaat uitstellen. Heb je taken met een deadline? Plan eerst deze taken in, en daarna de overige taken op basis van prioriteit. Houd hierbij rekening met uitloop van werkzaamheden en onverwachte taken en geef jezelf tussendoor wat tijd om te ontspannen. Zorg er daarnaast voor dat je taken een tijd geeft en maak de taken af binnen die tijd. Zet bijvoorbeeld een timer wanneer je gaat starten met een taak. Gaat de timer af? Dan ga je door naar een volgende taak. Op die manier voorkom je dat je veel te lang blijft hangen in een bepaalde taak. Krijg je vaak te maken met last-minute verzoeken? Dan is het handig om ook daar tijd voor in te plannen. Zo kun je bijvoorbeeld op een werkdag zes uur plannen voor je eigen taken en twee uur voor mogelijke last-minute taken. Wanneer je die dag geen spontane verzoeken krijgt, kun je vast vooruit werken voor de volgende dag.

Foto door Andrea Piacquadio

afbeelding van Redactie Baaz

Redactie Baaz | Redactie

Bekijk alle artikelen vanRedactie