Je tijd goed (uit)besteedt - 5 tips

Het uitbesteden van taken lijkt heel gemakkelijk. Toch zijn er vele manieren waarop het mis kan gaan. Nadat ik ooit zelf tegen een probleem aanliep met het uitbesteden van een opdracht, vroeg ik mijzelf af of er geen manieren waren om de samenwerking efficiënter te laten verlopen. Toen las ik het boek van Timothy Ferris (auteur van The Four Hour workweek), waarin hij stelt dat alle taken die uitbesteed worden, zowel tijdsintensief als helder gedefinieerd horen te zijn. Een aantal van zijn tips heb ik hieronder uitgelicht:

1. Enkelvoudige interpretatie van taken.
Het is goed om jezelf af te vragen of jouw uitleg van de taak op meerdere manieren geïnterpreteerd kan worden. Als dit het geval is, dan doe je er goed aan om de taakomschrijving aan te passen. Meerdere mogelijke interpretaties kunnen namelijk leiden tot verwarring. Daarnaast is het zaak om de taken zo simpel mogelijk te formuleren. Niemand is gebaat bij het gebruik van moeilijke woorden of zinsconstructies. Simpel is beter.

2. Bevestigen van de opdracht
Vraag de personen aan wie de taak wordt gedelegeerd om de opdracht te herformuleren. Zo ben je er zeker van dat de taak is begrepen. Mocht er nog onduidelijkheid zijn over de opdracht, dan kun je deze nog zonder al te veel moeite extra toelichten.

3. Tussentijdse updates
Zoals een oud-mentor van mij eens zei: ‘check, dubbelcheck en re-check alles wat belangrijk is’. Als een taak eenmaal is gedelegeerd is het verleidelijk om tussentijds geen actie meer te ondernemen. Hierdoor loop je wel het risico om bij aflevering van de taak voor onaangename verassingen te komen te staan. Een tussentijdse update kan duidelijk maken of de taak goed begrepen is én of deze haalbaar is binnen de gestelde termijn.

4. Vervroeg de deadline
Door de deadline te vervroegen, geef je jezelf extra ruimte. Dit kan handig zijn als zaken onverhoopt toch niet zo soepel verlopen als gedacht. Hoeveel extra tijd je moet inplannen? Timothy Ferris houdt een week aan, al denk ik zelf dat het per opdracht kan verschillen.

5. Houd rekening met het weekend
Problemen die tijdens het weekend plaatsvinden, kunnen vaak niet eerder dan de eerstvolgende maandag worden opgepakt. Vooral deadlines die nét na, of voor het weekend vallen lopen daarom extra veel risico op vertraging. Door je deadlines slim in te plannen, zorg je ervoor dat beide partijen beschikbaar zijn op cruciale momenten en indien nodig er snel geschakeld kan worden.

Je tijd goed besteden. Daar draait het om in dit verhaal. Hoewel het uitbesteden van taken veel voordelen heeft en ervoor kan zorgen dat wij ons kunnen focussen op de taken waar wij echt goed in zijn, brengt het ook gevaren met zich mee. Door bovenstaande tips in gedachten te houden kunnen we het aantal (mogelijke) obstakels aanzienlijk verminderen. Voorkomen is immers beter dan genezen.