Werk en privé beter in balans
Het grootste voordeel van een telefoon die je alleen gebruikt voor werkgerelateerde zaken, is een betere balans tussen werk en privé. Als (zelfstandig) ondernemer kies je er zelf voor wanneer je wel of niet bereikbaar wilt zijn. Geef je een werktelefoon aan je medewerkers, dan kan het een nadeel lijken alsof je ze beperkter kunt bereiken, maar dat is niet zo. Over het algemeen geldt dat de productiviteit van medewerkers onder werktijd toeneemt als ze niet ook nog constant 'aan' hoeven te staan in hun vrije tijd. Daarnaast heeft een werktelefoon als voordeel dat je er goede beveiligingssoftware op kunt installeren, zodat eventuele gevoelige bedrijfsinformatie niet op straat komt te liggen.
Kosten van werktelefoons
De kosten van een werktelefoon voor jezelf zijn te overzien, maar hoe ziet de kostenpost eruit als je ook medewerkers een werktelefoon gaat verstrekken? Natuurlijk is het een investering, maar onder de streep levert die investering je ook wat op. Door de eerder genoemde verbetering in werk-privébalans verlaag je namelijk de werkdruk en daarmee het ziekteverzuim. Ook kan het de moeite waard zijn om je te verdiepen in de fiscale regels rondom telefoons van de zaak. Zo valt de aanschaf van werktelefoons mogelijk onder de werkkostenregeling en zijn abonnement en gesprekskosten in veel gevallen aftrekbaar. Bovendien kun je besparen op een werktelefoon door voor een refurbished exemplaar te kiezen. Dat is een telefoon die eerder gebruikt is en die volledig is gecontroleerd en 'schoongeveegd'. Hierdoor is de telefoon zo goed als nieuw, maar wel een stuk goedkoper. Zoek bijvoorbeeld op 'iPhone 14 refurbished' om te zien wat er mogelijk is.
Maak duidelijke afspraken over het gebruik
Als je een werktelefoon aan een medewerker verschaft, is het belangrijk om goede afspraken te maken, met name over bereikbaarheid. Bespreek dus op welke dagen en uren je verwacht dat de medewerker bereikbaar is op de werktelefoon. Ook goed om te weten: jij blijft eigenaar van de telefoon. Dit betekent onder andere dat je (beperkt) toegang hebt tot de informatie op het apparaat, natuurlijk binnen de geldende wetgeving rondom privacy. Daarnaast moet je er rekening mee houden dat er af en toe een telefoon stuk kan gaan en dat deze vervangen moet worden. Stel ook een protocol op voor het verlies van een bedrijfstelefoon. Spreek bijvoorbeeld af dat een medewerker het verlies zo spoedig mogelijk meldt en kijk of het nodig is om een optie in te bouwen om gegevens op afstand te wissen.
